Was ist die 5S Methode - Definition und Umsetzung

Die 5S Methode ist eine systematische Arbeitsplatzorganisation aus dem Lean Management, um eine effiziente Arbeitsumgebung zu schaffen. Durch die Anwendung der 5S Methode können nicht wertschöpfende Tätigkeiten stark eliminiert bzw. reduziert werden. Mit dieser Basis-Methode des Lean Managements soll somit Verschwendung vermieden werden. Außerdem werden gleichzeitig Effizienz, Qualität, Ordnung, Sauberkeit sowie Sicherheit am Arbeitsplatz verbessert. Durch die gesteigerte Effizienz und Ordnung können Sie sich durch 5S auf die wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren.

Was ist 5S?

Werfen wir nun einen Blick auf die 5S Definition. 5S steht für …

1. Sortieren
2. Setzen und anordnen
3. Sauberkeit
4. Standardisierung
5. Selbstdisziplin

Den Ursprung hat die 5S-Methode in der Produktion von Toyota. Dementsprechend gibt es für die deutschen 5S Begriffe die folgenden japanischen Übersetzungen: Seiri, Seiton, Seiketsu, Seiso und Shitsuke. Im Deutschen wird die 5S-Methode oft auch als 5A-Methode bezeichnet. Daraus ergibt sich folgende Bezeichnung für die 5 Schritte: Aussortieren, Aufräumen, Arbeitsplatz säubern, Anordnung zur Regel machen, Alle Punkte einhalten und verbessern.

Wie wird 5S umgesetzt?

Die einzelnen Elemente dieses 5S-Verfahrens bauen aufeinander auf, was zu einem zyklischen Kreislauf führt. Die Vorgehensweise kann immer wieder wiederholt werden, wodurch der Prozess niemals stillsteht und stets auf dem neuesten Stand bleibt. Durch diesen kontinuierlichen Wandel kann eine stetige Verbesserung erzielt werden, da jeder Durchlauf neue Erkenntnisse und Möglichkeiten bietet. Somit ist die 5S-Methode nicht nur effektiv, sondern auch nachhaltig und zukunftsorientiert. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die einzelnen Schritte der Methode kur auf und erläutern deren Umsetzung.

Sortieren als 1. S der 5S Methode

Im ersten Schritt müssen Sie entscheiden: Was wird gebraucht, was wird nicht gebraucht.

Sortieren Sie alle Gegenstände, von denen Sie wissen, dass Sie sie ständig brauchen. Danach diejenigen von denen Sie wissen, dass Sie sie ab und zu benötigen. Anschließend diejenigen von denen Sie glauben, Sie könnten Sie noch brauchen und diejenigen, die Sie wahrscheinlich nicht mehr benötigen. Die letzten zwei Gruppen stehen zur Diskussion. Am Ende soll es keine Vermutungen mehr geben, stellen Sie sicher, dass sich alle einig sind.

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Das 2. S: Setzen und Anordnen

Für einen typischen Arbeitsplatz gemäß der 5S-Methode gilt Folgendes: Alles bekommt einen Platz – alles ist an seinem Platz. 

Dies hat den großen Vorteil, dass Suchzeiten entfallen, wodurch mehr Zeit für die eigentliche Arbeit sowie die Kundenbetreuung bleibt. Anders formuliert: die unproduktive Zeit reduziert sich auf ein Minimum. Die Anordnung der Gegenstände wird dabei entsprechend der Häufigkeit des Einsatzes vorgenommen. Alle Gegenstände sollen so organisiert sein, dass sich ihre Funktion sowie der Aufbewahrungsort intuitiv erkennen lassen. Zudem sollen sie schnell auffindbar sein, womit man sie zum einen schnell verfügbar hat und sie auch zügig wieder aufräumen kann.

Auch die farbliche Kennzeichnung von Werkzeugen und deren Aufbewahrungsort dient dem einfachen Auffinden und der schnellen Einsatzbereitschaft. Bei 5S ist auch festgelegt, wie der Aufbewahrungsort der Ausrüstung und des Materials und die Gänge gekennzeichnet werden müssen.

Für dieses "S" sollten Sie die nachfolgenden Aspekte beachten:

• Wie viele Teile einer Ausrüstung benötigen Sie?
• Fehlt etwas?
• Jeder bewegliche Gegenstand, der nach dem Aussortieren bleibt, muss gekennzeichnet werden.
• Wo ist der Aufbewahrungsort idealerweise?
• Wie sollen Gegenstände gelagert werden?
• Entfernung entsprechend der Nutzungshäufigkeit festlegen.
• Alle notwendigen Arbeitsmittel sollen einfach und schnell zu finden sowie direkt einsatzbereit sein.

Der 3. Punkt der 5S Methode – Sauberkeit

Ihren 5S Arbeitsplatz – einschließlich Maschinen oder Anlagen – müssen Sie in regelmäßigen Abständen reinigen und generell sauber halten. Hierbei können Sie gleichzeitig eine Kontrolle vornehmen, ob Abweichungen aufgetreten sind. Zudem können Sie die Ursachen für typische Verunreinigungen feststellen und diese idealerweise abstellen.

Gehen Sie immer direkt auf die Suche nach den Ursachen! Finden Sie z.B. die Ursachen von Verschmutzungen heraus, haben Sie auch die Möglichkeit diese abzustellen. Dabei können etwa Vorrichtungen helfen, die Schmutz oder Späne auffangen, damit diese sich nicht überall verteilen können.

Das 4. S: 4. Standardisieren

Durch die Standardisierung werden die ersten 3S zur Regel. Ein Standard kann z.B. die Nutzung eines einheitlichen Farbcodes für verschiedene Bodenmarkierung sein. Zur Standardisierung sollten Sie wie folgt vorgehen:

• Legen Sie Verantwortliche für die Einhaltung der ersten 3S fest. 
  Visualisieren Sie die Verantwortlichkeiten etwa auf dem „schwarzen Brett“ der entsprechenden Arbeitsbereiche. Hierauf vermerken Sie, wer, wann, welche Aufgaben zu erledigen hat.
• Integrieren Sie 5S in Ihre tägliche Arbeit.
  Mithilfe von Schildern, Markierungen u.ä. wird 5S in Ihre tägliche Arbeit aufgenommen. Auch Reinigungspläne zählen hierzu.
• Nutzen Sie 5S Audits zur Kontrolle und Optimierung der 5S Anwendung in Ihrem Unternehmen.
  Erstellen Sie hierfür am besten Auditchecklisten zur Bewertung der Anwendung der 5S Methode in den einzelnen Bereichen.
• Probieren Sie Abweichungen vom Standard von Beginn an unmöglich zu machen. 
  Teile, die nicht zu einem Arbeitsplatz gehören bzw. dort nicht benötigt werden, dürfen nicht auf diesen gelangen. Die Devise für die Anlieferung neuer Teile sollte lauten: „Just in time“. Verbinden Sie zudem Arbeitsschritte mit benötigten Werkzeugen oder Teilen, sodass diese einem festen Platz zugeordnet sind.

Sie sollten zudem beachten, dass es sehr hilfreich ist 5x „Warum“ zu fragen, um Problemursachen zu hinterfragen und anschließend „Wie“, um eine Lösung zu finden.

Selbstdisziplin als 5. S der Methode

Mit Selbstdisziplin zu mehr Sicherheit! Ohne Selbstdisziplin werden Sie es nicht schaffen, diese Lean Methode dauerhaft in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Denn nur wenn Sie geschaffene Standards auch diszipliniert einhalten, machen diese auch Sinn. 5S soll dabei zum Arbeitsmotto werden.

• Schlagwörter festlegen und visualisieren:
  Es ist wichtig, Schlagwörter gemeinsam mit den Mitarbeitern zu entwickeln, um sicherzustellen, dass sie für alle verständlich und relevant sind. Zudem sollten Schlagwörter, Aktivitäten sowie Ergebnisse für alle sichtbar sein, beispielsweise durch Poster oder Infografiken.
• Fotos und Ergebnisberichte:
  Um den Fortschritt und die Wirksamkeit des 5S-Prinzips zu dokumentieren, empfiehlt es sich, "vorher/nachher Fotos" zu machen und Ergebnisberichte zu führen. Dies hilft nicht nur dabei, Erfolge zu feiern, sondern auch Bereiche zu identifizieren, in denen noch Verbesserungsbedarf besteht.

Welche Ziele verfolgt die 5S Methode?

Die primären Ziele der 5S-Methode sind Ordnung, Sauberkeit und die optimale Organisation der Arbeitsumgebung sowie deren Standardisierung. Dies sind die Voraussetzungen zur Verbesserung und Optimierung der Prozesse im Unternehmen. Diese Ziele werden z.B. erreicht, wenn nur diejenigen Gegenstände am Arbeitsplatz zu finden sind, die wirklich benötigt werden. Dazu werden unnötige oder veraltete Gegenstände aussortiert und entsorgt. Jedes Arbeitsmittel sollte seinen eigenen Platz haben, der leicht zu finden und zu erreichen ist. Suchen, lange Transportwege und damit verbundene Wartezeiten werden somit vermieden. Ein sauberer und ordentlicher Arbeitsplatz ermöglicht außerdem eine effizientere Arbeitsumgebung und gilt zudem als Basis dafür, Produkte in bester Qualität herzustellen. Diese Vision von 5S kommt besonders bei den folgenden Forderungen zum Ausdruck:

• Was nicht benötigt wird, kommt weg
• Arbeitsplatz sauber und ordentlich halten
• Abfall ist klar erkennbar
• Papierkram wurde auf ein Minimum reduziert
• Informationen können schnell und einfach abgerufen werden
• Standardisierte Abläufe sind leicht verständlich und visuell nachvollziehbar
• Abweichungen vom Standard sind sofort erkennbar
• Der Arbeitsplatz besitzt eine Wohlfühl-Atmosphäre

Gleichzeitig hat die Lean Management Methode auch einen sehr positiven Effekt auf die Sicherheit am Arbeitsplatz. Denn Ordnung und Sauberkeit schafft Sicherheit! Somit können Sie mit dem 5S-Prinzip auch Verletzungen der Mitarbeiter vorbeugen. Die 5S-Methode soll zudem dazu beitragen, dass die Mitarbeiter sich an Standards und Verfahren halten und diese kontinuierlich verbessern. Die Systematisierung stellt sicher, dass alle Prozesse standardisiert und dokumentiert sind, um die Effizienz und Qualität der Arbeit zu verbessern.

Welche Vorteile und Nutzen hat die 5S Methode?

Mit dem 5S Prinzip profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, nachfolgend haben wir einige für Sie zusammengestellt:

• Es wird bestenfalls verschwendungsfrei gearbeitet
• Arbeitsplätze werden ergonomischer sowie sicherer
• Durch die optimale Anordnung der Arbeitsmaterialien werden Wegezeiten minimiert
• Suchzeiten für das Auffinden von Werkzeugen etc. entfallen
• Die Produktivität wird gesteigert
• Störungen sowie Ausfälle werden verringert
• Mitarbeiter fühlen sich wohler am Arbeitsplatz
• Vorbereitungs- und Rüstzeiten werden reduziert und die technische Verfügbarkeit von Maschinen wird erhöht
• Gesteigerte Qualität der Produkte
• Weniger Reklamationen, somit steigt auch das Kundenvertrauen
• Optimale Nutzung der zur Verfügung stehenden Arbeitsfläche
• Das Unternehmen ist jederzeit vorzeigbar
• Erfolge werden visualisiert und verbessern das Gemeinschaftsgefühl

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Was sind die Erfolgsfaktoren der 5S Methode?

Bei der Umsetzung dieser Lean Management Methode gibt es einige Faktoren, mit den Sie schneller vorankommen. Beachtet man die nachfolgenden Erfolgsfaktoren der 5S Methode, können Sie die damit einhergehenden Erfolge früher feiern:

• Geschwindigkeit: Bei zu zögerlichem Vorgehen – Rückfall in Ist-Zustand.
• Einzelne Bereiche als Pilot vollständig fertigstellen, dann Rollout.
• Kapazitätsbedarf für die ersten 2S (Sortieren und Setzen) sollten nicht unterschätzt werden!
• Optimale Vorbereitung: z.B. Abfallbehälter und Beschriftungsgeräte bereitstellen.
• 5S-Auditierung durch Vorgesetzte oder Bereichsfremde.
• Vorgesetzte sollen als Vorbild dienen.
• Vorgehen (Sortieren, Kennzeichnen, Audits, …) ist verbindlich, aber Mitarbeiter bestimmen Ort und Kennzeichnung der Gegenstände selbst.

Wie steigert die 5S Methode die Arbeitssicherheit?

5S dient nicht nur dazu, Produktionskosten zu senken. Die Methode kann auch eingesetzt werden, um die Arbeitssicherheit im Betrieb sowie am Arbeitsplatz zu steigern. Somit erhöht sich auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Unternehmen. Dabei können Sie mit der LEAN 5S-Methode auch Verletzungen der Mitarbeiter vorbeugen. Bei der Gestaltung sicherer Arbeitsplätze ist 5S anzuwenden, um auf potenzielle Gefahren aufmerksam zu machen, bevor diese zu einer realen Gefahr werden. Verletzungen und wiederkehrende Belastungen können folgende Ursachen haben:

• Rutschiger Boden
• Schwer handhabbare Gegenstände
• Anordnung von Gegenständen auf hohen Regalebenen
• Kraftanstrengungen oder mechanischen Druck
• Harte und scharfe Kanten
• Vibrationen oder aber langes Arbeiten in ungünstiger Haltung

Beispiele zur Anwendung der 5S Methode

Damit Sie sich vorstellen können, in welchen Bereichen 5S zur Anwendung kommen kann, geben wir Ihnen hier ein paar Beispiele.

Effiziente Nutzung der Standflächen

Eine effiziente Nutzung der Standflächen und ausgewiesenen Lagerflächen gewährleistet, dass alles gut sichtbar und leicht zu finden ist. Abfall wird durch verbessertes Handling sowie verbesserte Lagerung reduziert. Durch festgelegte Aufbewahrungsorte gehen keine Teile verloren. Engpässe reduzieren sich und der Produktionsfluss läuft reibungsloser ab. Bessere Verfahren für den Lagerbestand sowie ein geringstmöglicher Lagerbestand reduzieren außerdem die Lagerkosten. Außerdem verbessert sich die Übersichtlichkeit des Lagers selbst.

Verkürzung der Einrichtungszeit mithilfe der 5S-Methode

Wenn Sie mit der 5S Methode sicherstellen, dass Sie die erforderlichen Werkzeuge in der Nähe des Gebrauchsortes aufbewahren, gewährleisten Sie dadurch kurze Wege und reduzieren damit das Hin- und Herlaufen im Unternehmen. Wartezeiten entfallen mit dem 5S-Prinzip ebenfalls, da Sie alle Werkzeuge, Spannvorrichtungen und Materialien korrekt aufbewahren und diese leicht zugänglich sind.

Die 5S-Methode im Qualitätsmanagement und beim KVP

5S ist auch eine bewährte Methode im Qualitätsmanagement und damit auch beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Als wichtiger Bestandteil des KVP bildet 5S häufig den Ausgangspunkt für den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung. Indem Unternehmen ihre Arbeitsumgebungen optimieren und ihre Abläufe standardisieren, können sie die Grundlage für den KVP schaffen und so ihr Qualitätsmanagement verbessern. Die 5S Methode unterstützt den KVP, indem sie ein Umfeld schafft, in dem diese Verbesserungen leichter umgesetzt werden können.

5S Schulung und 5S Seminar

Mit unserer 5S Schulung zu den Grundlagen der 5S Methode sowie des 5S Audits lernen Sie alles, um diese Lean Methode in Ihrem Unternehmen erfolgreich einzuführen. In unserer Ausbildungsgrafik sehen Sie das 5S Seminar in unser Lean Management Programm integriert und erfahren zudem, welche Ausbildungen wir Ihnen in diesem Bereich zusätzlich anbieten.

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