IFS Logistics 3 im Überblick

Für Logistikunternehmen (Lagerung und Transport) wird eine Zertifizierung nach IFS Logistics immer wichtiger, da insbesondere Kunden aus den Lebensmittel- und Household and Personal Care-Branchen eine Zertifizierung fordern. Auch der IFS Logistics hat sich an die letzte Neuerung des IFS Food angepasst. Der Aktualisierungs- und Verbesserungsbedarf aus der letzten Version 2018 sowie die übergeordneten Anforderungen der GFSI sind dabei mit eingeflossen. Zudem erfolgten eine Bereinigung von Lücken und die Klarstellung der Anforderungen. Der neue Standard IFS Logistics 3 ist seit dem 30.11.2024 verpflichtend. Bei neuen Versionen der Standards wird vermehrt auf die großen Änderungen eingegangen. Wir möchten auch die kleinen Unterschiede betrachten. Der Fokus liegt auf der betrieblichen Umsetzung bzw. darauf, welche Anforderungen einer intensiveren Bearbeitung bedürfen.

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IFS Logistics 3 - Anforderungen und Aufbau

Mit IFS Logistics 3 können Unternehmen ihre Lieferkette effizienter steuern, die Kosten senken und die Lieferzeiten schließlich verkürzen. Es bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Transporten, Lagern, Beständen und vielem mehr. Zusätzlich zu dem Standard IFS Logistik sollten Sie sich die Vergleichstabelle Version 2.3 / Version 3 und die Doktrin zum Standard downloaden.

Ein kurzer Faktencheck:

132 Anforderungen vorher 159
19 neue Anforderungen
51 zusammengelegte Anforderungen
1 KO wurde gestrichen
1 KO ist neu
3 modifizierte KO

Der IFS Logistik Standard ist in 4 Teile unterteilt:

Teil 1: Zertifizierungsprotokoll
Teil 2: Liste der Auditanforderungen
Teil 3: Anforderungen an Akkreditierungsstellen, Zertifizierungsstellen und Reviewer
Teil 4: Berichtswesen, Software und IFS Datenbank

Teil 1: IFS Food Zertifizierungsprotokoll

Das Zertifizierungsprotokoll des IFS Food wurde an die neue Struktur der Standarddokumente angepasst und trägt somit zur Harmonisierung bei. Die Anpassung an die GFSI Benchmarking-Anforderungen, den neuen Codex Alimentarius und ISO 22003-2 sind Schwerpunkte bei der Überarbeitung. Der Geltungsbereich des IFS Logistics wurde erweitert um die Einführung von logistischen Verarbeitungsdienstleistungen wie z.B. die

einfache Sortierung von Obst und Gemüse nach qualitativen Gesichtspunkten, d.h. ohne Manipulation wie Schneiden oder Wegschneiden.
Etikettierung im Hinblick auf die Anbringung vorhandener Etiketten auf verpackten Produkten, die für den Endverbraucher bestimmt sind (wichtig: das Etikett liegt in der Verantwortung des Kunden).

Einfache Sortierungen heißt dabei auch, dass eine maschinelle Verpackung nicht gestattet ist. Das Wort „Verpackung“ ist im Geltungsbereich verboten! Futtermittel ist als neuer Produktscope hinzugekommen. Müllereinebenprodukte, Ölsaaten, Hülsenfrüchte etc. sowie tierische Nebenprodukte wie Fischmehl, Knochenmehl etc., fallen nicht darunter, da diesen anderen gesetzlichen Anforderungen unterliegen.

Hinzugekommen im Standard IFS Logistics 3 sind ebenfalls die Logistikunternehmer, die:

auch ohne eigene Lastwagen/Lager den Transport organisieren und
die kurzfristige Lagerung und/oder den Transport von Containern im eigenen Containerpark anbieten.

Ebenfalls gibt es Neuerungen im Bereich Einführung von teilweise ausgelagerten logistischen Verarbeitungsdienstleistungen. Hierzu sind unter 4.2.4 drei neuen Anforderungen beschrieben. Auf dem Zertifikat findet sich dann der folgende Satz: "Neben der eigenen logistischen Verarbeitungsdienstleistung hat das Unternehmen die logistische Verarbeitungsdienstleistung teilweise ausgelagert".

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Cross-Docking

Cross-Docking (bestandsloses Distributionsverfahren) wird in der Regel unverzüglich durchgeführt, ohne Lager- oder Handhabungszeiten. Waren werden nicht mehr traditionell gelagert, sondern direkt umgeschlagen und zum Kunden gebracht.

Bedingungen für die Zertifizierungseinbindung sind u.a.:

dieselbe juristische Person
außerhalb des Standortes
steht unter der Verwaltung der Hauptsitze
nur Teiloperationen werden durchgeführt

Der Ausschluss einer dezentralen Struktur ist zulässig, wenn es sich um ein bestimmtes Produkt handelt (z. B. Molkereiprodukte, die über eine Cross-Docking-Plattform abgewickelt werden) und dieses Produkt nicht Teil des Prüfungsumfangs ist. Unangekündigte Audits finden wie gehabt alle 3 Jahre statt. 10 Tage, sogenannte Blackoutperiod, können sich auf 3 Zeiträume verteilen.

Auditdauer nach IFS Logistics 3

Die Auditdauer für die Zertifizierung nach IFS Logistics beträgt einen Tag (8h). Mindestens 50 % der Gesamtdauer des IFS-Audits sind dabei für die Bewertung vor Ort (in den Arbeitsbereichen des Standorts) vorgesehen. Für ein kombiniertes Audit mit IFS Broker beträgt die Auditdauer 10 Stunden. Die Auditzeit kann verlängert, aber auch reduziert werden.

0,25 Tage Reduktion bei: Unternehmen, die nur eine Dienstleistung (Transport oder Lagerung) anbieten. Außerdem bei weniger als 50 Mitarbeitern.
0,5 Tage Reduktion bei: Kombinierten IFS-Audits und bei Multisite Audits möglich.
Aber auch eine Auditzeiterhöhung ist möglich bei: Erstaudits, Größe des Standortes, Anzahl von Dienstleistern, Anzahl von Logistikeinheiten, Abweichungen beim letzten Audit

Zusätzlich zur berechneten Auditdauer (NEU) wird mindestens folgende Zeit hinzugefügt:

zwei (2) Stunden für die Auditvorbereitung
0,5 Tage (vier (4) Stunden) für das Verfassen des Auditberichts

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Kursformen

Zertifikat

Informationen

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IFS Bewertungssystem

Das Bewertungssystem unterteilt sich in die Bewertung von „Normalen“ Anforderungen und in die Bewertung von KO-Kriterien. Nichtkonformitäten sind nach wie vor: Major und KO mit den entsprechenden Folgen.

Im IFS Logistik Standard sind die nachfolgenden sechs (6) Anforderungen als KO-Anforderungen definiert:
1.2.1 Verantwortung der Unternehmensleitung (vormals 1.2.7)
2.2.1.1 Risikomanagementsystem
2.2.3.6 CCP Monitoring
4.1.3 Kundenvereinbarung - NEU
5.1.1 Interne Audits
5.9.2 Korrekturmaßnahmen

Bei den KO Kriterien Bewertung ist als Abweichung nur ein B möglich und es gibt keine Punkte. Bei der Produktion mit mehreren Standorten bzw. einer zentralen Verwaltung: Abweichungen, die im Hauptsitz / der zentralen Verwaltung festgestellt wurden, können nicht in den Auditberichten der einzelnen Produktionsstandorte geändert werden. Abweichungen können beispielsweise auf eine Nichtkonformität abgewertet werden, nicht aber behoben oder verbessert werden, um eine bessere Bewertung zu erzielen.

IFS Bewertungsschema für IFS Logistics

Maßnahmenplan

Der Maßnahmenplan muss spätestens 2 Wochen nach dem letzten Audittag im Unternehmen vorliegen. Das Unternehmen muss dabei folgendes angeben:

Nachweise für die Umsetzung der Korrekturen sowie vorgeschlagene Korrekturmaßnahmen für alle Abweichungen (B (NEU), C, D), KO-B-Bewertungen und für Nichtkonformitäten (Major- oder D-Bewertung einer KO-Anforderung), die vom Auditor festgestellt wurden.
Verantwortlichkeiten und Umsetzungsfristen sowohl für Korrekturen als auch für Korrekturmaßnahmen.

Alle Korrekturen / Korrekturmaßnahmen müssen zusätzlich in englischer Sprache übersetzt werden vom Unternehmen. Die Korrekturnachweise müssen vier Wochen nach dem Audit (Letzter Audittag) mit dem Maßnahmenplan eingereicht werden.

Beispiele für akzeptable Nachweise für die Umsetzung von Korrekturen:

Schulungsaufzeichnungen
Aktualisierte Verfahren mit rückverfolgbaren Änderungen
Vorher- und Nachher-Bilder
Nachweis (z. B. E-Mail) der Übermittlung von Unterlagen an das zuständige Personal
Interner Audit- oder Inspektionsbericht
Rechnungen für Reparaturen. Angebote für Reparaturen werden nicht akzeptiert, da sie nur den Nachweis der Absicht zur Korrektur, nicht aber den Nachweis der Korrektur liefern
Neues Überwachungsverfahren (z. B. bei beschädigter Infrastruktur)
Ein aktualisiertes Dokument kann ggf. den Nachweis einer Schulung und/oder Kommunikation für Mitarbeiter des Unternehmens erfordern, falls andere Mitarbeiter/Abteilungen damit arbeiten müssen.