Die 5S Methode im Büro bezeichnet eine strukturierte Vorgehensweise der Arbeitsplatzorganisation. Dabei besagt die Clean Desk Policy, dass der Schreibtisch jeden Abend leer sein muss. So sollen die Effektivität am Arbeitsplatz gesteigert und die Kosten gesenkt werden.
Die Studie „LEAN Office“ des Fraunhofer Instituts besagt, dass gerade im Büro bzw. Back-Office Bereich bzw. in den administrativen Bereichen des Unternehmens ca. 30 Prozent der Arbeitszeit verschwendet wird. Auf ein Jahr hochgerechnet entspricht dies 60 Arbeitstage Unproduktivität! Von den 60 Arbeitstagen werden der Studie zu Folge 12 Tage im Jahr allein mit Suchen verbracht! Wo in den Produktionsbereichen in den vergangenen Jahren Produktivitätssteigerungen von ca. 15 Prozent erreicht wurden, so hängt im administrativen Bereichen die Steigerung der Produktivität gemessen am gleichen Zeitraum spürbar nach und kommt gerade einmal auf runde 9 Prozent. Gute Gründe, um auch in den administrativen Bereichen die Produktivität zu erhöhen. Lesen Sie im Folgenden, wie die 5S Methode / 5S Büro zur Produktivitätssteigerung auch in der Administration erfolgversprechend eingesetzt werden kann.
Welche Ziele verfolgen 5S Büro und Clean Desk Policy?
Die wohl wichtigste Intention, welche die Clean Desk Policy als auch die 5S Methode Büro verfolgen, ist die langsame Sensibilisierung der Mitarbeiter in Bezug auf Zeitfresser, Arbeitsqualität und ungeplante Kosten im eigenen Tätigkeitsumfeld. Der Intention stehen die Erfolgspotenziale einer Neuorganisation des Arbeitsbereiches wie spürbare Arbeitsentlastung, verschärfter Ordnungssinn und Raumgewinn gegenüber. Zusätzlich schafft eine logische und transparente Arbeitsplatzorganisation solide Grundlagen für ein gutes Betriebsklima und Zusammenarbeit der Teams. Das Image des Unternehmens wird von Mitarbeitern meist nach dem eingestuft, was die Mitarbeiter um sich herum wahrnehmen. So können ordentliche Büros nach dem 5S-Prinzip das Image des Unternehmens aufwerten und die Clean Desk Policy kann viel dazu beitragen.
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Wo liegt der Ursprung der 5S Methode?
Ursprünglich geht die 5S Methode Büro zurück auf den Entwurf des Produktionssystems des japanischen Automobilherstellers Toyota. Daher wird die 5S Methode mit den Begriffen Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke bezeichnet. Übersetzt bedeutet das: Sortieren - Setzen und anordnen - Standardisierung - Sauberkeit - Selbstdisziplin. Nachdem sich die 5S Methode in zahlreichen Produktionsstätten erfolgreich etabliert hat, hielt diese anschließend auch Einzug in den Dienstleistungssektor. Unter dem Stichwort 5A Methode wurde die 5S Methode vom wertschöpfenden Bereich nun auch auf administrative Unternehmensbereiche, wie dem Büro, zur Schaffung von sauberen und ordentlichen Arbeitsplätzen (Clean Desk) übertragen.
Die 5A Methode bzw. 5S Methode Büro bedeuten die 5 Schritte des Clean Desk. Sie stehen für Aussortieren, Anordnen, Arbeitsplatz säubern, Anordnung standardisieren und alle Schritte erhalten und verbessern. Werden die Schritte der 5A Methode verfolgt, so führt dies zu einem besser geordnetem Grundzustand im Verantwortungsbereich des Mitarbeiters. Aber was bedeuten die unterschiedlichen Schritte der 5A Methode im Detail und wie können diese von den Mitarbeitern umgesetzt werden?
Schritt 1 der 5A Methode / 5S Methode Büro – Aussortieren nicht benötigter Gegenstände
Ganz nach dem Motto – hier trennt sich die Spreu von dem Weizen, so sollten Sie im ersten Schritt von 5S Büro bzw. der 5A Methode die in Ihrem Arbeitsbereich benötigten Gegenstände von den überflüssigen trennen. Betrachten Sie dabei Ihre Arbeitsumgebung und schauen Sie sich die Gegenstände Ihres Arbeitsplatzes hinsichtlich Anordnung, Anzahl, Art und Umfang genau an. Folgende Punkte sind gute Indizien für überflüssige Gegenstände:
- Dopplungen: zu viele Stifte, Lineale, Hefter, Datenträger usw.
- Unbrauchbare Gegenstände: nicht funktionierende Stifte, eingetrocknete Tinte, unlesbare Lineale, entleerte Batterien usw.
- Verschmutzte Aufbewahrungsboxen oder Kisten
- Übermäßig stark gefüllte, sich nicht mehr öffnende Aktenordner
Praxis-Tipp – Nutzen Sie die sogenannte „RED TAG-Methode“ bei besonders hartnäckigen Fällen:
Im Falle, dass sich Mitarbeiter nicht von „lieb-gewonnenen“ jedoch unnützen Gegenständen trennen können, können Sie zur Überzeugung Ihrer Mitarbeiter als Hilfsmittel die „Rote Karte“ (RED TAG) nutzen. Bei dieser Methode markieren Sie die Gegenstände mit roten Klebepunkten oder Klebezettel, bei denen noch eine gewisse Ungewissheit über die Nutzungsnotwendigkeit besteht. Die markierten Gegenstände werden über einen vorab gemeinsam definierten Zeitraum aufbewahrt. Wurden die Gegenstände in dem festgelegten Zeitraum nicht genutzt, sind diese für den Arbeitsbereich überflüssig und können aussortiert werden.
Schritt 2 der 5A Methode – Anordnen der benötigten Gegenstände
Im nächsten Schritt der 5A Methode / 5S Methode Büro kümmern Sie sich um die nach dem Aussortieren verbliebenen Gegenstände. Überlegen Sie sich dabei, wie Sie die verbliebenen, benötigten Gegenstände sinnvoll und optimal an Ihrem Arbeitsplatz anordnen können. Bei gemeinsam genutzten Hilfsmitteln oder im Bürolager empfiehlt es sich, dass Sie die Gegenstände entsprechend beschriften oder markieren, um diese immer an denselben Orten wieder zu finden. Nachfolgende Fragen helfen Ihnen die Gegenstände sinnvoll anzuordnen:
- Finden Sie die Gegenstände, welche Sie zur täglichen Arbeit benötigen, in greifbarer Nähe?
- Finden Sie alles auf Anhieb oder müssen Sie erst andere Gegenstände zur Seite räumen?
Praxis-Tipp – Nachhaltiger Erfolg durch die „5 Minuten Regel“
Um einen nachhaltigen Erfolg zu erzielen, wenden Sie die 5 Minuten Regel an. Dabei soll sich jeder Mitarbeiter einmal am Tag 5 Minuten Zeit nehmen, um an seinem Arbeitsplatz eine Verbesserung der Ordnung zu schaffen.
Schritt 3 der 5A Methode – Arbeitsplatz säubern
Im nächsten Schritt von 5S Büro sollen der Arbeitsplatz sowie die Arbeitsmittel in einen sauberen Zustand gebracht werden. Ein ordentlicher und sauberer Arbeitsplatz sieht am Ende nicht nur gut aus, sondern macht auch einen guten Eindruck auf Besucher und hilft neuen Mitarbeitern sich schnell zu orientieren. Wenn es sich bei der Säuberung um einen EDV Arbeitsplatz oder ein Bereich des Lagers handelt, so bietet es sich an eine kurze Dokumentation oder Beschreibung der Pflegetätigkeit anzufertigen und auszuhängen.
Schritt 4 der 5A Methode – Anordnung standardisieren
Beziehen Sie nun Ihre Kollegen in die 5S-Methode mit ein und weiten Sie Ihren Aktionsradius aus! Standardisieren Sie dabei die positiven Ergebnisse der Anwendung von 5S Büro Ihres Arbeitsplatzes und übertragen Sie diese auf andere ähnliche Arbeitsplätze. Legen Sie dabei auch Regeln und Verantwortlichkeiten für die gemeinsam genutzten Arbeitsflächen und Utensilien wie dem Schrank im Besprechungszimmer, der Druckertisch, Fensterbänke etc. fest.
Schritt 5 der 5A Methode – Alles erhalten und verbessern
Bravo – Sie haben die 5S Methode Büro bereits sicher in Ihrer Arbeitsumgebung eingeführt! Jetzt gilt es diesen Standard dauerhaft zu erhalten und wenn möglich zu verbessern. Wichtig für den dauerhaften Erfolg ist dabei die Selbstdisziplin, um nicht wieder in das alt bekannte Chaos am Arbeitsplatz zu verfallen. Schritt 5 – alle Standards erhalten und verbessern verhindert, dass Sie wieder in alte Muster zurückfallen und sich erneut Unordnung ausbreitet. Als Motivationsschub können Sie hierfür Bilder Ihres Arbeitsplatzes bzw. Ihrer Büroorganisation im Vorher/Nachher-Vergleich aufhängen oder aber einen kleinen Wettbewerb für den effektivsten, organisiertesten Arbeitsplatz veranstalten.
Praxis-Tipp – Ein wirksamer Datenschutz erfordert zwingend eine „Clean Desk Policy“
Um Vertraulichkeit und Datenschutz zu gewähren, ist die Clean Desk Policy eine zwingend notwendige Maßnahme. Dokumente, die nicht offen auf dem Schreibtisch liegen oder Daten, die nicht ohne Weiteres im PC eingesehen werden können, können auch vom Kollegen oder, falls vorhanden, vom öffentlichen Publikumsverkehr nicht eingesehen werden. Diese Anforderung ist im Übrigen unabhängig vom Arbeitsplatzkonzept zu befolgen.
Wie können Sie Ihren Handlungsbedarf zur 5S Methode Büro überprüfen? Mit diesen Fragen!
- Sie sind in Ihrem Arbeitsumfeld schon einmal über am Boden abgestellte Gegenstände wie Kartons, Ordner oder Ähnlichem gestolpert?
- In Ihrem Büro stehen Pakete, Kartons oder Boxen mit unklarem Inhalt und keiner fühlt sich verantwortlich?
- Bleiben Tassen, Teller oder Flaschen häufiger für eine unbestimmte Zeit auf dem Schreibtisch stehen?
- Ist es bei Ihnen bereits vorgekommen, dass Sie auf Ihrem Schreibtisch Arbeitsutensilien oder Dokumente gefunden haben, von denen niemand wusste, wem diese gehörten?
- Sahen Sie Ihre Mitarbeiter oder Kollegen schon häufiger auf der Suche nach Arbeitsmittel, Drucksachen oder anderen Dingen durch das Büro eilen?
- Stehen in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes Aktenordner mit unklarem Inhalt?
- Horten Sie des Öfteren Stifte, Tacker, Locher oder andere Arbeitsutensilien Ihres im Urlaub befindlichen Kollegen auf Ihrem Schreibtisch?
- Haben Sie schon einmal den Verbandskasten gesucht und mussten mit Erschrecken feststellen, dass der benötigte Inhalt leider fehlte?
- Hat Ihr PC bereits die Fehlermeldungen „Ihr System ist ausgelastet“ oder „Desktopreinigung, nachfolgende Programme wurden lange nicht verwendet“ oder aber „Sie haben zu viele Dienste im Hintergrund aktiv“ angezeigt?
Trotz oder gerade wegen der Clean Desk Policy ist Folgendes zu beachten
Geht man der Frage nach „Was finden Sie an Ihrem Arbeitsplatz das Wichtigste?“, dann gehen die Meinungen oft auseinander. Niederländische Forscher haben eine Studie erhoben, um genau dieser Frage nachzugehen. Mit dem Ergebnis, dass rund die Hälfte der Befragten das „Zuhause-Gefühl“ am Arbeitsplatz als wichtigsten Faktor einschätzen. Diese Aussage relativiert jedoch den Clean Desk Gedanken. Eine weitere Studie der Fakultät für Psychologie der Universität von Exeter (UK) zeigte, dass Mitarbeiter, welche Ihren Arbeitsplatz selbst gestalten durften, eine 32 Prozent höhere Produktivität aufwiesen, als diejenigen Mitarbeiter, welche an einem rein funktionalen und spärlich eingerichteten Arbeitsplatz arbeiten. Konnten diese Mitarbeiter Ihren Arbeitsplatz im Anschluss selbst gestalten und mit Bildern als auch Pflanzen einrichten, so zeigte sich auch hier eine deutliche Erhöhung der Produktivität.
Aus diesen Ergebnissen lässt sich schlussfolgern, dass ein ordentliches und aufgeräumtes Büro aus betrieblicher Sicht sinnvoll ist. Aus psychologischer Sicht müssen jedoch noch weitere Variablen berücksichtigt werden. Entscheidend für den Erfolg ist, dass Mitarbeiter Einfluss auf die persönliche Gestaltung ihres Arbeitsplatzes haben müssen und demnach auch auf die Art der Umsetzung der Clean Desk Policy. Holen Sie also bei der Erstellung der Clean Desk Policy Ihre Mitarbeiter ins Boot – machen Sie aus Betroffenen Beteiligte!
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Ordnung muss sein und das auch in Ihrem PC
Was für den analogen Arbeitsplatz, Ihren Schreibtisch, gilt, sollte auch im digitalen Bereich, Ihrem PC, Anwendung finden. Um effizient arbeiten zu können ist auch ein regelmäßiges Aufräumen im digitalen Umfeld von Nöten! Die Unordnung auf Ihrem Schreibtisch fällt direkt auf, die Unordnung in Ihrem PC ist jedoch nicht gleich ersichtlich und das Aufräumen wird daher gerne hinausgezögert. Beachten Sie folgende Besonderheiten beim digitalen Aussortieren nicht gebrauchter Inhalte und das Aussortieren geht einfach von der Hand:
- Überprüfen Sie, welche installierten Programme Sie auf der Festplatte Ihres PC wirklich benötigen
- Löschen Sie die unnötigen Dateien, die sich in Ihren temporären Ordnern (Temp Ordner) angesammelt haben
- Speichern Sie Dateien, welche Sie nicht für Ihre tägliche Arbeit brauchen auf ein externes Archivmedium (CD, DVD, usw.)
Auch für ein effektives Anordnen von Dateien im PC gibt es sinnvolle Möglichkeiten:
- Schaffen Sie eine Struktur und bauen Sie ein systematisches und übergreifendes Ablagesystem mit ineinander geschachtelten Ordnern (Foldern) sowie Dateien (Files)
- Legen Sie Verknüpfungen an, um auf wichtige Dateien, Ordner oder Programme einen schnellen Zugriff zu haben.
Um nicht wieder in alte Muster der Unordnung zu verfallen, sollten Sie die Umsetzung der 5S Methode stetig durch sogenannte 5S Audits überprüfen.
5S Schulung und 5S Seminar
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Ich helfe Ihnen gerne weiter!
Kati Schäfer
Produktmanagement Training & PRO SYS
Tel.: 07231 92 23 91 - 29
E-Mail: kschaefer@vorest-ag.de
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