Interne Audits - Anforderungen der Lebensmittelstandards

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Interne Audits sind ein zentraler Bestandteil der Lebensmittelstandards, um die Einhaltung der Normvorgaben sicherzustellen. Jedes Jahr aufs Neue steht ein internes Audit an - ein unverzichtbarer Bestandteil im Lebensmittelsicherheitsmanagement, aber nicht immer das Lieblingsthema im Unternehmen. Während allen klar ist, dass ohne interne Audits kein Zertifizierungsaudit bestanden wird, sorgt die Ankündigung dennoch oft für Augenrollen. Wer möchte schon das Gefühl haben, unter dem Mikroskop zu stehen?

Die Vorbereitung wird zusätzlich dadurch erschwert, dass Standards wie IFS Food (Version 8), BRCGS (Version 9) oder FSSC (Version 6) regelmäßig aktualisiert und Anforderungen dabei verschärft werden. So kommt es nicht selten vor, dass der Auditor beim Zertifizierungsaudit neue Anforderungen aufgreift, die dem Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) nicht mehr präsent sind. Deshalb sind interne Audits nicht nur Pflicht, sondern ein wichtiger Schlüssel, um Änderungen rechtzeitig zu erkennen, Abweichungen zu beheben und sicherzustellen, dass alle Standards eingehalten werden. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die zentralen Anforderungen, die aktuelle Lebensmittelstandards an interne Audits stellen, und darauf, warum diese für den Erfolg eines jeden Unternehmens in der Lebensmittelbranche unverzichtbar sind.

Anforderungen des IFS Food Version 8

Ein internes Auditprogramm muss dokumentiert, umgesetzt und laufend aufrechterhalten werden, um sicherzustellen, dass die Anforderungen des IFS-Standards vollständig abgedeckt sind. Die Audits werden jährlich geplant, und ihre Durchführung darf maximal 15 Monate in Anspruch nehmen. Auf Basis einer unternehmensinternen Risikobewertung werden kritische Bereiche, die besonders relevant für Lebensmittelsicherheit und Produktqualität sind, häufiger überprüft. Dabei sind auch externe firmeneigene oder angemietete Lagerflächen einzubeziehen. Die Auditoren müssen qualifiziert sein und dürfen keine Interessenkonflikte mit dem geprüften Bereich haben. Alle internen Audits sind vollständig zu dokumentieren, und die Ergebnisse werden sowohl der Unternehmensleitung als auch den Verantwortlichen der betroffenen Abteilungen mitgeteilt. Festgestellte Konformitäten, Abweichungen und Nichtkonformitäten sind ebenfalls zu dokumentieren und an die relevanten Ansprechpartner weiterzugeben.

Wichtig: Die Anforderungen des IFS Food-Standards können je nach Veröffentlichungsdatum von denen anderer Standards der IFS-Familie abweichen.

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Anforderungen des BRCGS Food 9

Das Unternehmen muss nachweisen, dass es den Lebensmittelsicherheitsplan, die Anforderungen des globalen Lebensmittelsicherheitsstandards sowie die Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsmanagementsysteme wirksam überprüft.

3.4.1 Internes Auditprogramm

Es muss ein geplantes Programm für interne Audits nach den Lebensmittelstandards existieren, das mindestens vier Audittermine pro Jahr umfasst, gleichmäßig über das Jahr verteilt. Die Auditfrequenz für jede Aktivität soll den entsprechenden Risikofaktoren sowie den Ergebnissen vorheriger Audits angepasst sein. Sämtliche Prozesse, die im Lebensmittelsicherheits- und Qualitätssystem relevant sind – insbesondere solche, die die Lebensmittelsicherheit, Authentizität, Legalität und Qualität betreffen – sind mindestens einmal jährlich zu auditieren. Das Auditprogramm muss dabei mindestens folgende Bereiche abdecken (nicht abschließend):

Den HACCP- bzw. Lebensmittelsicherheitsplan, einschließlich der Umsetzung
Präventivprogramme
Lebensmittelschutz sowie Pläne zur Vermeidung von Lebensmittelbetrug

Jedes Audit muss einen klar definierten Umfang besitzen und auf eine spezifische Aktivität oder einen bestimmten Abschnitt des HACCP- bzw. Lebensmittelsicherheitsplans ausgerichtet sein.

3.4.2 Anforderungen an Auditoren

Die internen Audits müssen von qualifizierten und kompetenten Auditoren durchgeführt werden, die unabhängig von den zu auditierenden Bereichen agieren.

3.4.3 Umsetzung und Dokumentation

Das Unternehmen muss das interne Auditprogramm vollständig umsetzen und die Auditberichte sorgfältig dokumentieren. Diese Berichte sollen sowohl Konformitäten als auch Abweichungen beinhalten, gestützt durch objektive Nachweise. Die Ergebnisse sind den Verantwortlichen der jeweiligen Aktivitäten mitzuteilen. Abweichungen sind entsprechend den Vorgaben in Abschnitt 3.7 (korrigierende und vorbeugende Maßnahmen) zu behandeln. Zudem sind Korrektur- und Präventivmaßnahmen mit klaren Fristen zu vereinbaren und deren Umsetzung zu überwachen. Eine Zusammenfassung der Auditergebnisse wird in der Managementbewertung (Abschnitt 1.1.4) besprochen.

3.4.4 Weitere Inspektionsprogramme

Zusätzlich zu den internen Audits muss es ein dokumentiertes Programm für regelmäßige Inspektionen geben, das sicherstellt, dass die Fabrikumgebung und alle Verarbeitungsgeräte für die Lebensmittelproduktion in einem geeigneten Zustand bleiben. Diese Inspektionen umfassen mindestens:

Hygieneinspektionen, um die Reinigung und Betriebsführung zu beurteilen
Gebäudeinspektionen, um potenzielle Produktgefahren aus dem Bau oder den Geräten zu identifizieren

Die Häufigkeit dieser Inspektionen hängt von den jeweiligen Risiken und möglichen Änderungen ab, die die Lebensmittelsicherheit beeinflussen könnten. In Bereichen mit offenen Produkten dürfen sie jedoch nicht seltener als einmal pro Monat durchgeführt werden. Die Inspektionsergebnisse sind den verantwortlichen Mitarbeitern mitzuteilen. Korrekturmaßnahmen sowie Fristen für deren Umsetzung sind festzulegen und ihre Umsetzung zu verifizieren. Eine Zusammenfassung der Ergebnisse fließt ebenfalls in die Managementbewertung (Abschnitt 1.1.4).

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Anforderungen der Lebensmittelstandards an interne Audits - FSSC 22000 Version 6

9.2.1 Die Organisation muss regelmäßig interne Audits durchführen, um sicherzustellen, dass das Lebensmittelsicherheitsmanagementsystem (FSMS) den Anforderungen entspricht. Diese Audits sollen zeigen, ob:

a) die internen Anforderungen der Organisation sowie die Anforderungen dieses Standards erfüllt werden, und
b) das FSMS effektiv umgesetzt und fortlaufend aufrechterhalten wird.

9.2.2 Die Organisation muss ein oder mehrere Auditprogramme planen, erstellen, umsetzen und kontinuierlich pflegen. Diese Programme sollten auf den Bedarf und die Priorität der jeweiligen Prozesse abgestimmt sein und dabei folgende Aspekte berücksichtigen:

Auditplanung und Häufigkeit: Die internen Audits nach den Lebensmittelstandards sind je nach Wichtigkeit der Prozesse, Veränderungen im FSMS sowie den Ergebnissen früherer Überwachungen, Messungen und Audits in passenden Abständen durchzuführen.
Auditkriterien und -umfang: Für jedes Audit müssen klare Kriterien und ein definierter Umfang festgelegt werden.
Kompetente Auditoren: Die Organisation hat sicherzustellen, dass die Audits von qualifizierten und unabhängigen Auditoren durchgeführt werden, um die Objektivität und Unparteilichkeit des gesamten Auditprozesses zu gewährleisten.
Berichterstattung der Ergebnisse: Die Ergebnisse der Audits sind sowohl der Lebensmittelsicherheitsgruppe als auch der zuständigen Leitung zu melden.
Dokumentation und Nachweise: Alle durchgeführten Audits und deren Ergebnisse sind in Form von dokumentierten Nachweisen zu archivieren.
Korrekturen und Korrekturmaßnahmen: Notwendige Korrekturen und Korrekturmaßnahmen sind innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens umzusetzen und zu überprüfen.
Überprüfung der Übereinstimmung mit den Zielen: Die Audits sollen auch bestätigen, dass das FSMS den Grundsätzen der Lebensmittelsicherheitspolitik (siehe 5.2) und den festgelegten Zielen (siehe 6.2) entspricht.

Darüber hinaus müssen die Folgemaßnahmen der Organisation die Verifizierung der umgesetzten Maßnahmen und eine klare Berichterstattung der Verifizierungsergebnisse umfassen.

Diese Fragen aus dem Zertifizierungsaudit sind auch im internen Audit nützlich

Warum nicht einfach die Methoden der Zertifizierer übernehmen, um interne Audits noch effektiver zu gestalten? Ob mit einer detaillierten Auditfrageliste, einer klaren Übersicht der Anforderungen oder durch andere Ansätze – der IFS-Leitfaden zur Auditdurchführung bietet wertvolle Hilfsmittel, die man gut für sich selbst nutzen kann. Hier einige wichtige Fragen, die dabei helfen, das Auditprogramm auf den Prüfstand zu stellen:

Auditprogramm: Gibt es ein aktuelles, gut durchdachtes internes Auditprogramm?
Risikobasierte Planung: Wird der Auditplan auf einer soliden Risikobewertung aufgebaut?
Häufigkeit der Audits: Wurde die Häufigkeit der Audits aufgrund schlechterer Ergebnisse oder aufgetretener Risiken angepasst? Welche Faktoren spielen bei der Entscheidung, Audits häufiger durchzuführen, eine Rolle?
Verantwortlichkeiten: Wer übernimmt die Prüfung von zentralen Aspekten wie der Leitung und ihrer Verantwortung (Kapitel 1)?
Durchführung des Audits: Wie wird die Dauer der Audits festgelegt, und wie viel Zeit wird für jede einzelne Prüfung eingeplant? Welche Checklisten kommen zum Einsatz?
Ergebnisse und Kommunikation: Wie und wann sind die Ergebnisse den Verantwortlichen zu übermitteln? Werden diese so kommuniziert, dass Maßnahmen schnell ergriffen werden können?
Abhilfemaßnahmen: Werden Korrekturen und Abhilfemaßnahmen ausreichend dokumentiert? Gibt es feste Zeitrahmen für ihre Umsetzung und Verantwortliche für deren Überprüfung? Wird eine Ursachenanalyse durchgeführt, um tiefere Probleme zu identifizieren und langfristige Lösungen zu finden?
Berichterstattung an das Management: Wie und wann werden die Ergebnisse der Audits an das Management weitergegeben?

Ein internes Audit gilt als nicht ausreichend, wenn es kein klar strukturiertes Programm gibt, nicht alle relevanten IFS-Anforderungen überprüft werden oder wenn die Häufigkeit der Audits trotz identifizierter Risiken nicht erhöht wird. Auch wenn festgestellte Mängel nicht behoben sind, verliert das Audit an Wirksamkeit. Ein schwerwiegender Fehler liegt vor, wenn keine Dokumentation der Auditergebnisse vorliegt. Diese Punkte zeigen, wie wichtig es ist, interne Audits nicht nur als Pflicht zu sehen, sondern als eine wertvolle Chance, Prozesse kontinuierlich zu verbessern und Risiken frühzeitig zu erkennen.

Welche Qualifikation benötigen interne Auditoren für Lebensmittelstandards?

Viele kennen die Situation: Im Zertifizierungsaudit kommt plötzlich die Frage auf: „Welchen Nachweis können Sie über die Qualifikation Ihrer internen Auditoren erbringen? Haben auch Ihre Mitauditoren entsprechende Nachweise?“ Wenn externe Auditoren hinzugezogen werden, müssen auch deren Qualifikationen und Ausbildungsnachweise vorgelegt werden. Der IFS Food Standard verlangt, dass interne Auditoren sowohl kompetent als auch unabhängig von der auditierten Abteilung sind. Aber was genau muss man in einem internen Audit nach den Lebensmittelstandards und beim Zertifizierungsaudit als Nachweis bereithalten?

Wichtig ist ein klarer Überblick über die Auditoren, einschließlich ihrer Qualifikationen und einem strukturierten Plan für die internen Audits. Während der IFS Food von „sachkundigen“ Auditoren spricht, verlangt der BRCGS ausdrücklich ausgebildete interne Auditoren, und der FSSC 22000 fordert kompetente Auditoren. Die Begriffe „sachkundig“ und „kompetent“ werden oft gleichbedeutend verwendet, wobei eine formelle Ausbildung in den aktuellen Standards noch nicht zwingend vorgeschrieben ist. Allerdings ist es inzwischen üblich, dass im Zertifizierungsaudit nach Ausbildungsnachweisen gefragt wird.

Gerade wenn im Audit Schwächen im Verständnis der internen Auditprozesse oder der Umsetzung von Standards und Verfahren erkennbar werden - etwa im Hinblick auf den ISO 19011 Leitfaden für Audits - wird die Qualifikation der Auditoren schnell hinterfragt. Es wird daher immer wichtiger, dass die Qualifikationen der Auditoren gut dokumentiert sind und jederzeit transparent gemacht werden können.

Video: Welche Aufgaben hat ein interner Auditor?

Video: GMP Rundgänge und Audits

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Umgang mit Abweichungen und Nichtkonformitäten im internen Audit

Es wird kein internes Audit geben, in dem es keinerlei Abweichungen gibt. Der IFS Food verlangt, dass alle Konformitäten, Nichtkonformitäten, Abweichungen dokumentiert werden. Da ohnehin alle Standardinhalte und alle Bereiche zu auditieren sind, ist ein vollständiger Nachweis über den gesamten Standard sowie der Umsetzung im jeweiligen Bereich des Unternehmens erforderlich. Die Art der Berichterstattung ist nicht definiert. Hilfreich ab einer gewissen Umfänglichkeit der Prozesse und Bereiche, das interne Audit auf die betrieblichen Bereiche herunter zu brechen und für jeden Bereich die zutreffenden Auditanforderungen, einzusehenden Dokumente und Nachweise zu ermitteln, ggf. auch Auditfragen abzuleiten. Der IFS Food spricht von dokumentieren, der FSSC 22000 verlangt eine dokumentierte Information als Nachweis.

Der BRCGS verlangt objektive Nachweise, also auch die Angaben, was genau mit welchem Ergebnis eingesehen wurde. Damit wird die Identifikation der Verfahren und deren Verknüpfung über mehrere Bereiche verbindlich. Sowohl im BRC als auch im FSSC 22000 ist verankert, dass die Umsetzung der Korrekturmaßnahme verifiziert sein muss. Gute Auditpraxis ist es bei Abweichungen die Korrektur, die Ursachenanalyse dazu, danach die Korrekturmaßnahme zu identifizieren, jeweils mit Termin und Verantwortlichkeit. Dazu dann das Verfahren für die Verifizierung der Wirksamkeit der Korrekturmaßnahme mit Verantwortlichkeit und Termin. Korrekturen müssen je nach Risiko zeitnah terminiert sein.

Schlüsselfaktoren für ein effektives internes Audit

Für ein effektives internes Audit sind verschiedene Schlüsselfaktoren notwendig, um sicherzustellen, dass der Prozess sowohl effizient als auch im Einklang mit den relevanten Standards durchgeführt wird. Zuallererst ist es wichtig, dass interne Auditoren regelmäßig geschult werden. Diese Schulungen sollten sicherstellen, dass die Auditoren stets mit den aktuellen Anforderungen vertraut sind und die notwendigen Fähigkeiten haben, um Audits ordnungsgemäß durchzuführen. Die Auditoren selbst müssen nicht nur über fundiertes Fachwissen und Berufserfahrung verfügen, sondern auch die Fähigkeit besitzen, die jeweiligen Bereiche des Unternehmens objektiv und umfassend zu bewerten. Es ist entscheidend, dass sie in ihrer Arbeit unabhängig bleiben, um die Objektivität des Audits zu garantieren.

Jedes interne Audits nach den Lebensmittelstandards benötigt klare Zielvorgaben. Diese helfen dabei, den Fokus zu setzen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Bereiche übersehen werden. Ein strukturierter Plan, der die relevanten Ziele und Schwerpunkte festlegt, ist hierbei unverzichtbar. Für eine einheitliche und nachvollziehbare Dokumentation sind feste Vorlagen zu verwenden. Diese Vorlagen gewährleisten, dass alle erforderlichen Informationen korrekt und standardisiert festgehalten werden, was nicht nur für die Qualität des Audits, sondern auch für die spätere Auswertung wichtig ist. Ein gut organisiertes Auditprogramm ist ebenfalls notwendig. Dieses umfasst alle Teilaudits und sollte sicherstellen, dass die Ergebnisse klar an die Geschäftsleitung kommuniziert sind. Außerdem sollten diese Ergebnisse in das Managementreview einfließen, um die gesamte Unternehmensführung in den Verbesserungsprozess einzubeziehen. Ein detaillierter Auditplan ist ebenfalls unerlässlich. Er sollte den Zeitaufwand für jedes Audit realistisch abbilden und so sicherstellen, dass genügend Zeit für die gründliche Untersuchung jedes Bereichs eingeplant wird.