Die DIN ISO 50004 ist die deutsche Übersetzung einer „Anleitung zur Einführung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines Energiemanagementsystems nach ISO 50001“. Als Anleitung ist die ISO 50004 nicht verbindlich. Sie gibt aber Anregungen, wie Anwender an die Umsetzung der einzelnen Elemente eines Energiemanagementsystems (EnMS) herangehen oder diese verbessern können. Dabei empfiehlt die Einleitung, die ISO 50004 immer zusammen mit der ISO 50001 und deren Anhängen zu betrachten. Die ISO 50004 richtet sich an Unternehmen und Organisationen aller Größen und Branchen, die ein Energiemanagementsystem einführen oder verbessern möchten. Sie ist sowohl für Energieverantwortliche als auch für andere Mitarbeiter relevant, die in den Energiemanagementprozess involviert sind.
4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes
Gefordert wird in Unterabschnitt 4.1 die Bestimmung der externen und internen Themen, die für den Zweck der Organisation relevant sind. Diese können sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse des EnMS oder eine Verbesserung der energiebezogenen Leistung zu erreichen. Im Anhang A.4 werden einige Beispiele für solche Themen aufgeführt. In der ISO 50004 wird dazu erläutert, dass die Bestimmung dieser Themen dazu dient, das EnMS mit der strategischen Ausrichtung und den Zielen der Organisation zu verbinden. Beispiele sind der Zustand der Einrichtungen, finanzielle Verhältnisse, Versorgungssicherheit und technologische Entwicklungen. Die Ermittlung dieser Themen kann nach ISO 50004 durch einfache Ansätze wie z.B. Brainstorming, aber auch durch Instrumente wie SWOT-Analyse, PESTLE-Analyse oder TDODAR-Analyse erfolgen, abhängig von der Größe und Komplexität der Organisation.
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4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien
Die Organisation muss relevante interessierte Parteien und deren Anforderungen bestimmen und festlegen, welche davon im EnMS berücksichtigt werden. In der ISO 50004 wird erläutert, dass es darum geht, einen formalen Rahmen zu schaffen, die Anforderungen (interner oder externer) interessierter Parteien zu ermitteln und darauf zu reagieren. Das erarbeitete Verständnis der relevanten Anforderungen muss ausreichen, um den Anforderungen der Organisation gerecht zu werden. Rechtliche Anforderungen gehören in diesen Zusammenhang, da es Erfordernisse und Erwartungen sind, die auf staatliche Entscheidungen zurückgehen. Rechtliche Anforderungen, wie beispielsweise bauliche Anforderungen, sind ebenso zu berücksichtigen wie selbst auferlegte oder mit Interessengruppen vereinbarte Anforderungen. Die Organisation muss ein Verfahren zur Ermittlung und Bewertung der Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen festlegen.
4.3 Festlegung des Anwendungsbereichs des EnMS
Die Organisation muss den Anwendungsbereich des EnMS festlegen und dokumentieren, unter Berücksichtigung der unter 4.1 und 4.2 genannten Faktoren. Die Befugnis zur Steuerung der energiebezogenen Leistung muss gegeben sein. Es dürfen keine Energiequellen dürfen ausgeschlossen werden. ISO 50004 erläutert, dass der Anwendungsbereich in der Regel auf der Grundlage von Vorgaben der obersten Leitung festgelegt wird. Der Anwendungsbereich berücksichtigt dabei die Tätigkeiten und physikalischen oder organisatorischen Grenzen des Systems.
4.4 Energiemanagementsystem
Die Organisation muss ein Energiemanagementsystem einführen, umsetzen, aufrechterhalten und kontinuierlich verbessern, das die Anforderungen der ISO 50001 erfüllt. Dazu gehören die erforderlichen Prozesse und deren Wechselwirkungen sowie die fortlaufende Verbesserung der energiebezogenen Leistung. Diese Verbesserung muss für den gesamten Anwendungsbereich nachgewiesen werden. ISO 50004 erläutert, dass es in diesem Unterabschnitt darum geht, die für die fortlaufende Verbesserung des EnMS und der energiebezogenen Leistung erforderlichen Prozesse zu bestimmen und umzusetzen. Dabei sollte das EnMS so einfach und leicht verständlich wie möglich gehalten werden. Ziele etwa sollten „vernünftig und erreichbar“ sein und mit den organisatorischen und geschäftlichen Prioritäten abgestimmt werden. Die Dokumentation soll dabei „unkompliziert“ sowie leicht zu aktualisieren und zu pflegen sein.
5.1 Führung und Verpflichtung
Die oberste Leitung muss ihre Führung und Verpflichtung zum EnMS demonstrieren. Sie ist rechenschaftspflichtig für die Erfüllung der Normanforderungen und kann Verantwortlichkeiten delegieren, behält aber die Aufsicht. ISO 50004 erläutert, dass anhaltendes Engagement der obersten Leitung entscheidende Faktoren für die fortlaufende Verbesserung des EnMS sind. Zudem tragen sie maßgeblich zur Verbesserung der energiebezogenen Leistung bei. Die Bedeutung des Energiemanagements soll durch Mitarbeiterbeteiligung (Anerkennung, Belohnung, etc.) hervorheben und die notwendigen Ressourcen (Personal, Datenerfassung, etc.) bereitstellen. Frühzeitige Kommunikation über Vorteile und Bedeutung der energiebezogenen Leistung, sowie die Bekanntgabe der Energiepolitik und des Energiemanagement-Teams sind wichtig. Verantwortlichkeiten für das Energiemanagement können in die Leistungsbewertung des Personals integriert werden. Funktionsübergreifende Teams mit Vertretern verschiedener Bereiche und Zugang zu finanziellen Entscheidungsträgern haben sich bewährt.
5.2 Energiepolitik
Die oberste Leitung muss eine Energiepolitik festlegen, die die übergeordneten Absichten, Ausrichtungen und Verpflichtungen hinsichtlich der energiebezogenen Leistung darlegt und die Anforderungen des Unterabschnitts erfüllt.
ISO 50004 ergänzt dieses wie folgt: Die Energiepolitik gibt die Richtung für das EnMS und die Verbesserung der energiebezogenen Leistung vor. Sie kann vor oder nach der energetischen Bewertung festgelegt werden. Sie sollte nach der energetischen Bewertung überprüft werden, ob sie für Art und Umfang des Energieeinsatzes und Energieverbrauchs angemessen ist. Bei der Festlegung ist es zulässig (und tatsächlich in vielen Unternehmen so umgesetzt), dass das Energiemanagement-Team oder andere Mitarbeiter einen Vorschlag für die Formulierung machen, der dann aber von der obersten Leitung formell angenommen werden muss.
Wenn das EnMS Teil eines integrierten Managementsystems ist, kann die Energiepolitik auch in eine bestehende (Qualitäts-, Umwelt-, SGA- etc.)Politik integriert werden, auf die Einhaltung der Anforderungen der ISO 50001 muss auch dabei geachtet werden. Auch ISO 50004 empfiehlt, Wortlaut und Intention der Politik so einfach wie möglich zu halten. „Langatmige Grundsatzerklärungen“ sollten vermieden werden.
5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation
Die oberste Leitung muss Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zuweisen und bekanntmachen. Die zentralen Verantwortlichkeiten des Energiemanagement-Teams sind aufgeführt. ISO 50004 erläutert, dass die Darstellung der Rollen und Verantwortlichkeiten in Organigrammen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Maßnahmenlisten, Stellenbeschreibungen oder Verantwortungsmatrizen erfolgen kann. Das Energiemanagement-Team ist in der Regel für den Aufbau und die Einführung des EnMS verantwortlich. Es informiert die oberste Leitung über den Stand und die Leistung des EnMS. Rollen und Verantwortlichkeiten ergeben sich oft aus bestehenden Rollen, in die Verantwortlichkeiten für die Verbesserung der energiebezogenen Leistung integriert werden. In Organisationen mit mehreren Standorten kann an jedem großen Standort ein Energiemanagement-Team gebildet werden. Die Einführung kann auch von einem Projektteam übernommen werden.
6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen
Unterabschnitt 6.1 ISO 50001 legt fest, dass die Planung des EnMS zu Maßnahmen führen muss, die zu einer fortlaufenden Verbesserung der energiebezogenen Leistung führen. Dabei müssen auch Risiken und Chancen bestimmt werden, die unerwünschte Auswirkungen auf das EnMS/die Verbesserung der energiebezogenen Leistung haben oder deren Verbesserung unterstützten können. Bei der Bestimmung der Risiken und Chancen müssen wiederum die in 4.1 ISO 50001 genannten Themen und die in 4.2 genannten Anforderungen sowie die Tätigkeiten und Prozesse der Organisation, die sich auf die energiebezogene Leistung auswirken können, berücksichtigt werden.
Im Anhang A.6.1 ist der Energieplanungsprozess in einer Abbildung dargestellt, wobei bei den Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen nur die strategischen Ebene (die Risiken und Chancen, die sich aus internen und externen Themen und den Anforderungen interessierter Parteien ergeben) dargestellt ist. Auch im Text wird die Ermittlung von Risiken und Chancen (nur) als Teil der strategischen Entscheidungsfindung auf übergeordneter Ebene beschrieben. Ziel ist es ungewünschte Auswirkungen vor ihrem Auftreten behandeln zu können, vorteilhafte Umstände erkennen und verfolgen zu können.
Auch ISO 50004 bezieht die Anforderungen aus 6.1 ISO 50001 auf die Planung auf strategischer Ebene (und verweist für die „taktische Planung“ auf Unterabschnitt 8.1 Betriebliche Planung und Steuerung); das Bestimmen und Priorisieren von Risiken und Chancen soll helfen, energiebezogene Risiken und Chancen für Geschäftsabläufe und -prozesse zu berücksichtigen. Daneben geht es natürlich darum, Maßnahmen zum Umgang mit Risiken für die Verbesserung des EnMS und der energiebezogenen Leistung ergreifen und sich bietende Chancen nutzen zu können. Dabei können in der Organisation ggf. bestehende Risikomanagementansätze genutzt werden oder auf Techniken wie SWOT- oder PESTLE-Analyse zurückgegriffen werden.
6.2 Ziele, Energieziele und Planung zu deren Erreichung
Die Organisation muss Ziele und Energieziele festlegen, wobei Energieziele sich konkret auf die Verbesserung der energiebezogenen Leistung beziehen. Bei der Festlegung sind die Energiepolitik, die SEUs (Significant Energy Use), rechtliche und andere Anforderungen sowie Chancen zur Verbesserung der energiebezogenen Leistung zu berücksichtigen. Die Ziele müssen überwacht, kommuniziert und aufgezeichnet werden. Die Planung der Zielerreichung umfasst Maßnahmen, Mittel, Verantwortlichkeiten und Fristen, die schriftlich festgehalten werden müssen. Außerdem muss festgelegt werden, wie die Ergebnisse bewertet werden. Nach ISO 50004 können allgemeine Ziele sich auf die Verbesserung des EnMS beziehen. Energieziele zielen immer auf die Verbesserung der energiebezogenen Leistung ab. Energieziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitbezogen sein (SMART). Die Umweltstrategie der Organisation sollte bei der Festlegung von Energiezielen berücksichtigt werden. Nach ISO 50004 sollte ein wirksamer Aktionsplan über die Anforderungen der ISO 50001 hinaus enthalten:
- Darlegung des Ziels/Energieziels, auf das sich der Aktionsplan bezieht,
- Notwendige Ergänzungen bei Kompetenzen und Bewusstsein,
- Änderungen/Ergänzungen bei Betriebs- und Instandhaltungspraktiken,
- Auswirkungen auf Auslegungs- und Beschaffungspraktiken,
- Maßnahmen zur Überwachung der energiebezogenen Leistung.
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6.3 Energetische Bewertung
Die energetische Bewertung umfasst die Analyse des früheren und aktuellen Energieeinsatzes und -verbrauchs, die Bestimmung der wesentlichen Energieeinsätze (SEUs) und der relevanten Variablen. Außerdem die aktuelle energiebezogene Leistung, das Personal mit Einfluss auf den SEU sowie die Ermittlung und Priorisierung von Chancen zur Verbesserung der energiebezogenen Leistung. Ebenfalls sollte die Abschätzung künftiger Energieeinsätze und -verbräuche in die energetische Bewertung einfließen. Die Bewertung muss in festgelegten Zeitabständen und nach größeren, energierelevanten Veränderungen aktualisiert werden. Verfahren, Kriterien und Ergebnisse müssen dokumentiert werden. Energieaudits können zur Unterstützung herangezogen werden. Die Nutzung erneuerbarer Energien stellt keine Verbesserung der energiebezogenen Leistung dar, kann aber die Umweltauswirkungen verbessern. Die erste energetische Bewertung basiert auf den verfügbaren Daten, wobei Ergebnisse von Energieaudits oder technischen Studien genutzt werden sollten.
Die Zeitabstände für die Aktualisierung können für jedes Element der Bewertung unterschiedlich sein. Die Analyse des Energieeinsatzes und -verbrauchs umfasst die Bewertung der Energiearten, die die Grenze des EnMS überschreiten, und die Verbindung der Energiearten mit den Energieeinsätzen. Die SEUs werden bestimmt, um Prioritäten für das EnMS und die Verbesserung der energiebezogenen Leistung festzulegen. Die Bestimmung der SEUs ist ein iterativer Prozess, der auf Kriterien wie Wesentlichkeit des Energieeinsatzes und Verbesserungspotenzial basiert. Für die SEUs müssen Informationen über mögliche relevante Variablen erhoben werden. Möglichkeiten zur Verbesserung der energiebezogenen Leistung können sich durch den Ersatz von Systemen und Einrichtungen, Änderung der Art des Energieeinsatzes, verbesserte Steuerungs- und Wartungsverfahren oder Änderung der Betriebsmuster ergeben.
Die Erfassung der Möglichkeiten zur Verbesserung der energiebezogenen Leistung erfolgt durch verschiedene Methoden. Hierzu zählen die Optimierung von Prozessbetriebsparametern, Prüfung neuer Technologien oder Vorschläge von Mitarbeitern. Die Priorisierung der Möglichkeiten erfordert eine Bewertung der erwarteten Verbesserung, anderer Vorteile und der Kosten. Die Abschätzung des künftigen Energieeinsatzes und -verbrauchs sollte erwartete Änderungen berücksichtigen.
6.4 Energieleistungskennzahlen
Energieleistungskennzahlen (EnPIs) müssen festgelegt werden, um die energiebezogene Leistung zu überwachen und zu messen sowie deren Verbesserung nachzuweisen. Relevante Variablen mit wesentlichen Auswirkungen auf die energiebezogene Leistung müssen berücksichtigt werden. Das Verfahren zur Bestimmung und Aktualisierung der EnPI sowie die EnPI-Werte müssen dokumentiert werden.
ISO 50004 führt aus, dass EnPIs quantifizierte Kenngrößen für die gesamte Organisation oder verschiedene Teile der Organisation sein können. Sie werden von der Organisation ausgewählt, um die energiebezogene Leistung zu überwachen und zu verstehen und/oder eine Verbesserung der energiebezogenen Leistung nachzuweisen. Zum Nachweis von Verbesserungen werden die EnPI-Werte von zwei Zeiträumen verglichen.
Eine Normalisierung ermöglicht den Vergleich von EnPI-Werten aus zwei Zeiträumen unter gleichwertigen Bedingungen; für zusätzliche Details verweist die ISO 50004 auf ISO 50006. Ob eine Organisation eine oder mehrere EnPI(s) verwendet, um ihren Fortschritt und Erfolg zu bewerten, hängt von mehreren Faktoren ab, u.a. den für die EnPI verfügbaren Daten und ob die EnPI zur Überwachung der energiebezogenen Leistung oder der Bestimmung ihrer Verbesserung verwendet werden soll.
Je nach Schwerpunkt können EnPI auf Standort-/Anlagen-, System-, Prozess- oder Geräteebene angewendet werden. Sie können genutzt werden, um es verschiedenen Gruppen im Unternehmen, die für eine Verbesserung der energiebezogenen Leistung verantwortlich sind, zu ermöglichen, sich über die Ergebnisse zu informieren und notwendige Maßnahmen zu ergreifen. Für Vergleichszwecke wird eine geeignete Ausgangsbasis festgelegt. Da die EnPI zur Überwachung der energiebezogenen Leistung verwendet werden, müssen sie eine Energiekomponente aufweisen.
6.5 Energetische Ausgangsbasis
Eine oder mehrere energetische Ausgangsbasis/Ausgangsbasen müssen festgelegt werden. Sie werden ggf. normalisiert, wenn relevante Variablen sich wesentlich auf die energiebezogene Leistung auswirken. Die energetische Ausgangsbasis/Ausgangsbasen müssen modifiziert werden, wenn die Energieleistungskennzahlen nicht länger die energiebezogene Leistung widerspiegeln. Zudem wenn es größere Veränderungen bei statischen Faktoren gab oder ein im Voraus bestimmtes Verfahren dies fordert.
ISO 50004 erläutert dazu, dass die energetische Ausgangsbasis (EnB) eine Referenzgröße ist, die die energiebezogene Leistung einer Organisation während eines bestimmten Zeitraums charakterisiert. Sie ermöglicht der Organisation, Veränderungen der energiebezogenen Leistung zwischen ausgewählten Zeiträumen zu vergleichen. Die Normalisierung kann durch statistische oder technische Modellierung erfolgen.
6.6 Planung der Energiedatensammlung
Der von ISO 50001 geforderte, Plan für die Energiedatensammlung soll nach ISO 50004 eine systematische Erhebung von Daten über betriebliche Schlüsselmerkmale, die die energiebezogene Leistung bestimmen, sicherstellen. Der Plan muss zudem der Größe, der Komplexität und den Ressourcen sowie der Mess- und Überwachungsausrüstung einer Organisation angemessen sein. Da dieses eine Herausforderung darstellen kann, sollte bereits in einer frühen Phase der Einführung des Energiemanagementsystems mit der Planung und Einführung eines Systems zur zuverlässigen Datenerfassung in festgelegten Intervallen begonnen werden. Mindestens sind hierbei folgende Daten zu berücksichtigen (hier stimmen ISO 50001 und 50004 überein):
- Energieverbräuche der Organisation und der wesentlichen Energieeinsätze (SEUs),
- relevante Variablen, die zur Berechnung der SEUs (Normalisierung, siehe 6.5) benötigt werden,
- Betriebskriterien bezüglich der SEUs,
- statische Faktoren, soweit relevant,
- in Aktionsplänen festgelegte Daten.
Nach ISO 50001 muss der Plan die erforderlichen Daten, die Art ihrer Erfassung („wie“), die Häufigkeit der Datensammlung und die Art der Aufbewahrung der Daten enthalten. ISO 50004 nennt weitere Punkte, die der Plan umfassen kann, u.a.:
- Verwendung der Daten im EnMS,
- Angabe der Mess(un)genauigkeit und zur Kalibrierung,
- wie das EnMS auf die Daten zugreifen kann,
- für die Datensammlung zuständiges Personal,
- Stromversorgungspläne und Anschlusspläne an thermische Netze
- Angabe, ob Messungen/Parameter prozess- oder sicherheitskritisch sind.
Die Häufigkeit der durchgeführten Messungen kann z.B. mit einer Risiko- oder Kosten-Nutzen-Analyse begründet werden. Geänderte Betriebsbedingungen können Änderungen des Plans der Energiedatensammlung erfordern. Bevor die Daten analysiert werden, sollten sie auf Fehler und Ausreißer geprüft werden. Der Plan kann auch eine Erörterung künftigen Messbedarfs enthalten.
7.1 Ressourcen
ISO 50001 fordert, dass die erforderlichen Ressourcen für das EnMS und die Verbesserung der energiebezogenen Leistung bereitgestellt werden. Sicherstellen muss dies nach 5.1e ISO 50001 die oberste Leitung. Damit die oberste Leitung dieser Pflicht nachkommen kann, muss ihr nach ISO 50004 der Ressourcenbedarf mitgeteilt werden. Das kann z.B. im Rahmen der Managementbewertung oder der jährlichen Budgetplanung einer Organisation erfolgen.
7.2 Kompetenz
Die Organisation muss die erforderliche Kompetenz für Personen, die das EnMS und die energiebezogene Leistung beeinflussen, bestimmen und sicherstellen. Dies kann durch Maßnahmen zum Kompetenzerwerb erfolgen, deren Wirksamkeit bewertet werden muss. Die Kompetenz muss durch dokumentierte Informationen nachgewiesen werden. Typische Personen, die zur energiebezogenen Leistung beitragen, sind die oberste Leitung sowie Mitglieder des Energiemanagement-Teams. Zudem Verantwortliche für die Wirksamkeit des EnMS und Verantwortliche für größere Veränderungen, die sich auf die energiebezogene Leistung auswirken,. Zusätzlich Verantwortliche für die Verbesserung der energiebezogenen Leistung, Personen, deren Arbeit mit den SEU in Zusammenhang steht, und Personen, deren Arbeit in Zusammenhang mit der Installation und Wartung der Instrumente und Datenerfassungssysteme steht. Die Bewertung der erfassten Kompetenzen besteht nach ISO 50004 in der Erfassung von Lücken, die geschlossen werden müssen. Das Schließen von Lücken kann auch mit Hilfe ausgelagerter Kompetenz erfolgen.
7.3 Bewusstsein
Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, müssen sich der Energiepolitik, ihres Beitrags zur Wirksamkeit des EnMS, des Einflusses ihrer Tätigkeit oder ihres Verhaltens hinsichtlich der energiebezogenen Leistung, der Vorteile einer verbesserten energiebezogenen Leistung und der Folgen einer Nichterfüllung der Anforderungen des EnMS bewusst sein. Die Bewusstseinsbildung ist kein einmaliger Vorgang, sondern sollte im Laufe der Zeit aufrechterhalten werden. Erwartet wird nach ISO 50004, dass das Personal sich darüber im Klaren ist, wie seine Tätigkeiten mit dem Energieverbrauch zusammenhängen und welche Konsequenzen ein Abweichen von definierten Prozessen hat. Die Bewusstseinsbildung ist kein einmaliger Vorgang, sondern sollte im Laufe der Zeit aufrechterhalten werden.
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7.4 Kommunikation
Die Organisation muss festlegen, worüber, wann, mit wem, wie und wer intern und extern in Bezug auf das EnMS kommuniziert. Nach ISO 50004 soll die interne Kommunikation das Engagement der Mitarbeiter für die Energiepolitik stärken und zur Zielerreichung beitragen. Die externe Kommunikation (ggf. gefördert durch rechtlich verankerte Berichtspflichten) ermöglicht der Organisation, ihre Leistungen in Bezug auf das Energiemanagement und bei der Verbesserung der energiebezogenen Leistung bekannt zu machen. Bei der Festlegung der zu kommunizierenden Themen, Häufigkeit, Zielgruppen etc. kann es hilfreich sein, die unter Normabschnitt 4.2 ermittelten Anforderungen interessierter Parteien zu berücksichtigen. Empfohlen wird, mit der internen Kommunikation Informationen über die Verbesserung der energiebezogenen Leistung und des EnMS bereitzustellen.
Die Organisation kann Anreize oder andere Belohnungen für Ideen und umgesetzte Maßnahmen nutzen, um Mitarbeiter und andere zum Einbringen von Ideen und Verbesserungsvorschlägen in Bezug auf das EnMS und die energiebezogene Leistung zu ermutigen.
7.5 Dokumentierte Information
Die Organisation muss die von der Norm geforderte und von der Organisation als notwendig für die Wirksamkeit des EnMS und zum Nachweis der Verbesserung der energiebezogenen Leistung bestimmte dokumentierte Information angemessen kennzeichnen, beschreiben, formatieren, überprüfen, genehmigen und lenken. Die Lenkung dokumentierter Information soll sicherstellen, dass diese bei Bedarf in einem geeigneten Medium zur Verfügung steht und angemessen geschützt wird. Die Organisation sollte die dokumentierten Informationen einfach halten, damit sie leicht verstanden und gepflegt werden können.
7.5.2 Erstellen und Aktualisieren
Die ISO 50001 fordert eine angemessene Kennzeichnung und Beschreibung der dokumentierten Information zur Identifizierung. Diese kann beispielsweise durch einen Titel und ein Datum erfolgen. Format und Medium, ob ein Dokument also als Text, Grafik oder in anderer Form erstellt und auf Papier oder in einem elektronischen Format vorliegt, liegen im Ermessen der Organisation. Für die Überprüfung und Genehmigung von dokumentierter Information gibt es in der Regel bereits einen Prozess, der auch im EnMS angewendet werden kann. Die Genehmigung sollte durch eine dazu befugte Person erfolgen (Anmerkung des Autors: bei Anweisungen sollte dies der Logik nach eine weisungsbefugte Führungskraft sein – in dem Wort (z.B. Verfahrens- oder Arbeits-)Anweisung steckt ja das Wort „Weisung“).
7.5.3 Lenkung dokumentierter Information
Mit der Lenkung dokumentierter Information soll sichergestellt werden, dass dokumentierte Information bei Bedarf in einem geeigneten Medium zur Verfügung steht und angemessen geschützt wird. Nachdem eine Organisation entschieden hat, welche dokumentierte Information sie für das EnMS benötigt, muss sie sicherstellen, dass sie für relevante Bereiche, Abteilungen und Mitarbeiter in einer geeigneten Form zur Verfügung steht. Ggf. kann dabei auf bestehende Prozesse zurückgegriffen werden. Die korrekte Identifizierung von Dokumenten (siehe 7.5.2) hilft sicherzustellen, dass aktuelle Dokumente in Gebrauch sind und veraltete Dokumente von den Einsatzorten entfernt werden.
Nachdem Verteilung und Zugriff geregelt sind, sollte nach ISO 50004 überlegt werden, wie Dokumente gespeichert, gepflegt und nach Bedarf entsorgt werden. Dokumentierte Information, die als Nachweis aufbewahrt werden soll, muss vor Veränderung geschützt werden. Das kann z.B. über eingeschränkten elektronischen Zugang („nur lesen“) erfolgen. Nach ISO 50001 muss bei der Lenkung dokumentierter Information auch dokumentierte Information externer Herkunft, die von der Organisation als notwendig für Planung und Betrieb des EnMS bestimmt wurde, gelenkt werden. ISO 50004 nennt Gesetze, Verordnungen und andere Vorschriften, Bauvorschriften, Normen, Unterlagen über Energiepreise sowie (Mess- u.a.) Protokolle als Beispiele.
8.1 Betriebliche Planung und Steuerung
ISO 50001 fordert, dass mit den SEUs in Zusammenhang stehende Prozesse, die zur Erfüllung der Anforderungen sowie zur Durchführung der in Aktionsplänen festgelegten Maßnahmen erforderlich sind, geplant und gesteuert werden, indem für die Prozesse Kriterien festgelegt, den relevanten Personen vermittelt und die Kriterien bei der Steuerung der Prozesse berücksichtigt werden. Dabei muss „im notwendigen Umfang“ dokumentierte Information bereitgehalten werden. Geplante Änderungen müssen überwacht, ungeplante Änderungen beurteilt und ggf. Maßnahmen zur Verminderung negativer Auswirkungen festgelegt werden. Ausgegliederte SEUs bzw. mit SEUs in Zusammenhang stehende ausgegliederte Prozesse müssen ebenfalls gesteuert werden. ISO 50004 erläutert, dass die Anforderungen dabei helfen sollen, SEUs und die damit verbundenen Einrichtungen und Systeme effektiv zu betreiben und zu warten. Die effektive Betriebskontrolle bietet oftmals Möglichkeiten, zu geringen Kosten die energiebezogene Leistung zu verbessern. Als Vorgehen wird vorgeschlagen, zunächst mit den SEUs verbundene bestehende Betriebs- und Instandhaltungsregeln zu identifizieren und um energiespezifische Angaben zu ergänzen.
8.2 Auslegung
Bei der Auslegung neuer, veränderter oder renovierter Anlagen/Standorte, Einrichtungen, Systeme oder Energie nutzender Prozesse, die über die vorgesehene Nutzungsdauer einen wesentlichen Einfluss auf die energiebezogene Leistung haben können, müssen nach ISO 50001 Möglichkeiten zur Verbesserung der energiebezogenen Leistung berücksichtigt werden. ISO 50004 erläutert, dass diese Anforderung aufgenommen wurde, da eine Berücksichtigung der energiebezogenen Leistung in der Auslegungsphase oft zu den kostengünstigsten Möglichkeiten zur Verbesserung der Leistung führt. Wird die Möglichkeit nicht genutzt, führt dies oftmals zur Einführung ineffizienter Lösungen wie überdimensionierter Systeme (Pumpen, Motoren, …).
Im Auslegungsprozess sollte angestrebt werden, möglichst frühzeitig verschiedene Optionen zu betrachten, die die Systemanforderungen erfüllen. Auch die Möglichkeiten, Energieverbräuche und andere Prozessvariablen zu messen, sollte während des Auslegungsprozesses berücksichtigt werden.
9.1 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung
Nach ISO 50001 muss eine Organisation festlegen, was im Zusammenhang mit der energiebezogenen Leistung und dem EnMS überwacht und gemessen wird, wie dies geschieht (die Methoden …) und wann. Die Ergebnisse müssen dokumentiert werden. Mindestens müssen der Betrieb der SEUs, die EnPI(s), die Wirksamkeit von Aktionsplänen zur Zielerreichung und der tatsächliche gegenüber dem erwarteten Energieverbrauch überwacht und gemessen werden. Weiter ist festzulegen, wie und wann die Ergebnisse von Überwachung und Messung analysiert und bewertet werden; zusammenfassend sind auch die energiebezogene Leistung und die Wirksamkeit des EnMS zu bewerten. Wesentliche Abweichungen in der energiebezogenen Leistung müssen untersucht und darauf reagiert werden, die Ergebnisse der Untersuchung und die Reaktion darauf müssen dokumentiert werden. Der Nachweis der Verbesserung der energiebezogenen Leistung erfolgt durch Vergleich des/der EnPI-Werte/s mit der/den EnB(s).
ISO 50004 erläutert, dass diese Anforderungen sicherstellen sollen, dass die Organisation sich vergewissert, dass die Investitionen in das EnMS zu wirksamen Ergebnissen führen und Daten und Informationen sicherstellen, die für fundierte Entscheidungen notwendig sind. Bei der Wahl der Methoden wird eine „Teilmessung“ von SEUs als bewährte Praxis bezeichnet, die u.a. die Verfolgung künftiger Verbesserungen ihrer energiebezogenen Leistung ermöglicht. Die Bewertung der Wirksamkeit des EnMS umfasst auch solche Prozesse wie Schulung oder Kommunikation, die zur energiebezogenen Leistung beitragen, aber nicht zwangsläufig als Energieeinsparung quantifizierbar sind.
Zur Überwachung der energiebezogenen Leistung wird die Visualisierung als wichtiges und wirksames Element genannt, mit dem den Betreibern, der obersten Leitung und anderen die Ergebnisse übermittelt werden können. Ab wann eine Abweichung von der erwarteten energiebezogenen Leistung wesentlich ist, muss die Organisation selbst festlegen; identifiziert werden können die Abweichungen z.B. mit Hilfe von EnPIs oder Prozessregelkarten. Dabei sollten nicht nur negative, sondern auch positive Abweichungen untersucht werden.
9.1.2 Bewertung der Einhaltung rechtlicher Vorschriften und anderer Anforderungen
Die Bewertung der Einhaltung rechtlicher Vorschriften und anderer Anforderungen bezüglich Energieeinsatz, Energieverbrauch und Energieeffizienz ist ein wichtiger Teil der Bewertung der Leistung des EnMS. Die Organisation muss prüfen, ob bereits entsprechende Verfahren aus anderen Bereichen (z.B. Umwelt- oder Arbeitsschutz) vorhanden sind und diese so angepasst werden können, dass sie auch die Anforderungen des Energiemanagementsystems erfüllen. Zur Überprüfung der Einhaltung kann eine einfache Checkliste ausreichend sein.
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9.2 Internes Audit
ISO 50001 fordert die Planung und Durchführung regelmäßiger interner Audits, um zu überprüfen, ob das EnMS mit den Festlegungen der Organisation einschl. Energiepolitik, Zielen und Energiezielen sowie den Anforderungen der ISO 50001 übereinstimmt, wirksam verwirklicht und aufrechterhalten wird und die energiebezogene Leistung verbessert. Dazu müssen Auditprogramme geplant und umgesetzt werden, bei denen die Bedeutung der betroffenen Prozesse und die Ergebnisse vorheriger Audits berücksichtigt und für die Audits Auditumfang und Auditkriterien festgelegt werden.
Die Ergebnisse müssen der zuständigen Leitung berichtet werden und ggf. Maßnahmen nach den Normabschnitten 10.1 und 10.2 ergriffen werden. Die Ergebnisse des Audits müssen als dokumentierte Informationen aufbewahrt werden. ISO 50004 erläutert, dass die Audits der systematischen Sammlung objektiver Informationen über die Wirksamkeit des EnMS dienen. Zudem der Verbesserung der energiebezogenen Leistung sowie dem Erreichen anderer angestrebter Ergebnisse. Der interne Auditprozess beinhaltet die Erstellung eines Auditprogramms für einen bestimmten Zeitraum, den Einsatz kompetenter und vom auditierten Bereich unabhängiger Auditoren sowie definierte Ansätze für die Vereinbarung von Auditumfängen und Auditzielen. Zudem die Erstellung individueller Auditpläne, Verfahren für die Planung und Durchführung von internen Audits, Zusammenstellung der Auditergebnisse für die oberste Leitung, Festlegung von Verantwortlichkeiten für und Anforderungen an die Korrekturmaßnahmen im Fall von Nichtkonformitäten im Audit, und die Erstellung angemessener Aufzeichnungen. Eine Rotation der internen Auditoren sollte erwogen werden, u.a. um Voreingenommenheit zu reduzieren.
Auditprogramm nach ISO 50004
Wie die von ISO 50001 geforderte Berücksichtigung der Bedeutung der betroffenen Prozesse und der Ergebnisse vorheriger Audits im Auditprogramm aussehen könnte, wird in 9.2.3 und 9.2.4 ISO 50004 erläutert. Interne Audits sollten häufiger durchgeführt werden für:
- Bereiche, die die energiebezogene Leistung beeinflussen, wie energetische Bewertung, Ziele, SEUs, Messung, Überwachung und Analyse, wesentliche Abweichungen,
- Bereiche, in denen bei früheren Audits wesentliche Abweichungen festgestellt wurden,
- Bereiche, in denen es seit dem letzten internen Audit Änderungen an Einrichtungen, Systemen, Prozessen und/oder Personal gegeben hat,
- Bereiche, in denen Änderungen mit wesentlichem Einfluss auf die energiebezogene Leistung geplant sind.
Interne Audits können seltener durchgeführt werden für:
- Bereiche, die für die energiebezogene Leistung nicht wesentlich sind, z.B. die Dokumentenlenkung,
- Prozesse, bei denen es in vorherigen Audits weniger Nichtkonformitäten gab.
Die dokumentierten Informationen sollten belegen können, dass alle Anforderungen des EnMS in einem definierten Zeitraum auditiert wurden. Das kann laut ISO 50004 z.B. durch eine Matrix erfolgen, die Prozesse/Bereiche und die während des Audits geprüften Anforderungen enthält, das Auditprogramm oder eine Sammlung von Auditplänen. Die Auditergebnisse können in Auditberichten sowie Nachweisen für Korrekturen oder ergriffene Korrekturmaßnahmen aufgezeichnet werden. Die Zusammenfassung der Auditergebnisse für die oberste Leitung (Anm. des Autors: in Ergänzung zum in ISO 50001 geforderten Bericht an die zuständige Leitung) ist als Eingabe für die Managementbewertung erforderlich.
9.3 Managementbewertung
Die oberste Leitung muss in regelmäßigen Abständen eine Managementbewertung durchführen. Diese dient der Bewertung der fortdauernden Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des EnMS. Außerdem stellt die Organisation dessen Übereinstimmung mit der strategischen Ausrichtung sicher. Bei der Bewertung müssen die in 9.3.2 ISO 50001 aufgeführten Aspekte sowie die in 9.3.3 ISO 50001 aufgelisteten Eingangsgrößen betrachtet werden. Die Ergebnisse müssen Entscheidungen zu jeglichem Änderungsbedarf am EnMS und zu Möglichkeiten der fortlaufenden Verbesserung bei den in 9.3.4 ISO 50001 aufgeführten Aspekten enthalten.
Die Ergebnisse der Managementbewertung müssen aufgezeichnet werden. Die Bewertung der fortdauernden Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des EnMS beinhaltet die Beantwortung der Fragen, ob das EnMS noch zum Ziel der Organisation, ihren Betriebsabläufen, ihrer Kultur und ihren Geschäftssystemen passt. Zudem, ob es die Anforderungen der ISO 50001 und der von der Organisation aufgestellten Anforderungen erfüllt und umgesetzt wird und ob es die angestrebten Ergebnisse erreicht.
Die Managementbewertung ist eine Schlüsselaufgabe der obersten Leitung im EnMS und soll durch einen dynamischen Prozess von Bewertungen, Beurteilungen, Entscheidungen und Maßnahmen das EnMS anpassen, aktualisieren und relevant halten, um die ständige Verbesserung des EnMS und der energiebezogenen Leistung zu gewährleisten. Die Managementbewertung kann mit anderen Managementsitzungen zusammenfallen. Das Intervall sollte es ermöglichen, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen und Anpassungen des Systems vorzunehmen, wobei alle erforderlichen Eingaben in der Regel mindestens einmal pro Jahr behandelt werden. Entscheidungen und festgelegte Maßnahmen müssen nachverfolgt werden, damit erforderliche Änderungen oder Anpassungen auch tatsächlich umgesetzt werden.
10.1 Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen
ISO 50001 legt fest, dass die Organisation auf Nichtkonformitäten (siehe Definition 3.3.3: „Nichterfüllen einer Anforderung“) reagieren muss und diese korrigiert (also abstellt) sowie die Notwendigkeit einer Korrekturmaßnahme (Definition 3.3.4: „Maßnahme zum Beseitigen der Ursache einer Nichtkonformität und zum Verhindern des erneuten Auftretens“) bestimmt. Dazu muss die Organisation die Nichtkonformität untersuchen und ihre Ursache bestimmen. Zu prüfen ist auch, ob vergleichbare Nichtkonformitäten bestehen oder möglicherweise auftreten können. Sie müssen erforderliche Maßnahmen einleiten und die Wirksamkeit ergriffener Korrekturmaßnahmen bewerten. Sollten Änderungen am EnMS notwendig sein, müssen auch diese vorgenommen werden. Art der Nichtkonformität, ergriffene Maßnahmen und Ergebnisse von Korrekturmaßnahmen müssen aufgezeichnet werden. ISO 50004 weist darauf hin, dass bei einer Nichtkonformität zwei Mittel eingesetzt werden:
- Korrekturen, um negative Abweichungen von Anforderungen zu beheben,
- Korrekturmaßnahmen, die ihre Ursachen beseitigen und eine Wiederholung vermeiden sollen.
Wenn etwa ein verschmutzter Filter die Energieeffizienz der Drucklufterzeugung beeinträchtigt, wäre der Austausch des Filters die Korrektur. Mit der Korrekturmaßnahme würde verhindert werden, dass zukünftig Filter nicht rechtzeitig ausgetauscht werden. Es wird also dafür gesorgt, dass Filter in Zukunft rechtzeitig ausgetauscht werden). Nichtkonformitäten können z.B. bei internen und externen Audits, bei der Bewertung der Einhaltung rechtlicher Anforderungen, bei Überwachung oder Messungen festgestellte Nichteinhaltungen betrieblicher Vorgaben oder festgelegter Ziele, bei wiederholten wesentlichen Abweichungen oder bei der Managementbewertung festgestellt werden.
10.2 Fortlaufende Verbesserung
Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des EnMS müssen nach ISO 50001 fortlaufend verbessert werden. Auch die fortlaufende Verbesserung der energiebezogenen Leistung muss nachgewiesen werden. ISO 50004 erläutert hierzu: Die Verbesserung des EnMS (z.B.: verbesserte Messwerterfassung) kann durch eine bessere Betriebssteuerung die Verbesserung der energiebezogenen Leistung unterstützen. Dass die fortlaufende Verbesserung der energiebezogenen Leistung als (siehe Definition 3.4.6) „Verbesserung der messbaren Ergebnisse der Energieeffizienz oder des Energieverbrauchs, bezogen auf einen Energieeinsatz, im Vergleich mit der energetischen Ausgangsbasis“ definiert ist, bedeutet nach ISO 50004 nicht unbedingt, dass sie auch gemessen werden muss, auch technische Berechnungen oder Schätzungen können verwendet werden.
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Kati Schäfer
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