Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln & Krisenmanagement

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In Deutschland ist die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln ein zentraler Bestandteil der Lebensmittelsicherheit. Bei aller Sorgfalt ist es nicht unmöglich, dass Fehler passieren. Nicht Jeder Fehler wird sich bis auf die Produktsicherheit auswirken. Für den Fall, dass doch…. bleiben nur Maßnahmen zur Krisenbewältigung. Leider hat niemand zu solch einem Zeitpunkt die Zeit Überlegungen über die nächsten Schritte anzustellen oder Schreiben an Behörden sowie Kunden zu kreieren. Es gilt also vorbereitet zu sein und die Rückverfolgbarkeit von jedem Lebensmittel zu gewährleisten. Bevor ein Blick in die Lebensmittelsicherheitsstandards geworfen wird, schauen Sie zuerst auf die rechtlichen Vorgaben.

Verordnung (EG) Nr. 178/2002 Basisverordnung

Im Artikel 14 sind die Anforderungen an die Lebensmittelsicherheit für Lebensmittelunternehmer formuliert:

Lebensmittel, die nicht sicher sind, dürfen nicht in Verkehr gebracht werden.
Lebensmittel gelten als nicht sicher, wenn davon auszugehen ist, dass sie
- gesundheitsschädlich sind,
- für den Verzehr durch den Menschen ungeeignet sind.

In den nachfolgenden Absätzen werden noch weitere Handlungsempfehlungen zu Entscheidungen über Rückruf bzw. Rücknahme gegeben.

Grundsatz: Ein Lebensmittel, welches nicht sicher ist, darf nicht in Verkehr gebracht werden.

Im Artikel 18 finden sich zudem Anforderungen zur Rückverfolgbarkeit:

Die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln und Futtermitteln, von der Lebensmittelgewinnung dienenden Tieren und allen sonstigen Stoffen, die dazu bestimmt sind oder von denen erwartet werden kann, dass sie in einem Lebensmittel oder Futtermittel verarbeitet werden, ist in allen Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen sicherzustellen.
Die Lebensmittel- und Futtermittelunternehmer müssen in der Lage sein, jede Person festzustellen, von der sie ein Lebensmittel, Futtermittel, ein der Lebensmittelgewinnung dienendes Tier oder einen Stoff, der dazu bestimmt ist oder von dem erwartet werden kann, dass er in einem Lebensmittel oder Futtermittel verarbeitet wird, erhalten haben.
Die Lebensmittel- und Futtermittelunternehmer richten Systeme und Verfahren zur Feststellung der anderen Unternehmen ein, an die ihre Erzeugnisse geliefert worden sind. Diese Informationen sind den zuständigen Behörden auf Aufforderung zur Verfügung zu stellen.

Grundsatz: Ein Rückverfolgbarkeitssystem ist einzurichten, mit dem Herkunft sowie Verbleib festgestellt werden kann.

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Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch – LFGB

Im nationalen Recht, dem LFGB, finden sich unter dem § 44 „Duldungs-, Mitwirkungs- und Übermittlungspflichten“ folgende Inhalte:

Ein Lebensmittelunternehmen oder ein Futtermittelunternehmen ist verpflichtet, den in der Überwachung tätigen Personen auf Verlangen Informationen, die es aufgrund eines nach Artikel 18 Absatz 2 Unterabsatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002, auch in Verbindung mit Artikel 5 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 767/2009, eingerichteten Systems oder Verfahrens besitzt und zur Rückverfolgbarkeit bestimmter Lebensmittel oder Futtermittel erforderlich sind, zu übermitteln.
Die in 1. Satz 1 oder 2. Artikel 18 Absatz 3 Satz 2 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002, auch in Verbindung mit Artikel 5 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 767/2009, genannten Informationen sind so vorzuhalten, dass sie der zuständigen Behörde spätestens 24 Stunden nach Aufforderung in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format elektronisch übermittelt werden können. Die zuständige Behörde kann im Einzelfall Ausnahmen von den Anforderungen des Satzes 2 zulassen, soweit dies zur Vermeidung unbilliger Härten für den Lebensmittel- oder Futtermittelunternehmer geboten erscheint und es mit den in § 1 Absatz 1 Nummer 1 genannten Zwecken vereinbar ist.

Grundsatz: Rückrufe/Rücknahmen sowie Befunde mit der Bewertung „unsicheres Lebensmittel“ sind binnen 24 Stunden an die örtlich zuständige Lebensmittelüberwachungsbehörde zu melden.

Auf Basis dieser rechtlichen Anforderungen, haben die Standardgeber der Lebensmittelsicherheitsstandards Anforderungen zu Verfahren und Nachweispflichten in Sachen Rückverfolgbarkeit und Krisenmanagement ausgeführt.

IFS Food 8 Teil 2 | 4.18 Rückverfolgbarkeit

In der IFS Food Version 8 behandelt Abschnitt 4.18 die Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit von Produkten. Dieser Abschnitt betont dabei die Notwendigkeit eines effektiven Rückverfolgbarkeitssystems, das es ermöglicht, Produkte entlang der gesamten Lieferkette zu verfolgen und zurückzuverfolgen. Ein solches System stellt sicher, dass im Falle von Produktrückrufen oder -beanstandungen schnell und effizient reagiert werden kann

System zur Rückverfolgung - Abschnitt 4.18.1 – KO Nr. 7

Ein System zur Rückverfolgung ist dokumentiert, umgesetzt und aufrechtzuerhalten, das die Identifizierung von Produktlosen sowie deren Beziehung zu Chargen von Rohwaren, Verpackungsmaterialien mit Lebensmittelkontakt und/oder Materialien mit rechtlichen und/ oder relevanten Informationen zur Lebensmittelsicherheit ermöglicht. Das System zur Rückverfolgung bezieht alle relevanten Aufzeichnungen mit ein:

Wareneingang
Verarbeitung in allen Schritten
Nutzung von Nachbearbeitung (Re-work)
Vertrieb.

Abschnitt 4.18.2 des IFS 8 zur Rückverfolgbarkeit der Lebensmittel

Das Rückverfolgbarkeitssystem, einschließlich Massenbilanz, ist mindestens einmal innerhalb eines 12-monatigen Zeitraums oder bei wesentlichen Änderungen zu testen. Die Muster repräsentieren dabei die Komplexität der Produktpalette des Unternehmens. Aufzeichnungen der Tests zeigen die Rückverfolgbarkeit in beide Richtungen (vom gelieferten Produkt zu Rohwaren und ebenso umgekehrt).

Abschnitt 4.18.3 zur Dauer der Rückverfolgbarkeit

Die Rückverfolgbarkeit von den Endprodukten zu den Rohwaren und zu den Kunden erfolgt in maximal vier (4) Stunden. Die Testergebnisse, einschließlich des Zeitrahmens für die Beschaffung der Informationen, sind aufgezeichnet und gegebenenfalls erforderliche Maßnahmen umgesetzt. Die Ziele des Zeitrahmens entsprechen den Kundenanforderungen, wenn weniger als vier (4) Stunden gefordert sind.

Abschnitt 4.18.4 zur Loskennzeichnung

Die Loskennzeichnung am End- und Zwischenprodukt, die eine eindeutige Rückverfolgung der Ware ermöglicht, erfolgt unmittelbar, wenn die Ware verpackt wird. Sofern erst zu einem späteren Zeitpunkt etikettiert wird, ist die zwischengelagerte Ware bereits mit der spezifischen Loskennzeichnung versehen. Die Mindesthaltbarkeitsdauer der etikettierten Ware wird dabei auf Basis des ursprünglichen Herstellungszeitpunktes festgelegt.

Abschnitt 4.18.5 zum Rückstellmuster

Wenn vom Kunden gefordert, werden Rückstellmuster, die repräsentativ für das Herstellungslos oder die Chargennummer sind, entsprechend gelagert und bis zum Ablauf des Verfallsdatums oder Mindesthaltbarkeitsdatums der Endprodukte aufbewahrt, wenn nötig auch noch für einen festgelegten Zeitraum nach Ablauf der Frist.

IFS Food 8 Teil 2 | 5.9 Umgang mit Produktrückrufen, Produktrücknahmen & Vorfällen

In der IFS Food Version 8 behandelt Abschnitt 5.9 den Umgang mit Produktrückrufen, Produktrücknahmen sowie Vorfällen. Dieser Abschnitt betont die Notwendigkeit eines effektiven Verfahrens.

Abschnitt 5.9.1 – KO Nr. 9 zum Umgang mit Produktrückrufen

Für den Umgang mit Rückrufen und Zwischenfällen sowie potenziellen Notfällen, die sich auf die Lebensmittelsicherheit, die Produktqualität, -legalität und -authentizität auswirken, ist ein wirksames Verfahren dokumentiert, umgesetzt und aufrechtzuerhalten. Dieses beinhaltet mindestens:

die Zuweisung von Verantwortlichkeiten
die Schulung der verantwortlichen Personen
den Entscheidungsfindungsprozess
die Benennung einer Person durch das Unternehmen, die permanent erreichbar ist und dabei die Befugnis hat, den erforderlichen Prozess zeitnah einzuleiten
eine aktuelle Notrufnummernliste, die Kundeninformationen, juristische Beratung sowie Erreichbarkeiten einschließt
einen Kommunikationsplan, der Kunden, Behörden und gegebenenfalls Verbraucher einbezieht.

Abschnitt 5.9.2 - Verfahren intern testen

Das Verfahren für den Rückruf/Rücknahme ist intern zu testen, wobei der gesamte Prozess abgedeckt wird. Diese Maßnahme wird innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten geplant und ihre Ausführung darf 15 Monate nicht überschreiten. Das Ergebnis des Tests ist im Hinblick auf eine kontinuierliche Verbesserung zu überprüfen.

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BRCGS Food 9 Teil 2 | 3.9 Rückverfolgbarkeit

Der Standort muss in der Lage sein alle Chargen von Rohmaterialien des Produkts (einschließlich Primärverpackungen) von ihrem Zulieferer durch alle Phasen der Verarbeitung und ebenfalls des Versands an ihren Kunden und zurück zu verfolgen.

BRCGS Abschnitt 3.9.1 zur Rückverfolgbarkeit der Lebensmittel

Der Standort muss über ein dokumentiertes Rückverfolgbarkeitsverfahren verfügen, das dazu dient, die Rückverfolgbarkeit bei allen Prozessen am Standort zu erhalten. Dies muss mindestens Folgendes beschreiben:

wie das Rückverfolgbarkeitssystem funktioniert
erforderliche Kennzeichnung und Unterlagen

Gegebenenfalls muss das Rückverfolgbarkeitssystem den gesetzlichen Anforderungen im Land des Verkaufs oder der vorgesehenen Verwendung entsprechen.

Abschnitt 3.9.2 - Rohmaterialien, Zwischenprodukte, etc.

Die Identifikation von Rohmaterialien (einschließlich Primärverpackungen), Zwischenprodukten/halbverarbeiteten Produkten, teilweise verwendeten Materialien, Endprodukten und Materialien, die noch geprüft werden müssen, muss angemessen sein, um die Rückverfolgbarkeit zu garantieren.

Abschnitt 3.9.3 - System zur Rückverfolgbarkeit testen

Der Standort muss das System zur Rückverfolgbarkeit der Lebensmittel für die gesamte Bandbreite an Produktgruppen testen, um zu gewährleisten, dass die Rückverfolgbarkeit vom Rohmaterialzulieferer (einschließlich der Primarverpackung) zum Endprodukt und zurück möglich ist. Bei Lebensmittelrohstoffen und Fertigprodukten (einschließlich bedruckter Verpackungen sowie Etiketten mit Informationen zur Lebensmittelsicherheit und zu gesetzlichen Bestimmungen) muss die Prüfung des Rückverfolgbarkeitssystems eine Mengenkontrolle/Massenbilanz umfassen.

Der Rückverfolgbarkeitstest muss eine Liste der Dokumente umfassen, auf die beim Test Bezug genommen wird, und die Verbindungen zwischen ihnen dabei klar aufzeigen. Der Test muss mit im Voraus festgelegter Häufigkeit stattfinden, und die Ergebnisse sind zur Überprüfung aufzubewahren. Der Test muss mindestens jährlich durchgeführt werden. Rückverfolgbarkeit sollte in vier Stunden möglich sein.

Abschnitt 3.9.4 Nacharbeiten

Wo Nacharbeiten oder Nachbearbeitungsvorgänge durchgeführt werden, muss die Rückverfolgbarkeit der Lebensmittel erhalten bleiben.

BRCGS Food 9 Teil 2 | 3.11 Management von Zwischenfällen, Produktrücknahme und Produktrückruf

Das Unternehmen muss gemäß BRCGS Food 9 über einen Plan sowie ein System verfügen, um Zwischenfälle auf effektive Weise zu managen und die effektive Rücknahme und den Rückruf von Produkten zu ermöglichen, sollte dies erforderlich sein.

Abschnitt 3.11.1 Krisenmanagement

Das Unternehmen muss über Verfahren verfügen, um Zwischenfälle sowie potenzielle Notfallsituationen, die Auswirkungen auf die Lebensmittelsicherheit, -authentizität, -legalität oder -qualität haben, auf effektive Weise zu melden und zu handhaben. Dies muss Notfallpläne umfassen, um die Produktsicherheit, -authentizität, -legalität und -qualität zu erhalten. Mögliche Zwischenfälle sind:

Störung von wichtigen Diensten wie Wasser, Energieversorgung, Transport, Kühlprozessen, Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Kommunikationswesen
Ereignisse wie Feuer, Flut oder Naturkatastrophen
böswillige Verunreinigung oder Sabotage (Stichwort Food Defense)
Produktkontamination, die darauf hinweist, dass ein Produkt möglicherweise unsicher oder illegal ist
Versagen von oder Angriff auf die Cyber-Security.

Wenn Produkte, die die Produktionsstätte bereits verlassen haben, möglicherweise von einem Zwischenfall betroffen sind, muss die Notwendigkeit der Rücknahme oder des Rückrufs in Erwägung gezogen werden.

Abschnitt 3.11.2 zu Produktrücknahme und Produktrückruf

Das Unternehmen muss über ein dokumentiertes Verfahren zur Produktrücknahme sowie zum Produktrückruf verfügen. Dies muss mindestens Folgendes umfassen:

Benennung von Schlüsselpersonal als Team für Rückrufmanagement mit klar definierten Verantwortlichkeiten
Richtlinien zur Entscheidungsfindung, ob ein Produkt zurückgerufen oder aus dem Verkehr genommen werden muss, und die darüber zu führenden Unterlagen
eine aktuelle Liste der wichtigsten Kontaktpersonen (einschließlich der Kontaktangaben außerhalb der Arbeitszeiten) oder Verweis auf den Aufbewahrungsort einer solchen Liste (z.B. Managementteam für den Rückruf, Notdienste, Zulieferer, Kunden, Zertifizierungsstelle, Vollzugsbehörden)
einen Kommunikationsplan einschließlich der zeitnahen Bereitstellung von Informationen für Kunden, Verbraucher und Vollzugsbehörden
Angaben zu externen Personen und Einrichtungen, die, wenn nötig, Rat und Unterstützung bieten (z.B. spezialisierte Labore, Regulierungsbehörden und Juristen)
einen Plan für das Management der Logistik von Produktrückverfolgbarkeit, Rückholung oder Entsorgung betroffener Produkte und Bestandsabgleich
einen Plan für das Erfassen der Zeitpläne für wichtige Aktivitäten
einen Plan für die Durchführung einer Grundursachenanalyse sowie für die Umsetzung von Verbesserungen, um ein Wiederauftreten zu verhindern. Die Durchführung des Verfahrens muss jederzeit möglich sein.

Abschnitt 3.11.3 - Management von Zwischenfällen

Die Verfahren zum Management von Zwischenfällen (einschließlich Rücknahme und Rückruf von Produkten) müssen mindestens einmal jährlich auf eine Art getestet werden, die deren effektives Funktionieren gewährleistet. Die Testergebnisse müssen aufbewahrt werden und Zeitangaben für die wichtigsten Aktivitäten enthalten. Die Ergebnisse des Tests und aller tatsächlichen Rückrufaktionen müssen für die Revision des Verfahrens sowie ggf. für die Umsetzung von Verbesserungen verwendet werden.

Abschnitt 3.11.4 - schwerwiegender Vorfall

Bei einem schwerwiegenden Vorfall bezüglich der Lebensmittelsicherheit, -authentizität oder -legalität, einschließlich einer Produktrücknahme, einer Abweichung von behördlichen Vorgaben in Bezug auf die Lebensmittelsicherheit (z. B. einer behördlichen Vollzugsmitteilung) oder ebenfalls eines Rückrufs, ist die Zertifizierungsstelle, die das aktuelle Zertifikat für den Standort gemäß des Standards ausstellt, innerhalb von drei Arbeitstagen zu benachrichtigen.

Das Unternehmen muss dann innerhalb von 21 Kalendertagen ausreichende Informationen zur Verfügung stellen, damit die Zertifizierungsstelle die Auswirkungen des Vorfalls auf die weitere Gültigkeit des aktuellen Zertifikats beurteilen kann. Dazu gehören mindestens Korrekturmaßnahmen, eine Ursachenanalyse und ein Plan für Vorbeugungsmaßnahmen.

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FSSC 22000 Version 6 | 8.3 Rückverfolgbarkeitssystem

Das Rückverfolgbarkeitssystem muss es ermöglichen, eingehende Lieferungen von Lieferanten sowie die erste Phase des Vertriebswegs des Endproduktes eindeutig zu identifizieren. Bei der Einrichtung und Einführung des Rückverfolgbarkeitssystems muss mindestens Folgendes berücksichtigt werden:

die Beziehung zwischen den Losen empfangener Materialen, Zutaten und Zwischenprodukte und den Endprodukten;
die Wiederverarbeitung von Materialien/Produkten;
der Vertrieb des Endproduktes.

Die Organisation muss nach dem FSSC 22000 Version 6 sicherstellen, dass die geltenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen und die Kundenanforderungen identifiziert werden. Als Nachweis für das Rückverfolgbarkeitssystem muss dokumentierte Information eine festgelegte Zeit aufbewahrt werden, die mindestens die Haltbarkeitsdauer des Produkts einschließt. Die Organisation muss die Wirksamkeit des Rückverfolgbarkeitssystems verifizieren und prüfen.

Abschnitt 8.4.1 - potenzielle Notfallsituationen

Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass Verfahren der Reaktion auf potenzielle Notfallsituationen oder Vorfälle, die Auswirkungen auf die Lebensmittelsicherheit haben können und die für die Rolle der Organisation in der Lebensmittelkette Relevanz haben, eingeführt sind. Es muss dokumentierte Information für die Führung und Steuerung dieser Situationen und Vorfälle erstellt und aufbewahrt werden.

Abschnitt 8.4.2 - eingetretene Notfallsituationen

Die Organisation muss auf eingetretene Notfallsituationen und Vorfälle reagieren, indem sie sicherstellt, dass die geltenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen identifiziert sind; intern kommuniziert und extern kommuniziert (z.B. mit Zulieferern, Kunden, zuständigen Behörden, Medien). Zudem muss die Organisation Maßnahmen zur Minderung der Folgen der Notfallsituation einleiten, die dem Ausmaß der Notfallsituation oder des Vorfalls und den potenziellen Auswirkungen auf die Lebensmittelsicherheit angemessen sind und Verfahren, sofern durchführbar, regelmäßig erproben- Außerdem muss sie die dokumentierte Information nach dem Eintreten von Vorfällen, Notfallsituationen oder -übungen überprüfen und, soweit notwendig, überarbeiten.

Gibt es Leitfäden oder andere Tools?

In einem gemeinsamen Dokument von Bund und Ländern; Empfehlung zur Umsetzung der Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln Version 1.0 vom 16. Oktober 2018 [6] wurden zu diesem Themenkreis Beschreibungen und Arbeitshilfen veröffentlicht. Hier finden sich Erläuterungen zu:

Grundlagen der Rückverfolgbarkeit beim Lebensmittel
Rückverfolgbarkeit nach Artikel 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002
Rückverfolgbarkeit nach der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 931/2011
Rückverfolgung nach weiteren spezifischen Vorschriften
Duldungs-, Mitwirkungs- und Übermittlungspflichten nach § 44 Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch (LFGB)
Anwendungsbereiche der Rückverfolgbarkeit
Anforderungen an Systeme und Verfahren
Datenformate
Reaktionszeit
Zeitraum der Aufbewahrung der Unterlagen
Zuwiderhandlungen
Vertriebsliste aus dem europäischen Schnellwarnsystem

Was fragt der Auditor? – Thema Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln

Der Auditor prüft, ob die Rückverfolgbarkeit der Lebensmittel entlang der gesamten Lieferkette gewährleistet ist. Die auditierende Person interviewt Beteiligte, fragt nach Dokumentationen, Chargennummern und Verfahren zur Identifizierung der Herkunft und des Verbleibs der Produkte. Beispielhafte Fragen:

Wie ist das Rückverfolgbarkeitssystem strukturiert?
Wie erfassen Sie die Daten/Chargen pro Lieferung?
Welche Verluste erwarten Sie in der Massenbilanz Bilanz?
Was tun Sie im Falle eines Verlustes der Rückverfolgbarkeit?
Werden Termine umgebucht? Wenn ja, wie wird dies bei der Rückverfolgbarkeit berücksichtigt?
Wie verfahren Sie mit dem Wiederverkauf von Retouren?

Eingesehen werden dabei üblicherweise:

Verfahrensbeschreibungen zur Rückverfolgbarkeit der Lebensmittel
alle Daten zur vollständigen Rückverfolgbarkeit (Wareneingangsdaten, Produktionsdaten, Verkaufsdaten, …)
Tests zur Rückverfolgbarkeit
Lieferantenliste

Wann droht ein KO?

Wenn es kein Rückverfolgbarkeitssystem gibt.
Rohmaterialien und Verpackungsmaterialien werden nicht erfasst.
Die Rückverfolgbarkeit der Lebensmittel zum den Lieferanten ist nicht vollständig.

Was fragt der Auditor? – Thema Rücknahme/Rückruf

Zudem überprüft der/die Auditor:in, ob im Falle eines Produktrückrufs eine schnelle und lückenlose Nachverfolgung möglich ist:

Wie sieht der Entscheidungsprozess aus?
Wer wird informiert, wenn ein Vorfall eintritt?
Wie wird mit Vorfällen umgegangen?
Was ist ein Vorfall?
Wer ist verantwortlich für die Kommunikation mit Kunden, Presse und Behörden?
Wie wird die Liste der Notrufnummern auf dem neuesten Stand gehalten?
Wer wird im Krisenfall informiert?
Wann wird die Presse einbezogen?
Wie reagieren Sie, wenn Produkte direkt an Sie zurückgeschickt werden?
Haben Sie die sozialen Medien im in Ihrem Kommunikationsplan berücksichtigt?
Welche Personen sind ständig an Ihrem Standort erreichbar?
Wie wurden die verantwortlichen Personen geschult?
Wie sind die Verantwortlichkeiten verteilt?
Wer ist befugt, eine endgültige Entscheidung zu treffen?

Eingesehen werden üblicherweise:

Verfahren zum Rückrufmanagement
Verfahren für die Rücknahme
Schulungsnachweise der verantwortlichen Personen