Upgrade QMS ISO 9001 um ISO 45001 SGA Management

Wenn Sie bereits über ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 verfügen, implementieren Sie doch zusätzlich die ISO 45001 Arbeitsschutzmanagement in ein integriertes Managementsystem. In Deutschland haben wir doch bereits umfassende gesetzliche Vorschriften für den Bereich Arbeitssicherheit. Weshalb benötigen wir nun nochmals eine Norm zum gleichen Thema?! Interessanterweise lässt sich die Antwort von der Frage ableiten: Das Managementsystem für „Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit“ (SGA-MS) nach ISO 45001 ist mehr als ein reines „Arbeitssicherheitssystem“. Es bringt getrennte Perspektiven zusammen. Aufgrund der gesetzlichen Anforderung ist die Arbeitssicherheit in der Regel der Fachkraft für Arbeitssicherheit zugeordnet. Der Gesundheitsschutz dagegen ist sehr oft, getrennt davon, bei der Personalabteilung angesiedelt. Die ISO 45001 vereint diese wichtigen zusammengehörenden Themen wieder unter einem gemeinsamen Dach!

ISO 45001 bringt Systematik in den Arbeitsschutz und die Arbeitssicherheit

Es ist unbestreitbar, dass unser Bemühen in Deutschland um den Arbeitsschutz – im weltweiten Vergleich – auf einem hohen Niveau ist. Dafür haben wir schließlich auch unser Arbeitsschutzgesetz, das uns vor berufsbedingten Gefahren und Belastungen schützen und Arbeitsunfälle verhindern soll. Das Ziel des Arbeitsschutzes ist somit die Arbeitssicherheit, d.h. gefahrenfrei die Arbeit verrichten zu können.

Aber auch in Deutschland muss überprüft werden, ob der Arbeitgeber seiner Verantwortung nachkommt. Deshalb haben wir mit dem Arbeitssicherheitsgesetz flankierend noch ein „Controlling-Gesetz“, das den Arbeitgeber in die Pflicht nimmt und dafür sorgt, dass dieser die notwendigen Strukturen implementiert und zum Beispiel Fachkräfte für Arbeitssicherheit benennt. Und doch kommt das Thema Sicherheit im Arbeitsalltag oft zu kurz. Vielen Unternehmen fehlt auch nur einfach der Überblick, wie dies so zu bewerkstelligen ist, dass es keine lästige Pflichtaufgabe darstellt. Die ISO 45001 bietet uns hier ein professionelles Arbeitsschutzmanagementsystem an, mit dem wir ein strukturiertes und systematisches Vorgehen für alle Fragen rund um den Arbeitsschutz, die Arbeitssicherheit und vor allem auch den Gesundheitsschutz bei der Arbeit implementieren können. Die DIN ISO 45001 organisiert in umfassender Weise das Management für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit, angefangen beim Kontext und der Ermittlung von Chancen und Risiken bis hin zu den erforderlichen Prozessen und deren Überwachung.

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Achtung: ISO 45001 ist keine Arbeitsschutznorm

Die deutsche „Kommission Arbeitsschutz und Normung“ (KAN) hatte bereits 2018 in ihrem regelmäßig erscheinendem KANBrief darauf aufmerksam gemacht, dass es sich bei der ISO 45001 um eine Arbeitsschutzmanagementsystemnorm, aber nicht um eine Arbeitsschutznorm handelt. Denn, sie soll keine konkreten Arbeitsschutzanforderungen regeln, wie sie in Gesetzen oder den Vorschriften der Unfallversicherungsträger vorgegeben sind. Es darf auf keinen Fall ein Konflikt oder eine Konkurrenz zwischen der ISO 45001 und deutschen und/oder europäischen Regelwerken entstehen. Gleiches gilt übrigens auch für andere Managementsystemnormen, wie zum Beispiel der ISO I4001, die ebenfalls nicht in gesetzliche Vorgaben eingreifen will. Deshalb ist die Entscheidung für die Einführung einer Norm für ein Managementsystem, angefangen mit der ISO 9001, grundsätzlich ein freiwilliger Akt eines Unternehmens.

ISO 45001 integriert das SGA-Managementsystem

Wo bisher parallele Welten herrschten, mit unterschiedlichen Fragestellungen und teilweise sich widersprechenden Anforderungen zwischen Qualität und Arbeitsschutz, schafft die ISO 45001 nun ein einheitliches integriertes System. Die Norm setzt ebenfalls auf die Strategie, Gefährdungen zu identifizieren und vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen. Damit lassen sich die Bedenken, dass für ein SGA-Managementsystem über die Maßen mehr Zeit und Geld aufgewendet werden müsse, zumindest zum Teil zerstreuen. Auch müssen die gesetzlichen Anforderungen des Arbeitsschutzes unabhängig von der Norm umgesetzt werden.

Indem die ISO 45001 Compliance fordert, d.h. alle rechtlichen Verpflichtungen im Arbeitsschutz einzuhalten, legt die Norm die Hürden für ihre Einführung nicht höher. Insgesamt gesehen beträgt die Schnittmenge mit dem gesetzlichen Arbeitsschutz bei den Kernforderungen gut 80 bis 90 Prozent. Den Unterschied zum gesetzlichen Arbeitsschutz machen jedoch einige Elemente der High Level Structure (HLS) aus, die zusätzliche systemische Anforderungen ins Spiel bringen.

ISO 9001 und ISO 45001 verstehen sich blendend

Da es in unserem Szenario um ein Upgrade des vorhandenen QM-Systems nach ISO 9001 mit dem SGA-Management geht, relativiert sich der Aufwand, der durch die HLS entsteht jedoch stark. Denn im Prinzip sind die Strukturen für die HLS-Aspekte vorhanden und wir müssen diese nur um diejenigen Aspekte der ISO 45001 erweitern. Vermutlich entsteht an den Stellen mehr Aufwand, wo die ISO 45001 ergänzende Forderungen ins Spiel bringt, die im Qualitätsmanagement einfach kein Thema sind.

Video: Was ist Qualitätsmanagement?

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Aktivitäten, die für ein SGA-Upgrade des QM-Systems mit ISO 45001 erforderlich sind

Ein Upgrade des Qualitätsmanagementsystems um die Anforderungen der ISO 45001 erfordert eine systematische Herangehensweise. Durch die einheitliche Struktur der HLS können wir die Änderungen bzw. Erweiterungen nachfolgend entsprechend der Normabschnitte einteilen:

Kontext der Organisation (4. Abschnitt)

Dieser Abschnitt ist in beiden Normen zentral, da er den Rahmen für das gesamte Managementsystem setzt und sicherstellt, dass das System auf die spezifischen Umstände der Organisation zugeschnitten ist. Dies erfordert von Organisationen ein tiefes Verständnis ihrer eigenen Strukturen, der externen und internen Einflussfaktoren sowie der Bedürfnisse und Erwartungen ihrer interessierten Parteien.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 45001-Umfänge:

4.1 Externe und interne SGA-Themen, die die beabsichtigten Ergebnisse des SGA-MS beeinflussen, sind hinzuzufügen.
4.2 Die für das SGA-MS relevanten interessierten Parteien - einschließlich der Beschäftigten mit den Vertretern - und deren Anforderungen sind hinzuzufügen.
4.3 Der SGA-Anwendungsbereich ist zu prüfen, ggf. anzupassen.
4.4 Vorhandene QM-Prozesse sind mit SGA-Aspekten zu ergänzen.

Ergänzung um neue und somit zusätzliche ISO 45001-Aspekte:

4.4 Die zusätzlich für das SGA-System erforderlichen Prozesse, die von der ISO 45001 gefordert werden sowie zur Verbesserung der SGA-Leistung beitragen, sind zu bestimmen

Führung (5. Abschnitt)

Dieser Abschnitt legt dar, wie wichtig die Rolle der Führungskräfte für den Erfolg eines Qualitäts- bzw. Arbeitsschutzmanagementsystems ist. Er betont, dass die oberste Leitung die Verantwortung trägt, eine Kultur zu schaffen, in der Qualität bzw. Sicherheit an erster Stelle steht.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 45001-Umfänge:

5.1.1 Die SGA-Anforderungen sind in die Prozesse zu integrieren.
5.2 Ausweitung der vorhandenen Qualitätspolitik um eine für den erweiterten Kontext angemessenen SGA-Politik.
5.3 Ausweitung der vorhandenen Festlegungen für Verantwortlichkeiten und Befugnisse auf SGA-relevante Tätigkeiten.

Ergänzung um neue und somit zusätzliche ISO 45001-Aspekte:

5.1.1 Eine das SGA-MS fördernde Kultur: Beschäftigte vor Repressalien schützen, SGA-Gremien fördern.
5.4 Ergänzende Prozesse zur Konsultation und Beteiligung implementieren.

Planung (6. Abschnitt)

Der 6. Abschnitt in den Normen ISO 9001 und ISO 45001 befasst sich mit der Planung. Hier geht es darum, die notwendigen Prozesse, Verfahren und Maßnahmen zu definieren, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Die Planung stellt sicher, dass alle Aktivitäten koordiniert und zielgerichtet sind.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 45001-Umfänge:

6.1.1 Die bereits im QM-System bestimmten Risiken und Chancen sind um solche zu erweitern, die Gefährdungen, SGA-Risiken, SGA-Chancen und rechtliche Verpflichtungen berücksichtigen.
6.1.4 Die Planung von Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen ist auf SGA-relevante Maßnahmen auszuweiten.
6.2 Die Zielsetzungssystematik des QM-Systems ist um SGA-Ziele zu erweitern, die den anwendbaren Anforderungen, den Risiken und Chancen sowie den Ergebnissen der Konsultationen von Beschäftigten Rechnung tragen. Die Planung der Maßnahmen zur Zielerreichung ist auf die Realisierung der SGA-Ziele zu erweitern.

Ergänzung um neue und somit zusätzliche ISO 45001-Aspekte:

6.1.2 Es sind ergänzend Prozesse zur Ermittlung von Gefährdungen und Bewertung der daraus resultierenden Risiken und Chancen zu implementieren.
6.1.3 Es sind ergänzend Prozesse zur Ermittlung und Lenkung der rechtlichen Verpflichtungen zu implementieren.
6.1.4 Zur Erfüllung der Aspekte unter 6.1.2 und 6.1.3 sind Maßnahmen zu planen.

Unterstützung (7. Abschnitt)

Unterstützung bedeutet in diesem normativen Kontext, dass das Unternehmen alle erforderlichen Ressourcen, wie beispielsweise Personal, finanzielle Mittel, Informationen und Infrastruktur, bereitstellt, um das Managementsystem aufrechtzuerhalten und zu verbessern. Darüber hinaus geht es darum, das Bewusstsein für das System bei allen Mitarbeitern zu schärfen.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 45001-Umfänge:

7.1 Die zusätzlichen Ressourcen für das SGA-MS sind zu bestimmen und bereitzustellen (Ressourcen zur Überwachung des Zustands der Einrichtungen in Hinsicht der Sicherheit).
7.2 Die vorhandene Schulungsplanung des QM-Systems ist um diejenigen SGA-relevanten Schulungen auszuweiten, die für die Fähigkeit Gefährdungen zu erkennen notwendig sind.
7.3 Neben der Bildung eines QM-Bewusstseins sind Maßnahmen zur Bildung eines Bewusstseins des eigenen Beitrags eines jeden Beschäftigten für die Wirksamkeit des SGA-MS zu ergreifen.
7.4 Die vorhandenen Prozesse der internen und externen Kommunikation sind um die Kommunikationsanforderungen des SGA-MS zu erweitern (Reaktion auf relevante Äußerungen zum SGA-MS).
7.5 Die Verfahren der Lenkung dokumentierter Information sind auf die Anforderungen der ISO 45001 zu erweitern.

Ergänzung um neue und somit zusätzliche ISO 45001-Aspekte:

7.5.1 Die in ISO 9001 nicht erfasste, aber aufgrund der ISO 45001 zusätzlich erforderliche dokumentierte Information ist zu ermitteln, zu erstellen und zu lenken:
- Aufrechtzuerhaltende dokumentierte Information
- Aufzubewahrende dokumentierte Information
7.4 Den Beschäftigten verdeutlichen, sich aus Situationen der Arbeit zurückzuziehen zu dürfen, die eine ernste und unmittelbare Gefahr für das eigene Leben oder die Gesundheit darstellen können

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Betrieb (8. Abschnitt)

Der 8. Abschnitt in den Normen ISO 9001 und ISO 45001 befasst sich mit dem Betrieb des Managementsystems. Hier geht es darum, wie die geplanten Prozesse und Maßnahmen tatsächlich umgesetzt und überwacht werden.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 45001-Umfänge:

8.1.1 Die vorhandenen QM-Kernprozesse sind um die Tätigkeiten zur Erfüllung der Anforderungen an das SGA-MS zu erweitern.
8.1.3 Es sind ergänzend zu den Anforderungen des QMS fortlaufende Prozesse zu implementieren, um geplante vorübergehende und dauerhafte Änderungen, die sich auf die SGA-Leistung auswirken können, zu steuern und umzusetzen.
8.1.4 Der im QMS vorhandene Beschaffungsprozess ist um die relevanten SGA-Umfänge (Beschäftigte der Auftragnehmer, SGA-Auswahlkriterien für externe Anbieter, …) zu erweitern

Ergänzung um neue und somit zusätzliche ISO 45001-Aspekte:

8.1.2 Es sind ergänzend fortlaufende Prozesse zur Beseitigung von Gefahren und Verringerung von SGA-Risiken zu implementieren (STOP-Prinzip).
8.2 Ergänzend müssen die Prozesse implementiert werden, die für die Vorbereitung und Reaktion auf mögliche, in 6.1.2.1 ermittelte Notfallsituationen, benötigt werden.

Bewertung der Leistung (9. Abschnitt)

Die Bewertung der Leistung dient dazu, festzustellen, ob das Managementsystem die gesetzten Ziele erreicht und ob es kontinuierlich verbessert wird. Dazu werden verschiedene Methoden eingesetzt, wie beispielsweise interne Audits, Managementbewertung, Datenanalyse oder Kundenrückmeldungen.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 45001-Umfänge:

9.1.1 Die vorhandenen Festlegungen sind zu erweitern, so dass auch die SGA-Leistung überwacht, gemessen, analysiert und bewertet wird (angemessene Kennzahlen).
9.2.2 Das vorhandene Auditprogramm ist um die ISO 45001 Audits zu erweitern, wobei die Berichterstattung zu erweitern ist.
9.3 Die Managementbewertung ist in Bezug auf die Bewertungseingaben um die zusätzlichen Aspekte des SGA-MS zu erweitern. Bei der Darstellung der Ergebnisse der Managementbewertung sind die zusätzlich geforderten Aspekte des SGA-MS zu berücksichtigen.

Ergänzung um neue und somit zusätzliche ISO 45001-Aspekte:

9.1.2 Es sind Prozesse aufzubauen, zu verwirklichen und aufrechtzuerhalten, um die Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen zu bewerten:
- Häufigkeit, Methoden der Bewertung,
- erforderliche Maßnahmen,
- Verständnis des aktuellen Status

Verbesserung (10. Abschnitt)

Der 10. Abschnitt in den Normen ISO 9001 und ISO 45001 beschäftigt sich mit der Verbesserung des Qualitäts- bzw. Arbeitsschutzmanagementsystems. Verbesserung bedeutet dabei, dass das Unternehmen aktiv Maßnahmen ergreift, um die Leistung des Managementsystems zu steigern und Schwachstellen zu beseitigen. Es geht darum, Prozesse zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Effizienz zu erhöhen.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 45001-Umfänge:

10.2 Der vorhandene Prozess ist auf die Aspekte zum Umgang mit Vorfällen und weiteren SGA-Themen auszuweiten.
10.3 Die Verbesserungsziele sind auf die Verbesserung der SGA-Leistung auszuweiten.

Ergänzung um neue und somit zusätzliche ISO 45001-Aspekte: