Was ist Projektmanagement und welche Projektphasen gibt es?
Unter Projektmanagement versteht man eine organisierte und geführte Herangehensweise an die einzelnen Phasen von Projekten. Dabei werden verschiedene Techniken, Methoden oder Hilfsmittel herangezogen. Auch die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter werden in das Projektmanagement mit einbezogen.
Typischerweise wird ein Projekt dabei in verschiedene Projektphasen unterteilt. Vor dem Projektstart selbst muss eine Projektdefinition bzw. Projektauswahl erfolgen. Anschließend beginnt das eigentliche Projekt mit dem Projektstart. Zu Beginn findet außerdem die Vorbereitung sowie die Projektplanung statt. Im Verlauf der Durchführung werden zudem Projektdetailpläne erstellt. Wichtig für einen erfolgreichen Projektverlauf ist zudem die stetige Überwachung. Sind die Projektziele erreicht, findet der Abschluss des Projekts statt. Schließlich gibt es noch die Phase der Nachbereitung, in der unter anderem Abweichungen festgestellt werden. Diese Projektphasen im Projektmanagement stellen wir Ihnen im weiteren Verlauf dieser Seite vor.
Was ist die Definition von Projektmanagement?
Ein Projekt ist per Definition typischerweise eine einmalige Ansammlung von Prozessen oder ein einzelner Prozess, welcher von einem Verantwortlichen genehmigt wird. Daraufhin wird ein temporäres Team gebildet (für die Dauer des Projekts), welches das Projekt verwaltet und bearbeitet. Das Ergebnis des Projekts wird zu einem zuvor festgelegten Termin übergeben. Oft ist ein Projekt auch an ein festes Budget gekoppelt.
Die Definition für das Wort Management kommt aus dem Lateinischen und wurde aus den beiden Worten manus = Hand und agere = führen zusammengesetzt. Frei übersetzt bedeutet es so viel wie "an der Hand führen". Das Management ist also eine geführte und strukturierte Herangehensweise.
Kombiniert ist das Projektmanagement also eine geführte und strukturierte Herangehensweise an die Bewältigung von Projekten und deren Projektphasen. Ein Projektmanager / Projektleiter ist eine Person, welche ein Projekt leitet, lenkt und steuert.
Der Beginn eines Projekts - die Projektdefinition
Bevor Sie ein Projekt überhaupt starten und somit auch managen / verwalten können, müssen Sie es zunächst noch definieren. Hier haben sich verschiedene Methoden etabliert, wovon wir Ihnen zwei genauer vorstellen möchten.
Paarweiser Vergleich - Projektmanagement Methode
Der Paarvergleich ist eine Vergleichsmethode, die Sie dabei unterstützt, systematisch Entscheidungen im Unternehmen zu treffen. Dabei werden Kriterien / Alternativen paarweise miteinander verglichen und somit eine genauere Aussage als bei der Einzelbetrachtung ermöglicht. So können Sie z.B. neue Produkte oder Ihre Unternehmensprozesse bewerten und daraus ein Projekt ableiten.
Nutzwertanalyse - Projektmanagement Methode
Die Nutzwertanalyse ist ein Bewertungsverfahren und unterstützt Sie ebenfalls bei der systematischen Entscheidungsfindung im Unternehmen. Zum Beispiel können Sie damit Ihre Produkte oder Unternehmensprozesse bewerten. Diese Analyse eignet sich vor allem bei Vergleichen nicht monetärer Alternativen, da mit Gewichtungen und Vergabe von Punktezahlen gearbeitet wird.
Welche Vorlagen, Musterdokumente und Checklisten benötigen Sie für das Projektmanagement?
Wir bieten Ihnen zahlreiche Checklisten und Mustervorlagen zum Projektmanagement an. Jede Vorlage erhalten Sie in einem offenen Format, sodass Sie diese auf Ihre Bedürfnisse anpassen und direkt im Unternehmen verwenden können. Mehr Informationen finden Sie in unserer Rubrik der Musterdokumente zum Projektmanagement.
Vorlage / Vorlagenpaket
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Projektvorbereitung und Projektplanung
Sobald die Phase der Projektauswahl abgeschlossen ist, beginnt die Projektvorbereitung und -planung im Projektmanagement. In vielen Unternehmen wird zunächst ein Antrag für ein Projekt gestellt. Dabei handelt es sich um einen "Steckbrief" mit den Zielen, Kosten, Erträgen, Kapazitäten etc. Mit diesem Projektantrag können die Verantwortlichen / Vorgesetzten entscheiden, ob das vorgeschlagene Projekt sinnvoll ist oder z.B. über ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis verfügt.
Ist das Projekt genehmigt, können Sie im Anschluss die restlichen vorbereitenden Schritte einleiten. Dazu müssen eine Beschreibung und eine Zieldefinition vorhanden sein. Die Definition der Projektziele erfolgt im Projektmanagement dabei im Optimalfall nach dem SMART-Prinzip - also spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Nur wenn diese 5 Bedingungen in der Zieldefinition erfüllt sind, ist ein Ziel auch wirklich SMART formuliert.
In der Planungsphase sollten Sie auch einen Projektstrukturplan erstellen. Hier sind die einzelnen Teilaufgaben und Arbeitspakete sowie terminierte Meilensteine vermerkt. Der Strukturplan hilft dem Projekt-Team dabei, das Projekt zielgerichtet und termingerecht zu durchlaufen. Zusätzlich sollten Sie als Projektmanager das Projektteam zusammenstellen. Dabei sollten Sie auf ausgewogene Kompetenzen und Fähigkeiten der einzelnen Mitglieder aus dem Projektteam achten. Handelt es sich um ein komplexes Projekt, eignet sich zur erfolgreichen Verwaltung auch eine Projektmanagement Software.
Überwachung und Controlling
Um den sicheren Projektablauf zu gewährleisten, ist eine Überwachung und Steuerung des Projektes nötig. Dazu ist es unabdinglich, dass Sie die aufgewendeten Ressourcen vermerken. Nur so können Sie garantieren, dass sich die Projekt Durchführung im vereinbarten finanziellen und terminlichen Rahmen hält. Zum anderen ist es so möglich eventuelle Engstellen zu ermitteln und so ggf. gegenzusteuern. Fällt z.B. ein hoher zeitlicher Aufwand auf einen bestimmten Bereich, so sollten Sie diesen genauer beobachten und ggf. optimieren.
Mit regelmäßigen Meetings und Berichten über den Status des Projekts können Sie ebenfalls den Fortschritt überwachen und gegebenenfalls steuern. Dazu können Sie auch zusätzliche Projektmanagement Methoden, wie die EV-Analyse nutzen.
Inhouse Schulungen und Beratung zu den Methoden des Projektmanagements
Sie wünschen sich ein auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtetes Inhouse Seminar zum Projektmanagement in Ihrem Unternehmen? Mit unseren Inhouse Schulungen zum Projektmanagement kommen wir zu Ihnen und schulen Sie zu Ihrem Wunschthema - sprechen Sie uns einfach an.
Projektmanagement - Nachbereitung
Nach dem Abschluss des Projekts sollten Sie eine Abweichungsanalyse erstellen, um eventuell vorhandene Abweichungen von der Projektdefinition im Nachgang zu untersuchen. Daraus können Sie und Ihr Team Best-Practices für darauffolgende Projekte ermitteln. Mit einer Projektchronik ist es zusätzlich möglich eine zusammenfassende Darstellung zur Rückverfolgbarkeit des Projektablaufes zu erstellen. Die Projektchronik soll dazu projektrelevante Ereignisse dokumentieren. Die Pflege der Projektchronik startet im Normalfall mit der offiziellen Projektfreigabe bzw. dem offiziellen Projektauftrag.
Kommunikation während eines Projekts
In einem Projekt sollte der Fokus auf einer klaren und zielgerichteten Kommunikation aller Beteiligten liegen. Die Rollen im Projekt müssen klar definiert sein. Des Weiteren muss festgelegt werden, wer, wann, mit wem über was kommuniziert bzw. Bericht erstattet. Zusätzlich können Sie die Projektorganisation im Projektmanagement mit den einzelnen Kommunikationswegen durch eine grafische Darstellung visualisieren.
Ich helfe Ihnen gerne weiter!
Kati Schäfer
Produktmanagement Training & PRO SYS
Tel.: 07231 92 23 91 - 29
E-Mail: kschaefer@vorest-ag.de
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