Lebensmittelstandards umsetzen - Verpflichtung der Leitung Lebensmittelsicherheit - HACCP - IFS

Die Haltung der obersten Leitung ist ein wesentlicher Aspekt im Hinblick auf die Lebensmittelsicherheit und die Umsetzung der Lebensmittelstandards. Nur wenn die Führungsebene die Bedeutung von Lebensmittelsicherheit verinnerlicht und entsprechend handelt, kann ein nachhaltiges System aufgebaut werden. Dazu sind dann eine klare Organisationsstruktur und Kommunikationswege notwendig, um ein Qualitätsmanagement von Produktsicherheit, Legalität und Qualität zu ermöglichen. Führung bedeutet dabei unter anderem kommunizieren und die Werte an alle Mitarbeiter weitergeben.

Qualitätspolitik als Basis zur Umsetzung der Lebensmittelstandards

Die Unternehmensphilosophie oder Qualitätspolitik ist die Basis für die Umsetzung der Anforderungen der GFSI Standards für Lebensmittelsicherheit und für Prozesse, die eine kontinuierliche Verbesserung der Lebensmittelsicherheit und des Qualitätsmanagements beinhaltet.

Inhalte der „Politik“ sind in den Anforderungen des IFS Food festgelegt und die Verordnung (EU) 2021/382 verankert diese gesetzlich. Darin werden die folgenden Punkte genannt:

Kommunikation
Ausbildung
Feedback der Mitarbeiter
Leistungsmessung

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BRCGS Food

Der BRCGS Food hat diese Punkte mit in seinen Lebensmittelstandard aufgenommen. Beispiele sind:

eine Mitarbeiterbefragung zum Thema Werte und Kultur
jährliche Mitarbeitergespräche (Einzelgespräche) und Anerkennungsprogramme
Feedback-Mechanismen (z.B. für Mitarbeiteranliegen)
Überprüfung der Ausbildung und Personalentwicklung
Teamarbeit (z.B. Beteiligung des Personals an der Festlegung von Produktsicherheitszielen)
wirksame Kommunikationsstrategien
Aktivitäten zur nachweislichen Aufrechterhaltung der Produktsicherheitsstandards

Der Lebensmittelstandard erwartet dabei, dass das Unternehmen einen Plan mit Zielvorgaben zur Erfüllung der o.g. Anforderungen aufgestellt hat. Zudem sollen entsprechende Aktivitäten in einem Aktionsplan aufgenommen und schriftlich dokumentiert werden, sodass ein Nachweis diesbezüglich besteht. Im Audit finden hierzu eine Sichtung der Unterlagen sowie eine Befragung der Mitarbeiter statt.

Die Unternehmensleitung muss Ziele für die Lebensmittelsicherheit und –qualität dabei so festlegen, dass sie der Verwirklichung der Politik dienen. Ziele müssen dabei so kommuniziert werden, dass die betreffenden Mitarbeiter (d.h. diejenigen deren Aufgaben die Produktsicherheit oder -qualität beeinflussen können) verstehen, was von ihnen verlangt wird. Die Bekanntgabe dieser Ziele hilft auch bei der Zuteilung von geeigneten Budgets und Ressourcen. Die Prüfer suchen dabei nach Nachweisen dafür, dass die Ziele vorhanden sind und den Mitarbeitern mitgeteilt wurden.

Was sind gute Ziele?

Gute Ziele sollen generell, nicht nur im Zusammenhang mit den Lebensmittelstandards, SMART sein:

spezifisch – klar und in direktem Zusammenhang mit den Zielen des Standorts in Bezug auf Produktsicherheit und Qualität
messbar – so dass der Standort den Fortschritt bewerten kann
ausführbar / erreichbar – realistische Ziele und ausreichende Ressourcen
relevant – zur Erhaltung und Verbesserung der Produktsicherheit und -qualität
erminiert / zeitlich begrenzt – entweder langfristig (z.B. während der gesamten Dauer der Zertifizierung) oder kurzfristig (z.B. innerhalb der nächsten 3 Monate). Die Zeitpläne oder Fristen sollten jedoch klar sein, damit der Standort die Möglichkeit hat Fortschritte zu überprüfen und falls erforderlich, die Aktivitäten zu ändern.

Pflichtbegründung Lebensmittelstandard IFS Food:

Geben Sie das Genehmigungsdatum der Unternehmenspolitik des Unternehmens an: [Datum der Genehmigung der Unternehmenspolitik].
Geben Sie die Daten an, zu denen die spezifischen Ziele im Zusammenhang mit der Unternehmenspolitik festgelegt wurden: [Datum der Festlegung der spezifischen Ziele].

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Interne Kommunikation

Wer soll an den Meetings teilnehmen?
Neben dem leitenden Managementteam können an der Sitzung auch Vertreter der folgenden Abteilungen teilnehmen, die für bestimmte Aktivitäten oder Maßnahmen zuständig sind, die im Meeting erörtert werden sollen.

Welche Themen sollen behandelt werden?
Die Standards (hier insbesondere der BRCGS) nennen bestimmte Tagesordnungspunkte, die in die Sitzung aufgenommen werden müssen:

das Protokoll der vorangegangenen Sitzung, um sicherzustellen, dass alle Maßnahmen innerhalb des angemessenen Zeitrahmens vorangekommen sind
Auditergebnisse, damit Nichtkonformitäten bzw. Abweichungen diskutiert und Maßnahmen vereinbart werden können
Kundenbeschwerden sowie Leistungsüberprüfungen von Kunden, um ein korrektes Vorgehen sicherzustellen, und um Trends zu bewerten
Vorfälle, Abhilfemaßnahmen, Ergebnisse außerhalb der Spezifikation und nicht konforme Materialien, um ergriffene Maßnahmen zu bewerten sowie erforderlichenfalls Folgemaßnahmen zu vereinbaren
Überprüfung der Verwaltung des HACCP-Systems
Erörterung des Managements bestehender oder neu auftretender Probleme im Zusammenhang mit dem Lebensmittelschutz und der Authentizität von Rohstoffen
Bedarf an Ressourcen
Überprüfung der Leistung im Hinblick auf die derzeitigen Ziele und die Festlegung neuer Ziele. Es ist besonders wichtig zu prüfen, warum ein Ziel nicht erreicht wurde, da dies sehr aufschlussreich sein kann und es ermöglicht, zukünftige Ziele (oder andere Maßnahmen wie der Plan für die Produktsicherheitskultur) auf die Bereiche zu konzentrieren, die relevant sind. Zudem ermöglicht es, zukünftige Ziele (oder andere Maßnahmen wie der Plan für die Produktsicherheitskultur) auf die Bereiche zu konzentrieren, die relevant und geeignet sind.
zusätzliche relevante Themen (falls erforderlich)

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Wie häufig sollen Meetings lt. Lebensmittelstandards stattfinden?

Von den Standards gibt es Vorgaben zu den verschiedensten Meetings, z.B. jährlich für das Managementreview. HACCP Meetings finden zumindest jährlich statt, mit vierteljährlichem Abgleich der Ziele, außerdem gibt es auch monatliche Meetings zu bestimmten Themen u.v.m.

Im Unternehmen sollte ein vordefinierter Zeitplan vorhanden sein, damit alle Teilnehmer im Voraus wissen, wann die Sitzungen stattfinden werden.

Wer schreibt der bleibt – Dokumentation ist angesagt

Aufzeichnungen zu den Meetings sind wichtig. Die Ausführlichkeit ist jedoch jedem selbst überlassen. Im Audit können folgende Abweichungen im Bereich der Qualitätspolitik auftreten: