Abschlussgespräch im Audit - Durchführung & Folgemaßnahmen

Das Abschlussgespräch im Audit fasst die Ergebnisse des Prüfungsprozesses zusammen und legt entscheidende Folgemaßnahmen fest. Hier kommen alle Beteiligten zusammen, um die Ergebnisse der Prüfung zu besprechen, Missverständnisse auszuräumen und gemeinsam festzulegen, welche Schritte als Nächstes unternommen werden sollten. Darüber hinaus bietet das Abschlussgespräch eine Plattform, um die Bedeutung der Auditergebnisse für die gesamte Organisation zu diskutieren. Es wird deutlich, wie diese Erkenntnisse zur Verbesserung der internen Prozesse und zur Optimierung des Qualitätsmanagementsystems beitragen können. Ein gut geführtes Abschlussgespräch schafft somit nicht nur Transparenz, sondern fördert auch ein gemeinsames Verständnis dafür, wie die Ergebnisse in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden können, um den langfristigen Erfolg der Organisation sicherzustellen.

Auf dieser Seite wollen wir die verschiedenen Facetten des Abschlussgesprächs näher beleuchten. Wir betrachten, wie man sich optimal vorbereitet, wie man die Ergebnisse klar und nachvollziehbar kommuniziert und wie wichtig die Dokumentation von Folgemaßnahmen ist. Diese Aspekte sind nicht nur wichtig, um Transparenz zu schaffen, sondern auch, um sicherzustellen, dass die Auditergebnisse tatsächlich in positive Veränderungen und Verbesserungen umgesetzt werden.

Nutzen und Ziele des Abschlussgesprächs im Audit

Das Abschlussgespräch im Audit spielt eine zentrale Rolle im Prüfungsprozess und erfüllt dabei mehrere wichtige Funktionen zur Zertifizierung. Während externe Audits oft einem festgelegten Ablauf folgen, gestaltet sich das Abschlussgespräch im internen Audit je nach Umgebungsbedingungen ganz unterschiedlich. Diese Unterschiede bieten die Gelegenheit, sich gezielt auf das Gespräch vorzubereiten und die Eindrücke sowie die Auditfeststellungen klar und prägnant dem auditierten Bereich zu präsentieren. Die verschiedenen Rahmenbedingungen sind den meisten vertraut: Die Atmosphäre ist eine andere, wenn man mit „Kollegen von nebenan“ spricht, im Vergleich zu einem Austausch mit einem externen Auditor. Vielleicht haben Sie auch erlebt, dass ein internes Audit in einem anderen Gebäude oder Werk, wo man sich nicht täglich begegnet, eine besondere Dynamik mit sich bringt. Daher sollte das Abschlussgespräch nicht zwischen Tür und Angel stattfinden; eine formelle Sitzung im Sitzen ist für diesen Anlass weitaus angemessener.

Das Hauptziel des Abschlussgesprächs ist es, dem auditierten Bereich Rückmeldung zu den Abläufen zu geben, die wir während des Auditauftrags beobachtet haben. Dabei stellen wir die Auditfeststellungen vor und erläutern deren Bedeutung für den weiteren Prozess des Audits. Diese Informationen sind entscheidend für den direkten Austausch und müssen im Auditbericht festgehalten werden. Allerdings kehren Auditoren häufig bereits in ihre regulären Funktionen zurück, bevor der Bericht abgeschlossen ist. Daher ist es besonders wichtig, das Abschlussgespräch aktiv zu nutzen, um das Audit formell zu beenden und dem Auditierten eine klare Orientierung für die nächsten Schritte zu bieten.

Da bei der Auswahl der Auditoren darauf geachtet werden muss, dass Objektivität und Unparteilichkeit gewährleistet sind (Norm ISO 9001 Kap. 9.2.2.c), ist es entscheidend, dass das Abschlussgespräch in einem angemessenen Rahmen stattfindet und die wesentlichen Punkte klar angesprochen werden. So stellen wir sicher, dass die Auditergebnisse nicht nur als formale Pflicht angesehen werden, sondern tatsächlich zur Verbesserung und Weiterentwicklung der Organisation beitragen.

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So bereiten Sie sich auf Ihr Abschlussgespräch vor

Bereits während des Audits können Ihnen verschiedene inhaltliche und formale Themen auffallen, die es wert sind, gesondert angesprochen zu werden. Während es wichtig ist, Störungen sofort zu thematisieren, sollten auch andere Punkte wie die Einhaltung der zeitlichen Vorgaben im Auditplan, die Verfügbarkeit von Nachweisen und die geplanten Zugänglichkeiten in der Diskussion nicht zu kurz kommen. Diese Aspekte sind von Bedeutung, auch wenn sie in einem ein- bis zweitägigen Audit möglicherweise weniger im Fokus stehen. Wenn ein Audit mehrere Tage dauert, wie das bei externen Prüfungen häufig der Fall ist, finden sich im Auditplan oft Abschnitte wie „Zusammenfassung der Ergebnisse des Tages“ oder „Rückblick auf die Ergebnisse des Vortages“. Diese Abschnitte sind wichtig, um den Informationsaustausch während des gesamten Audits zu fördern und zu dokumentieren.

Um optimal in das Abschlussgespräch zu gehen, sollten Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen und sicherstellen, dass Sie alle im Auditplan vorgesehenen Punkte behandelt haben. Sortieren Sie Ihre objektiven Nachweise (Ist-Zustand) und stellen Sie sicher, dass diese klar mit den entsprechenden Auditkriterien (Soll-Zustand) referenziert sind. Überprüfen Sie, ob alle offenen Punkte mit den erforderlichen Nachweisen in angemessener Zeit abgedeckt sind und ob diese den Anforderungen entsprechen. Seien Sie sich auch über Ihre Auditfeststellungen im Klaren. Konforme Punkte lassen sich allgemein zusammenfassen, während eine Abweichung detailliert zu erläutern ist. Im Abschlussgespräch akzeptieren wir keine neuen Nachweise mehr, da die Stichprobe bereits abgeschlossen ist. Um mögliche Spannungen zu reduzieren, kann es jedoch hilfreich sein, nachträgliche Nachweise als Sofortmaßnahmen oder Korrekturen zuzulassen. Etwa durch die Aussage: „...konnte im Nachgang noch gezeigt werden.“ Abweichungen müssen jedoch bestehen bleiben, da die Gründe für fehlende Verfügbarkeiten weiterhin Teil der Fehlerursachenanalyse des Prozesseigentümers sind.

Durchführung des Abschlussgesprächs im Audit

Der auditierte Bereich hat die Kontrolle über die Teilnahme am Abschlussgespräch. Unabhängig von der Anzahl der Teilnehmer bleibt der Inhalt des Berichts unverändert. Alle angesprochenen Punkte unterliegen der Vertraulichkeit gemäß der Unternehmensrichtlinien und können sowohl mündlich als auch schriftlich im Auditbericht festgehalten werden. Es ist jedoch entscheidend, niemanden bloßzustellen. Statt konkret zu benennen, dass bestimmte Personen, wie etwa Herr Schmitz und Herr Müller, die Qualitätspolitik nicht kannten, sollte die Tatsache ohne Nennung von Namen angesprochen werden. Wenn nach den betroffenen Personen gefragt wird, kann höflich darauf hingewiesen werden, dass diese bekannt sind, jedoch nicht in dieser Runde genannt werden sollen. Die Einstufung eines Ablaufs als nicht konform basiert auf den gesammelten Eindrücken. Und es ist durchaus möglich, dass auch andere Beteiligte in ähnlichen Situationen waren. Dadurch wird eine Bloßstellung vermieden und das Gespräch bleibt professionell.

Visualisierungen können im eigenen Stil gestaltet werden. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer aus dem Eröffnungs- und Abschlussgespräch korrekt erfasst sind. Sowohl hinsichtlich der Vollständigkeit als auch der Schreibweise. Zudem sollte darauf hingewiesen werden, dass der zu erstellende Auditbericht an einen bestimmten Verteiler geht. So haben auch Personen, die nicht am Audit teilgenommen haben, die Möglichkeit, sich über die Ergebnisse zu informieren. Zu Beginn des Gesprächs sollte Wert auf eine freundliche Atmosphäre gelegt werden, indem sich für die herzliche Aufnahme im auditierenden Bereich bedankt wird. Das Abschlussgespräch erhält durch die Hervorhebung der Auditschlussfolgerungen und die Betonung, dass das Audit gemäß dem Auditplan durchgeführt wurde, einen offiziellen Charakter.

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So schließen Sie Ihre Auditfolgemaßnahmen aus den Ergebnissen des Abschlussgesprächs

Das Abschlussgespräch bietet eine wichtige Gelegenheit, um aus den Ergebnissen des Audits konkrete Auditfolgemaßnahmen abzuleiten. Zunächst sollten die identifizierten Abweichungen klar dokumentiert sein und an die verantwortlichen Personen zu kommunizieren. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten die Notwendigkeit von Verbesserungen erkennen und akzeptieren. Darüber hinaus sind positive Aspekte und Stärken hervorzuheben, um eine konstruktive Atmosphäre zu fördern und das Bewusstsein für bewährte Praktiken zu schärfen. Es ist wichtig, dass Empfehlungen zur Verbesserung nicht nur erwähnt, sondern auch in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden. Dabei sollte eine klare Unterscheidung zwischen Korrekturen und Korrekturmaßnahmen getroffen werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Die Ergebnisse des Abschlussgesprächs sollten in einem Auditbericht zusammengefasst werden, der an einen definierten Verteiler geht. So können auch Personen, die nicht am Audit teilgenommen haben, die erforderlichen Informationen erhalten und sich ein Bild von den notwendigen Maßnahmen machen. Abschließend ist es entscheidend, dass eine Ursachenanalyse für festgestellte Abweichungen erfolgt. Nur so können tiefere Probleme identifiziert und effektive Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden, die langfristig zu einer Verbesserung der Prozesse führen.

Welche Aspekte sollten im Abschlussgespräch eines Audits angesprochen werden?

Die Ausführlichkeit des Audits im Abschlussgespräch hängt von der situativen Einschätzung ab. Es ist ratsam, neben identifizierten Abweichungen auch positive Aspekte und Stärken zu erwähnen, um eine positive Atmosphäre zu schaffen und den negativen Eindruck von Audits zu mildern. Unabdingbar ist die Berichterstattung über alle aufgetretenen Abweichungen, um deren Verständnis und Akzeptanz sicherzustellen. Die klare Benennung der objektiven Nachweise und der nicht erfüllten Auditkriterien ist entscheidend. Bei Dissens, wenn der Auditierte die Abweichungen nicht akzeptiert, muss dies im Auditbericht vermerkt werden. Der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) wird anschließend darüber entscheiden. Erlauben Zeit und Umstände, können auch Chancen oder Risiken angesprochen werden, die lediglich zum Nachdenken anregen sollen. Erfahrungen zeigen, dass bei Abweichungen oft nur Verständnisfragen aufkommen, während Empfehlungen zu langen Rechtfertigungen führen können.

Auditoren sollten sich bewusst sein, dass sie nicht als Berater fungieren. Die Diskussion über Auditfolgemaßnahmen ist ebenfalls wichtig, um fortlaufende Verbesserungen darzulegen. Kleinere Verbesserungen ohne umfassende Analysen sind schwer nachzuweisen, weshalb Auditoren ihre Kompetenz in diesem Bereich kontinuierlich aufrechterhalten sollten. Auditoren sind in der Regel vertrauter mit den Auditprozessen und sollten den weiteren Ablauf klar kommunizieren. Empfehlungen sind wichtig, haben jedoch keine bindende Wirkung. Bei Chancen und Risiken ist im nächsten Audit zu prüfen, ob Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP) abgeleitet sind. Abweichungen sind hingegen verbindlich. Zur Vermeidung von Missverständnissen ist zu betonen, dass Sofortmaßnahmen oder Korrekturen nicht ausreichen, um Abweichungen zu beheben. Eine umfassende Ursachenanalyse ist notwendig, um die tieferliegenden Gründe für Fehler zu identifizieren. Korrekturmaßnahmen müssen darauf abzielen, diese Ursachen zukünftig zu vermeiden. Es ist wichtig, zwischen Korrekturen und Korrekturmaßnahmen zu unterscheiden, um Missverständnisse zu vermeiden. Die internen Richtlinien zu „Internes Audit“ und „Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen“ bieten hier zusätzliche Unterstützung.

Auditfolgemaßnahmen aus dem internen Audit

Diese Führungsqualitäten benötigen Sie im Audit Abschlussgespräch

Im Abschlussgespräch ist es wichtig, in einem freundlichen und strukturierten Ton zu kommunizieren. Ein Spannungsbogen von positiven Aspekten zu negativen Punkten sollte dabei berücksichtigt werden. Vorschläge zur Leistungsverbesserung, wie beispielsweise Empfehlungen, können ausgesprochen werden, da sie im internen Audit keineswegs ausgeschlossen sind. Zusätzlich sind Chancen und Risiken anzusprechen und Verbindlichkeiten zu schaffen, insbesondere in Bezug auf Auditfolgemaßnahmen. Diese Vorgehensweise integriert Elemente eines Führungsgesprächs. Daher sind die internen Auditoren von heute durchaus als die Führungskräfte von morgen zu betrachten.