Was ist eine ISO 9001 Zertifizierung und wie ist der Ablauf?

Unter einer ISO 9001 Zertifizierung versteht man die Überprüfung eines Qualitätsmanagementsystems hinsichtlich der Erfüllung der entsprechenden Normanforderungen. Die internationale Norm beschreibt dabei, wie Sie Ihr QM-System im Unternehmen gestalten sollen, um Ihr ISO 9001 Zertifikat zu erhalten. Wie sich der Ablauf der Zertifizierung nach ISO 9001:2015 im Detail darstellt, zeigen wir Ihnen auf dieser Seite.

Im Rahmen einer ISO 9001 Zertifizierung wird also nachgewiesen, dass alle Anforderungen der Norm in Ihrem Betrieb erfüllt werden. Hierdurch erbringen Sie sowohl Ihren Kunden als auch Geschäftspartnern und Lieferanten den Nachweis, dass Sie ein QMS nach ISO 9001 in Ihrem Unternehmen erfolgreich und vollständig umgesetzt haben. Ihr Zertifikat erhalten Sie dabei von einer unabhängigen Zertifizierungsgesellschaft, die die Konformitätsbewertung in Form eines Zertifizierungsaudits vornimmt.

Die DIN EN ISO/IEC 17000 beschreibt eine Zertifizierung auch als „Maßnahme durch einen unparteiischen Dritten, die aufzeigt, dass ein angemessenes Vertrauen besteht, dass ein ordnungsgemäß bezeichnetes Erzeugnis, Verfahren oder eine ordnungsgemäß bezeichnete Dienstleistung in Übereinstimmung mit einer bestimmten Norm oder einem bestimmten anderen normativen Dokument ist.“

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In welchen Bereichen wird eine ISO 9001 Zertifizierung angewandt?

Die ISO 9001 ist für unterschiedliche Zertifizierungsformen anwendbar. Bei der ISO 9001 Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagementsystems handelt es sich beispielsweise um eine Systemzertifizierung. Weitere Anwendungsbereiche stellen wir Ihnen nachfolgend kurz dar.

Produktzertifizierung
Eine Produktzertifizierung liegt vor, wenn eine unabhängige Stelle die Erfüllung von Qualitätsanforderungen, die an ein Produkt gestellt werden, prüft.

Systemzertifizierung
Eine Systemzertifizierung bedeutet, dass geprüft wird, ob ein Managementsystem die Anforderungen einer Norm oder eines anderen Regelwerks erfüllt, z.B. die Zertifizierung von einem QM-System nach ISO 9001 oder eines UM-Systems nach ISO 14001.

Personalzertifizierung
Bei einer Personalzertifizierung erfolgt die Prüfung der Kompetenz einer Einzelperson auf Grundlage definierter Qualitätsanforderungen, z.B. die Zertifizierung vom Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) oder Umweltmanagementbeauftragten (UMB).

Welchen Nutzen hat eine Zertifizierung nach ISO 9001 für Ihr Unternehmen?

Die Zertifizierung nach ISO 9001 stellt, wie bereits dargestellt, eine Konformitätsbewertung dar. Im Gegensatz zu Hersteller- bzw. Selbsterklärung bietet die Zertifizierung nach einer internationalen Norm entscheidende Chancen für Sie. Für externe Stellen bzw. Kunden ist es bei einer Herstellererklärung schwer nachvollziehbar inwiefern die Eigenbewertung zutrifft. Dadurch ist die Glaubwürdigkeit nach außen bei der Prüfung durch eine unabhängige dritte Stelle, wie etwa einer Zertifizierungsstelle, wesentlich höher. Eine QM Zertifizierung nach der internationalen Norm ISO 9001 stärkt demnach Ihre Glaubwürdigkeit und erhöht Ihr positives Image gegenüber Kunden und Lieferanten, die dies oftmals sowieso fordern.

Da der Begriff Zertifizierung nicht geschützt ist, sollten Sie sich vor „falschen“ Zertifizierern schützen, indem Sie bei der Auswahl einer Zertifizierungsstelle auf eine akkreditierte Organisation zurückgreifen. In Deutschland erfolgt die Regelung der Akkreditierung in Übereinstimmung mit der VO (EG) Nr. 765/2008 im Akkreditierungsstellengesetz (AkkStelleG). Die einzige nationale Stelle, die sich in Deutschland befindet, ist dabei die DAkkS – die Deutsche Akkreditierungsstelle.

Video: Ablauf einer Qualitätsmanagement ISO 9001 Zertifizierung

Video: Was kostet eine ISO 9001 Zertifizierung?

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Wie ist der Ablauf einer QM ISO 9001 Zertifizierung?

Wenn Sie Ihr QM-System neu implementieren, erfolgt die Zertifizierung gem. des ISO 9001 Standards keinesfalls innerhalb weniger Wochen oder gar Tagen. Zuerst gilt es, ein QM-System aufzubauen und zu etablieren und sich mit den Anforderungen der internationalen Norm detailliert auseinanderzusetzen.

Die Erfahrung zeigt dabei, dass Zertifizierungen, die von externen QM-Experten begleitet werden, eine deutlich höhere Erfolgsquote haben. Dieser Experte unterstützt Sie bei der Planung, dem Aufbau sowie der Etablierung Ihres Managementsystems und schafft gemeinsam mit Ihnen die Voraussetzungen für eine erfolgreiche ISO 9001 Zertifizierung.

Nachdem Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem im Unternehmen also eingeführt und umgesetzt haben, können Sie sich auf Ihre ISO 9001 Zertifizierung weiter vorbereiten, indem Sie sich über Angebote und Preise verschiedener Zertifizierungsgesellschaften informieren und anschließend eine auswählen. Dabei findet regulär ein Vorgespräch statt. Bei diesem Zertifizierer stellen Sie dann Ihren Zertifizierungsantrag und schließen einen entsprechenden Vertrag ab. Im Anschluss werden die nachfolgend dargestellten Schritte umgesetzt.

Das Voraudit

Das Voraudit stellt einen freiwilligen Bestandteil Ihres Zertifizierungsaudits dar, der jedoch in den meisten Fällen sehr ratsam ist. Es handelt sich dabei um eine freiwillige Vorabprüfung Ihres Qualitätsmanagementsystems. Dieses muss nicht durch eine Zertifizierungsstelle durchgeführt werden. Hierzu überprüfen Sie gemeinsam mit Ihrem externen Experten die Konformität Ihres Systems und Ihrer QM- Dokumentation mit den Anforderungen der ISO 9001. Dabei kann Ihr Unternehmen im Laufe des Voraudits eventuelle Nichtkonformitäten aufdecken und diese noch vor der Zertifizierung nach ISO 9001 bereinigen.

Zertifizierungsaudit Stufe I

Anschließend an das ggf. durchgeführte Voraudit erfolgt das Zertifizierungsaudit der Stufe I. Hierbei kommt nun Ihre vorab ausgewählte Zertifizierungsstelle ins Spiel, die nun ihrerseits die Umsetzung der Normforderungen prüft, um Sie zu zertifizieren. Die Prüfung besteht aus dem Zertifizierungsaudit Stufe I sowie Stufe II. Zwischen der Durchführung von Stufe I und II sollten nicht mehr als 3 Monate liegen.

Im Zertifizierungsaudit Stufe I überprüft der Auditor zunächst ausführlich Ihre schriftliche QM-Dokumentation hinsichtlich der Erfüllung der Normanforderungen. Im Anschluss erfolgt die Bewertung des Standorts sowie der standortspezifischen Bedingungen hinsichtlich Ihres Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001. Auf Basis der entsprechenden Ergebnisse ermittelt der Auditor anschließend die Bereitschaft für das Zertifizierungsaudit Stufe II. Ebenso erhalten Sie Informationen zu eventuell bestehendem Handlungsbedarf. Kleinere Mängel sollen umgehend, also bis zum nächsten Audit Ihrer ISO 9001 Zertifizierung behoben werden. So können noch vor dem Zertifizierungsaudit Stufe II Korrekturen am QM-System vorgenommen werden. Bei schwerwiegenden Mängeln kann der Auditor das Audit auch vorzeitig abbrechen, sollte nach derzeitigem Stand keine ISO 9001 Zertifizierung erfolgen können.

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Das Zertifizierungsaudit Stufe II

Wurde vorab festgestellt, dass Ihr QM-System bereit ist für das zweite Zertifizierungsaudit ist, wird hier nun gezielt die Wirksamkeit des ISO 9001 Systems und erneut dessen Konformität mit den entsprechenden Normforderungen überprüft. Bei der Wirksamkeitsprüfung wendet der Zertifizierungsauditor dazu verschiedene Untersuchungsmethoden an, wie etwa Mitarbeitergespräche oder auch Begehungen der Produktions- oder Dienstleistungsstätten. Anschließend erfolgt beim Zertifizierungsaudit Stufe II eine weitere, noch intensivere Prüfung der QM-Dokumentation.

Was geschieht nach Abschluss des Zertifizierungsaudits?

Im Anschluss an die Zertifizierungsaudits erstellt der Auditor seinen Auditbericht. Dieser enthält die Ergebnisse der durchgeführten Audits, die sich typischerweise in folgende Bereiche gliedert: Konformität mit den Anforderungen der Norm aber entsprechend auch die Nicht-Konformität mit den Normanforderungen.

In einem Abschlussgespräch zwischen dem Auditor und Ihrem Unternehmen stellt Ihnen der Zertifizierungsauditor die Ergebnisse vor. Außerdem werden Sie ggf. über die Nicht-Konformität Ihres ISO 9001 Managementsystems mit der ISO 9001 informiert und erhalten in diesem Zuge ebenfalls Vorschläge, wie Sie diese Nicht-Konformitäten abstellen bzw. verbessern können. Sollte der Zertifizierungsauditor Abweichungen festgestellt haben, so muss Ihr Unternehmen anschließend die Ursachen der Nicht-Konformitäten analysieren und entsprechende Korrekturmaßnahmen definieren.

Das Nachaudit einer ISO 9001 Zertifizierung

Die vorgenommenen Korrekturmaßnahmen bzw. deren Wirksamkeit werden dann innerhalb von 90 Tagen bei einem Nachaudit durch die Zertifizierungsstelle bewertet. Im Nachaudit werden dann ausschließlich die Korrekturmaßnahmen überprüft. Die anfallenden Kosten der Zertifizierung erhöhen sich selbstverständlich entsprechend des anfallenden Aufwandes für den Zertifizierer. Ein Nachaudit ist nicht erforderlich, wenn der Auditor während des ISO 9001 Zertifizierungsaudits keine Abweichungen mit den Normanforderungen gefunden hat.

Ihre Qualitätsmanagement Ausbildung und ISO 9001 Schulung

Damit Sie sich zielgerichtet auf Ihre ISO 9001 Zertifizierung vorbereiten können, lassen Sie sich beispielsweise zum Qualitätsmanagementbeauftragten ausbilden - wir informieren Sie umfassend über Ihre Ausbildungsmöglichkeiten im Qualitätsmanagement. Bei uns lernen Sie alles zur Einführung, Betreuung und ständigen Weiterentwicklung bzw. Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 und können somit einer anstehenden Zertifizierung nach ISO 9001 gelassen entgegentreten.

Nutzen Sie außerdem unseren kostenlosen E-Learning Kurs Qualitätsmanagement ISO 9001 und erhalten Sie einen schnellen, einfachen und ausführlichen Einstieg in das Thema Qualitätsmanagement ISO 9001.

Wie erhalten Sie nun Ihr ISO 9001 Zertifikat?

Sind abschließend alle Normanforderungen erfüllt, erhalten Sie Ihr ISO 9001 Zertifikat. Der Zertifizierungsauditor empfiehlt Sie nun bei der Zertifizierungsstelle, welche dann in Form einer „benannten Person“ das Zertifikat ausstellt. Diese benannte Person führt dabei eine Überprüfung der Auditdokumentation durch, hier vor allem des Auditberichts, und gibt nachfolgend der Zertifizierungsverfahren frei.

Die erfolgreiche ISO 9001 Zertifizierung endet anschließend mit Ihrem Zertifikat und besitzt eine Gültigkeit von drei Jahren. Die Norm verlangt explizit eine kontinuierliche Verbesserung Managementsystems, sodass bis zur Rezertifizierung nach drei Jahren ein jährliches Überwachungsaudit. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer Ihrer ISO 9001 Zertifizierung erfolgt die Rezertifizierung Ihres Qualitätsmanagementsystems.