Checkliste Revisionssicherheit und Archivsystem für eine revisionssichere Archivierung

Diese Vorlage zur Revisionssicherheit dient Ihnen als Checkliste für ein Archivsystem, mit dem Sie die revisionssichere Archivierung im Rahmen Ihres Dokumentenmanagements gewährleisten können. Der falsche Umgang mit sensiblen Daten, Fehler bei der Archivierung und unklare Prozessvorgaben sind häufig die Ursache für Komplikationen. Der Verlust eines einzelnen Dokuments oder das Überspringen von Prozessschritten kann dabei unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen. Daher sind im deutschen Recht an unterschiedlichen Stellen Anforderungen an die Vorgaben für die Aufbewahrung und Verfügbarmachung von Dokumenten festgelegt. Hierzu zählen beispielsweise Abgabenordnung (AO), Handelsgesetzbuch (HGB), Umsatzsteuergesetz (UstG).

Das Dokumentenmanagement ist somit ein zentrales Instrument für Unternehmen. Die Anforderungen an das Dokumentenmanagement der ISO 9001 decken sich in einigen Teilen mit dem Prozess der revisionssicheren Archivierung. Unsere Checkliste unterstützt Sie dabei, die notwendige Revisionssicherheit zu gewährleisten. Nutzen Sie die Vorlage beispielsweise zum Aufbau oder zur Aufrechterhaltung eines elektronischen Archivsystems. Hierfür finden Sie in der Datei Fragen, die Sie bei der revisionssicheren Archivierung unterstützen. Dabei können Sie auf Basis der Fragen die Rechtskonformität, das Archivierungsverfahren sowie den Datenschutz und die Datensicherheit prüfen.