Qualitätsbeauftragter QM Beauftragter Aufgaben & Benennung

Erfahren Sie, welche Aufgaben als Qualitätsbeauftragter (QM Beauftragter) bestehen und welche Voraussetzungen für die Benennung zu erfüllen sind. Als Qualitätsbeauftragter gehören der Aufbau, die Betreuung und ständige Weiterentwicklung bzw. Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 zu Ihren Aufgaben. Dabei stellt die Grundlage der Arbeit als Qualitätsbeauftragter bzw. QM Beauftragter selbstverständlich die DIN EN ISO 9001 dar. Hierin sind die Anforderungen an ein QM-System mehr oder minder klar formuliert. Seit der Einführung von modernen QM-Systemen und deren Zertifizierung nach ISO 9001 ist dieses unmittelbar mit der Rolle und den Aufgaben des Qualitätsbeauftragten verbunden.

Bei der Vorgängerversion der DIN EN ISO 9001 war es noch so, dass es exakt einen QM Beauftragten geben musste, dabei war es egal ob Ihr Unternehmen zehn oder 20 000 Mitarbeiter hatte. Mit der aktuellen Norm können Sie jetzt selbst entscheiden, ob ein Qualitätsbeauftragter oder mehrere die entsprechenden Aufgaben erfüllen. Da die Rolle nicht mehr explizit vorgeschrieben ist, könnte sich beispielsweise auch ein Kreis von Fachmitarbeitern um die typischen Aufgaben eines Qualitätsbeauftragten kümmern und diese untereinander fachgebunden aufteilen. Oder es könnte ein externer Mitarbeiter tätig werden, sodass es strategisch unterschiedliche Möglichkeiten gibt, die Aufgaben des QM Beauftragten zu verteilen.

Welche Aufgaben übernimmt ein Qualitätsbeauftragter im Betrieb?

Als Qualitätsbeauftragter tragen Sie Sorge dafür, dass die normativen Forderungen der DIN EN ISO 9001 für das Qualitätsmanagementsystem (QMS) systematisch und vollständig umgesetzt werden. Der QM Beauftragte ist für die Entwicklung eines effektiven QMS verantwortlich, das den Anforderungen der Organisation entspricht. Hierfür wird das QM-System dauerhaft überwacht, bewertet und verbessert. Weiterhin ist es Ihre Aufgabe, dass alle Prozesse nach der Einführung und Zertifizierung des Systems zur Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung umgesetzt werden.

Zudem muss ein Qualitätsbeauftragter die oberste Leitung, bzw. die Geschäftsführung über die Leistung des QM-Systems unterrichten und hierbei gleichzeitig Verbesserungspotenziale aufzeigen. Hier kommt dann auch die ISO 9004 zum Einsatz, welche zur weiteren Verbesserung der Leistung die Einbeziehung von Kunden und weiterer interessierter Parteien in die laufende Kommunikation rät. Eine weitere sehr wichtige Aufgabe des QM Beauftragten ist die Einbindung der Kundenforderungen in das Bewusstsein des Unternehmens. Natürlich gilt es auch die klassischen Aufgaben wie die Planung und operative Betreuung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, zum Beispiel mit Qualitätszirkeln und dem Vorschlagswesen im Unternehmen wahrzunehmen.

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Was sind nun aber die genauen operativen QM Beauftragter Aufgaben?

Ein Qualitätsbeauftragter kümmert sich um die vollständige Umsetzung der Anforderungen der DIN EN ISO 9001 für das Qualitätsmanagementsystem im Unternehmen. Weiterhin ist es seine Aufgabe, dass alle Prozesse nach der Einführung und Zertifizierung des Systems zur Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung umgesetzt werden. Zudem muss er die oberste Leitung über die Leistung des QM Systems unterrichten und hierbei Potenziale und mögliche Verbesserungen aufzeigen. Hier kommt dann auch die ISO 9004 aus der 9000 -er Reihe zum Einsatz, welche zur weiteren Verbesserung der Leistung die Einbeziehung von Kunden und weiterer interessierter Parteien in die laufende Kommunikation rät. Eine weitere sehr wichtige Aufgabe des QM Beauftragten ist die Einbindung der Kundenforderungen in das Bewusstsein des Unternehmens.

Natürlich gilt es auch die klassischen Aufgaben wie die Planung und operative Betreuung des KVPs, zum Beispiel mit Qualitätszirkeln und dem Vorschlagswesen im Unternehmen wahrzunehmen.

Übersicht operativer Aufgaben des Qualitätsbeauftragten

Unterstützung der obersten Leitung im Qualitätsmanagement bei der Ausarbeitung und Umsetzung der individuellen Qualitätsziele und der firmenspezifischen Qualitätspolitik
Ansprechpartner zu allen Fragen rund um das QM System im Unternehmen
Kommunikation der Qualitätsziele auf Basis der festgelegten Qualitätsgrundsätze im Betrieb
Dauerhafte Betreuung, Überprüfung, Weiterentwicklung, Dokumentation und Analyse des ISO 9001 Systems
Beratung und Schulung der Führungskräfte und der Mitarbeiter im Bereich Qualitätsmanagement und dessen Abläufe
Der Qualitätsbeauftragte bereitet das QMS für die Zertifizierung vor und unterstützt die oberste Leitung bezüglich Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits, damit das Zertifikat erhalten bleibt
Planung und Koordinierung des internen Auditprogramms, auch Beurteilung und Auswahl von Auditoren
Verantwortung für das Dokumentenmanagement und hierbei insbesondere auch die operative Erstellung, Aktualisierung und kontinuierliche Weiterentwicklung der entsprechenden Dokumente wie Prozessbeschreibungen sowie individuelle Arbeitsanweisungen.
Einleitung von Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität
Kontrolle und Freigabe aller, interner und externer, qualitätsrelevanter Dokumente
Erarbeitung und Weiterleitung von QM Kennzahlen an Führungskräfte und Fachabteilungen

Der QM Beauftragte unterstützt bei der Analyse und Auswertung von Prüfergebnissen
Durchführung von Kundenbefragungen
Definition und Kontrolle von produkt- und systembezogenen Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Lieferantenaudits zur Weiterentwicklung von Lieferanten

Wie erfolgt die Benennung des QM Beauftragten?

Die Benennung oder Bestellung eines QM Beauftragten kann je nach Unternehmen unterschiedlich gehandhabt werden. Gängige Praktik zur Benennung des Qualitätsbeauftragten ist es z.B. einen Mitarbeiter im Unternehmen offiziell zum Qualitätsmanagementbeauftragten zu ernennen (interner QM Beauftragter). Diese Person kann entweder eine Vollzeitrolle als Qualitätsbeauftragter haben oder die QM-Aufgaben zusätzlich zu ihren bestehenden Aufgaben übernehmen. Ebenfalls wird gerne ein externer Experte oder Berater engagiert, der die Rolle des Qualitätsbeauftragten erfüllt (externer QM Beauftragter). Dies geschieht oft in kleineren Unternehmen, die nicht über die Ressourcen verfügen, um diese Position intern einzurichten.

Zudem gibt es noch das Rotationsprinzip, bei dem verschiedene Mitarbeiter nacheinander für einen bestimmten Zeitraum als Qualitätsbeauftragter fungieren. Dies kann dazu beitragen, das Wissen und die Erfahrung im Bereich Qualitätsmanagement im Unternehmen zu verbreiten.

Unabhängig von der spezifischen Benennung oder Bestellung des QM Beauftragten (oft auch QMB genannt) ist es wichtig, dass die Person über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich Qualitätsmanagement verfügt und in der Lage ist, die oben genannten Aufgaben effektiv zu erfüllen.

Video: Was sind die Aufgaben des QMB ISO 9001?

Video: Die jährlichen & periodischen Aufgaben des QMB

Welche Voraussetzungen muss ein Qualitätsbeauftragter erfüllen?

Zur Betreuung der operativen Tätigkeiten muss der Qualitätsbeauftragte heute neben den fachlichen Fähigkeiten auch über eine ausgeprägte soziale Kompetenz verfügen. Der Qualitätsmanagementbeauftragte agiert als Schnittstelle und Moderator permanent zwischen den fachlichen Abteilungen, dem Management und der obersten Leitung. Hierbei ist er auch Motivator und Vermittler. Aber auch gegenüber der externen Zertifizierungsstelle ist er im Rahmen der Zertifizierungsaudits der Ansprechpartner. In all diesen Schnittstellen ist die Funktion des QM Beauftragten, die beteiligten Personen von den notwendigen Aufgaben zu überzeugen, hierfür zu motivieren und für eine vollständige Umsetzung zu sorgen. Dazu muss er auch Moderationstechniken und Problemlösungstechniken anwenden können, welche dann gezielt in der Moderation von Sachthemen zum Einsatz kommen.

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Vorlagen / Musterdokumente: Nutzen Sie unsere kostenlose Word Vorlage Stellenbeschreibung QMB ISO 9001 zur Beschreibung der Position und der Aufgaben des Qualitätsmanagementbeauftragten. Neben der Stellenbeschreibung finden Sie in dem Dokument auch eine Benennungsurkunde. In dieser Benennungsurkunde wird der neu ernannte QMB namentlich festgelegt und dessen wesentlichen Aufgaben und Befugnisse im Unternehmen aufgeführt.

Wichtige Kompetenzen des Qualitätsbeauftragten

Fachwissen im Qualitätsmanagement: Der Qualitätsbeauftragte sollte über umfangreiches Fachwissen im Bereich Qualitätsmanagement verfügen. Dies umfasst Kenntnisse über relevante Qualitätsstandards, Methoden und Werkzeuge sowie die Fähigkeit, diese in der Praxis anzuwenden.
Kenntnisse der geltenden Normen und Vorschriften: Der QM Beauftragte sollte über ein fundiertes Verständnis der relevanten Qualitätsnormen und -vorschriften verfügen, die in der Branche oder im Unternehmen gelten.
Analytische Fähigkeiten: Der QMB sollte in der Lage sein, komplexe Probleme zu analysieren, Ursachen zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zur Lösung von Qualitätsproblemen zu treffen. Analytische Fähigkeiten helfen auch bei der Überwachung von Qualitätskennzahlen und der Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.
Kommunikationsfähigkeiten: Sie müssen als Qualitätsbeauftragter in der Lage sein, effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren, einschließlich des Managements, der Mitarbeiter, externer Auditoren und Kunden. Klare und präzise Kommunikation ist entscheidend, um Qualitätsziele und -anforderungen zu vermitteln und die Zusammenarbeit zu fördern.
Schulungsfähigkeiten: Da Sie oft Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen zum Thema Qualitätsmanagement durchführt, sind gute Schulungsfähigkeiten erforderlich. Der QMB sollte in der Lage sein, komplexe Konzepte verständlich zu erklären und Schulungsprogramme zu entwickeln und durchzuführen.
Audit- und Prüfungskompetenz: Der QM Beauftragte sollte in der Lage sein, interne Audits durchzuführen, um die Einhaltung des Qualitätsmanagementsystems zu überprüfen. Dazu gehören Kenntnisse über Auditverfahren, -techniken und -methoden sowie die Fähigkeit, Auditberichte zu erstellen und Abweichungen zu identifizieren.
Führung und Überzeugungskraft: Sie sollten über Führungsqualitäten verfügen und in der Lage sein, das Qualitätsbewusstsein im gesamten Unternehmen zu fördern. Überzeugungskraft und die Fähigkeit, andere zu motivieren und von Qualitätszielen zu überzeugen, sind dabei besonders wichtig.

Diese Liste ist nicht abschließend, und die erforderlichen Kompetenzen können je nach Unternehmen, Branche und spezifischen Anforderungen variieren. Der QMB sollte auch über eine starke Kundenorientierung, Problemlösungsfähigkeiten, Teamarbeit und die Fähigkeit zur kontinuierlichen Verbesserung verfügen.

Ihre Qualitätsbeauftragter Weiterbildung und Schulung QM Beauftragter ISO 9001

Die fachlichen Fähigkeiten, die für die Tätigkeit als Qualitätsbeauftragter vorhanden sein müssen, beziehen sich regulär auf eine adäquate Ausbildung zum QM Beauftragten, welche sich zunächst auf die Bausteine normative Kenntnisse zur DIN EN ISO 9001:2015 sowie der Bewertung des Systems in internen Audits bezieht. Zudem werden die Kenntnisse zur Betreuung und Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagementsystems benötigt. Die Norm gibt dazu in Abschnitt 7.2. vor, dass die handelnden Personen Ihre Kompetenz aufgrund angemessener Ausbildung, Schulung oder Berufserfahrung nachweisen müssen. Nutzen Sie hierfür unsere modularen Ausbildungsmöglichkeiten im Qualitätsmanagement.

Was verdient ein Qualitätsbeauftragter?

Hierbei ist grundsätzlich entscheidend, welche Aufgabe dieser einnimmt, in welcher Branche er agiert und welche Größe das Unternehmen hat. Durch die zusätzlichen Aufgaben des Qualitätsmanagements kann man in der Regel von einem ca. 25% höherem Gehalt zu ähnlichen Positionen ausgehen. Ein Gehaltsgefüge von 3.500 Euro bis 6.000 Euro ist üblich. In größeren Unternehmen und einhergehend mit strategischen Aufgaben und einer erweiterten Qualifizierung bezüglich Fach- und Führungswissen kann das Gehaltsgefüge steigen.