Verantwortung und Klarheit im Prozess schaffen mit der RACI Matix/ RACI Methode

Mit der RACI Matrix können Sie Verantwortungsbereiche in Prozessen übersichtlich darstellen. Dabei wird jeder Position und jedem Teilprozesschritt eine Spalte zugewiesen, in der der Verantwortungs- / Zuständigkeitsbereich eingetragen wird. Somit können Sie Prozesse klar und transparent visualisieren - es ist für jeden Beteiligten ersichtlich, wofür er genau und in welchem Maße verantwortlich ist.

Der Unterschied zwischen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

Der feine Unterschied im Management zwischen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Viele Unternehmen leiden an der Problematik, dass Mitarbeiter diese Begriffe absichtlich oder unabsichtlich so deuten, dass sie sich aus der Verantwortung stehlen, indem sie sich zwar zuständig, aber nicht verantwortlich fühlen. Eine Möglichkeit diesem Dilemma zu entkommen, birgt dabei die RACI Matrix.

Egal wie groß das Unternehmen ist, Tätigkeitsbeschreibungen sollten eindeutig definiert sein, wobei man Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten darstellen sollte. Ob 10 Personen an einem Standort tätig sind oder hunderte Mitarbeiter weltweit vernetzt arbeiten, jeder muss seine Aufgabe genau verstehen. Dies bedeutet, dass bei der Aufgabenverteilung zwischen verschiedenen Punkten unterschieden werden muss:

Was kann ein Mitarbeiter beitragen?
Wo liegen seine Fähigkeiten?
Welche Aufgaben soll er übernehmen?
Welche Informationen benötigt er?
Wofür ist er zuständig?
Wofür ist er verantwortlich?

Das Ganze klingt aber einfacher als es ist. Mitarbeiter sind es oft gewohnt, für Aufgaben zuständig zu sein, jedoch keine Verantwortlichkeiten dafür zu tragen. Dies manifestiert sich im gekonnten Delegieren gewisser Aufgaben, um sich selbst unliebsamer und wenig attraktiver Aufgaben zu entledigen. Die Konsequenz ist, dass es in einem Unternehmen viele Mitarbeiter mit Zuständigkeiten gibt und wenige, sehr wenige mit Verantwortlichkeiten. Eine Möglichkeit, diesem Problem beizukommen, bietet das Darstellen in der RACI Methode.

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Die RACI Methode hilft einem Unternehmen eindeutig zu klären, wer was tut bzw. zu tun hat. RACI beschreibt eine Möglichkeit der Rollendokumentation in Prozessen und ist durch die im Folgenden aufgelisteten englischen Begriffe gekennzeichnet, die wichtige Unterschiede verdeutlichen:

R = Responsible
A = Accountable
C = Consulted
I = Informed

Begrifflichkeiten der RACI Matrix und deren Erläuterung

Die einzelnen Bestandteile des Akronyms RACI stehen für einzelne englische Begriffe. Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht über die einzelnen Begrifflichkeiten, sowie die Positionen, die von ihnen vertreten werden.

Responsible - Zuständig
Die zuständige Person erfüllt eine Aufgabe oder einen Teil einer Aufgabe, d.h. ist der "Macher"
Accountable - Verantwortlich
Die verantwortliche Person entscheidet, ob die Aufgabe korrekt durchgeführt wurde und trägt die Folgen
Consulted - Konsultiert
Diese beratende Person wird zur Durchführung der Aufgabe befragt, d.h. ist externer / interner Fachexperte.
Informed - Informiert
Diese Personen müssen über Entscheidungen und die Ergebnisse der Aufgaben informiert sein.

Die RACI Matrix dient der Beschreibung, welche Rolle für welche Aktivitäten verantwortlich ist und welche demzufolge Rollen zu beteiligen sind. So gelangt ein Unternehmen zu einer klaren Beschreibung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten und kann diese darstellen. Die RACI Methode umfasst die folgenden Anwendungsgebiete:

Prozess- und Projektmanagement
Strukturierung der Aufgabenverteilung innerhalb von Prozess- oder Projektteams.

Reorganisation
Sicherstellung, dass wesentliche Rollen oder Funktionen nicht übersehen werden.

Arbeitsbelastungsanalyse
Identifikation von Über- oder Unterforderungen einzelner Rollen oder Funktionen.

Kommunikation
Bekanntmachung der Festlegungen für die relevanten Rollen oder Funktionen.

Konfliktlösung
Die Transparenz bietet ein Forum für Diskussionen zur Lösung von Konflikten. Rollen bzw. Funktionen, sowie deren Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten werden unmissverständlich geklärt.

Die RACI Methode spielt ihre Stärken bei der Festlegung von Rollen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten in funktionsübergreifenden Prozessen aus. Zur Visualisierung dient die sogenannte RACI Matrix, die ebenfalls als RACI-Chart bezeichnet wird. Eine „Rolle“ im RACI-Chart ist nicht gleichbedeutend mit einer bestimmten Person. Vielmehr ist eine Rolle eine „Klammer“ für eine Reihe von zusammengehörigen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Eine einzige Rolle kann bei Bedarf von mehreren Personen ausgefüllt werden. Ebenso besteht die Möglichkeit, dass eine einzelne Person in unterschiedlichen Rollen in einem Unternehmen tätig ist.

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Video: Einführung eines Qualitätsmanagementsystems

So erstellen Sie ein RACI-Chart

Der erste Schritt zum RACI-Chart ist die Identifikation und Erfassung der relevanten Prozesse, für die eine RACI Matrix erforderlich ist. Für jeden Prozess können nun die relevanten Aufgaben und die damit zusammenhängenden Aktivitäten abgegrenzt werden. Sind die im Prozess aktiven Rollen ermittelt, kann die RACI-Maske dementsprechend mit den Spalten Funktion/Aktivität ausgearbeitet werden. Im Rahmen eines Workshops mit allen am Prozess beteiligten Rolleninhabern sollte nun die rollenbezogene Verteilung der RACI-Aspekte (Verantwortlichkeiten) erfolgen. Das Team kann das erste Ergebnis nun auf Unklarheiten oder verbliebene Zweideutigkeiten überprüfen. Nach einer weiteren übergeordneten Überprüfung auf Richtigkeit und vor allem auf die Berücksichtigung der Wechselwirkungen mit anderen Prozessen, kann die RACI Matrix abschließend zur Implementierung freigegeben werden.

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Tipps zur Überprüfung der RACI Matrix

Jede RACI Matrix sollte durch eine horizontale sowie vertikale Analyse überprüft werden, um Fehler weitgehend auszuschließen. Nachfolgend sind den Analyseergebnissen die zu prüfenden Aspekte gegenübergestellt.

1. Vertikale RACI-Analyse
Viele R’s in einer Spalte: Muss diese Rolle alle Tätigkeiten ausführen oder ist es möglich zu delegieren (Bottleneck!)? Keine Leerstellen in einer Spalte: Muss diese Rolle in so viele Tätigkeiten involviert sein? Zu viele A’s in einer Spalte: Ist es möglich, die umfangreiche Verantwortlichkeit möglicherweise zu teilen (Bottleneck!)? Keine A’s und keine R’s in einer Spalte: Ist diese Rolle/Position wirklich erforderlich?

2. Horizontale RACI-Analyse
Mehr als ein R in einer Zeile: Ist die Verantwortlichkeitszuordnung klar?
Keine R’s in einer Zeile: Wer bearbeitet die Aufgabe?
Keine A’s in einer Zeile: Wer profitiert eigentlich von der Aufgabe?
Viele C’s in einer Zeile: Ist die Beratung durch Vorteile gerechtfertigt?
Viele I’s in einer Zeile: Muss die viele Information regelmäßig oder nur in Ausnahmefällen stattfinden?

Grafik Beispiel Raci Matrix Grafik Funktionsweise RACI Matrix

Diese Vorteile bietet Ihnen das Darstellen mit der RACI Matrix

Die RACI Methode hilft Ihnen beim übersichtlichen Darstellen und schnellen Erfassen der Beteiligten, Zuständigkeiten und Verantwortlichen. Dadurch verbessert sie die Kommunikation und reduziert ebenfalls die Wahrscheinlichkeit von Konflikten. Da die Gefahr Beteiligte zu vergessen verringert wird, bleiben wichtige Aufgaben nicht mehr so schnell liegen. Eine RACI Matrix können Sie mitunter mit den Bordmitteln von MS Office in Excel oder PowerPoint schnell und einfach erstellen.