Audit-Vorbereitung – Wie läuft sie ab & was ist zu beachten?

Die Audit-Vorbereitung stellt sicher, dass interne Audits wirksam und gemäß den Vorgaben des Auditprozesses durchgeführt werden. Wir zeigen Ihnen im Folgenden Schwachstellen, Hindernisse und Stolperstellen aus Sicht eines externen Auditors auf. Außerdem geben wir Ihnen Tipps und Tricks, die so wahrscheinlich nie in einem Auditbericht dokumentiert werden. Die Betrachtungen – im Wesentlichen für die Mutter aller Managementsysteme, die ISO 9001 – gelten auch für die ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001. Vergleiche und Beziehungen zu branchenspezifischen Normen wie z.B. aus der Automobil-, Luftfahrt- oder Lebensmittelindustrie etc. sind grundsätzlich möglich, werden hier jedoch nicht weiter vertieft.

Es ist nicht nur ein Gebot der Fairness zur Durchführung der Arbeiten eines abhängig angestellten Mitarbeiters, im Dualismus zwischen Linienfunktion und Aufgabe als interner Auditor die Ressource Zeit zu planen. Es ist auch der handwerkliche Nachweis, dass die interne Auditierung in die Geschäftsprozesse integriert ist. Diese unterstützt u.a. „Führung und Verpflichtung“, wie in der ISO 9001 Kap. 5.1.1 c) gefordert: Führung und Verpflichtung zeigen, indem sie sicherstellt, dass die Anforderungen des QMS in die Geschäftsprozesse integriert werden.

Warum ist die Audit-Vorbereitung so wichtig?

Die Audit-Vorbereitung dient als Bestandteil der wirksamen Umsetzung eines internen Audits. Ein Audit ist zunächst wie ein diskretes Projekt zu sehen, ähnlich z.B. einem Entwicklungsprojekt. Es läuft nach den Festlegungen des Prozesses zur Umsetzung von internen Audits ab, ähnlich den Festlegungen zur Durchführung des Entwicklungsprozesses. Es mag Entwicklungsprojekte geben, die die Komplexität eines solchen Audits deutlich übersteigen – das ist unstrittig. Was jedoch Bestand hat ist die Tatsache, dass ein internes Audit zur wirksamen Umsetzung einer entsprechenden Projektplanung, also Auditvorbereitung, bedarf. Am Ende bewegen wir uns in einem Qualitätsmanagementsystem und nicht in einem Qualitätszufallssystem.

Natürlich sind auch in den Regelwerken Vorgaben zur Umsetzung des Auditprozesses enthalten. So gibt z.B. die Qualitätsmanagement Norm ISO 9001 in Kap. 9.2.1 vor, dass die Organisation in geplanten Abständen interne Audits durchführen muss. In Kap. 9.2.2 steht zudem, dass ein Audit auch Anforderungen an die Planung berücksichtigen muss. Der Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen, die ISO 19011, empfiehlt unter Kap. 6.2.3 die Verfügbarkeit von ausreichenden und angemessenen Informationen, sowohl zum Planen als auch zum Durchführen eines Audits.

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Welche Schritte müssen bei der Vorbereitung eines Audits beachtet werden?

Für eine bessere Übersicht teilen wir die operative Auditvorbereitung in mehrere Schritte auf. Zunächst haben wir die Planung des Audits in Bezug auf das zugrunde liegende Regelwerk. Dann steht die inhaltliche Vorbereitung auf das Audit an. Anschließend sind die Ergebnisse der zuvor genannten Tätigkeiten in geeigneter Form zu dokumentieren. Was bedeutet das für den Auditprozess und für den internen Auditor? Am besten spiegeln wir die Umsetzung der ausgeführten Gedanken am Beispiel der externen Auditierung und schauen, was das für die interne Auditierung heißen könnte.

Schritt 1: Planung in Bezug auf das zugrunde liegende Regelwerk

Als externer Auditor verfügt man i.d.R. über den Vorteil der Praxiserfahrung. Aber auch hier erleichtert der Blick in das Regelwerk bisweilen die Klärung bzgl. der Normkonformität. Der interne Auditor hat in vielen Fällen die Herausforderung, dass die Aufgabe der Auditierung neben der Linientätigkeit durchgeführt wird. Schwierig wird es, wenn die Anzahl der Audits / Audittage sich über das Jahr verteilt auch noch an einer Hand abzählen lässt. Hier ist die Vorbereitung des zugrunde liegenden Regelwerkes essenziell. Vorbereitete Fragen als Auditchecklisten durch die Organisation oder zur eigenen Planung sind ein Weg, um mangelnde Praxis abzufedern.

Ein Beispiel: Die ISO 9001 Kap. 8.5.1 gibt bzgl. der Produktion vor, dass diese, falls zutreffend, unter beherrschten Bedingungen stattfinden muss und u.a. unter d) die Nutzung einer geeigneten Infrastruktur und Arbeitsumgebung für die Durchführung von Prozessen enthalten muss.

Checklistenfragen für das Audit: „Was verstehen Sie für die Durchführung Ihrer Produktionsprozesse unter einer geeigneten Infrastruktur?“ Eine geeignete Einstiegsfrage, um auf die Antwort aufzubauen, ist z.B. „Können wir uns das einmal am Beispiel von Anlage x genauer anschauen?“ Die Frage nach der geeigneten Arbeitsumgebung steht dann z.B. anschließend als nächste Checklistenfrage an. So wird nichts vergessen.

Schritt 2: Inhaltliche Vorbereitung auf das Audit

Die effizienteste Vorbereitung ergibt sich sicherlich über den letzten Auditbericht des zu auditierenden Bereiches. Für die externen Auditoren ist das Internet, und da speziell die Homepage, je nach Größe und Branche der Organisation hilfreich. Intern ist der genaue Blick z.B. in die Managementbewertung und weitere Aufzeichnungen sowie in das ein oder andere festgelegte und dokumentierte Verfahren vorab hilfreich. Dies gilt insbesondere, wenn eine unternehmensspezifische Auditmatrix verpflichtende Normanforderungen vorgibt, das Auditprogramm Schwerpunkte gesetzt hat oder ein ggf. bereits vorbereiteter Auditplan bestimmte Themen priorisiert. Auch ein erstes Gespräch vor dem eigentlichen Audit mit dem Auditprogrammverantwortlichen oder Managementbeauftragten erscheint hier hilfreich.

Ein Beispiel: In der Qualitätsmanagement Norm ISO 9001 Kap. 7.1.3 muss die Organisation „die Infrastruktur bestimmen, bereitstellen und instand halten, die für die Prozesse notwendig ist…“. Zur Vorbereitung können dann die grundlegenden Festlegungen über eine Prozessbeschreibung o.ä. bereits orientierend betrachtet werden.

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Video: Welche Auditarten und Auditformen gibt es?

Schritt 3: Vorabgespräch mit der Leitung des zu auditierenden Bereiches

Formal unterscheidet sich hier ein internes Audit nicht von einem externen Audit, wenn man einmal organisatorische Fragen der Anreise außen vorlässt. Wenn es bereits einen Auditplan gibt, ist es zwischen dem letzten Audit und dem aktuell vorzubereitendem durchaus möglich, dass sich Änderungen ergeben haben. Diese machen eine Anpassung des Auditplan erforderlich und sollten respektive in den nun zu erstellendem Auditplan einfließen. Auch wenn der interne Auditor die aktuelle Situation im Hause weitestgehend kennt, so ist es auch ein Akt der Höflichkeit den Auditierten nach seiner Sicht der Dinge zu fragen. So könnte es sein, dass die Wahrnehmung des Auditierten eine in Teilen andere ist. Somit stellt das Gespräch durchaus einen Mehrwert für die Auditvorbereitung dar. Das Gespräch ist TOP gelaufen, wenn wir so ein ganzheitliches Bild über technische, organisatorische und personelle Veränderungen der letzten Zeit erhalten. Und hier kann auch gemeinsam überlegt werden, wie dies in die Auditplanung einfließen kann.

Ein Beispiel: Sie erfahren, dass die Anlage A gegenwärtig oder demnächst für drei Wochen im Umbau befindlich ist. Diese Information wollen Sie nun für das Audit nutzen. Hier fordert die ISO 9001 Kap. 8.2.2, dass die Organisation sicherstellt, Zusagen im Hinblick auf ihre angebotenen Produkte zu erfüllen.

Checklistenfrage: „Wie stellen Sie sicher, dass in der Zeit des Umbaus Zusagen im Hinblick auf Menge und Termin eingehalten werden?“ In Verbindung mit Kap. 8.5.1.d) kann sich auch z.B. die Frage zur Organisation der Anlage nach dem Umbau anschließen: „Wie ist es organisiert, dass nach dem Umbau der Anlage x die Durchführung des Prozesses wieder sichergestellt wird, sodass Zusagen im Hinblick auf die angebotenen Produkte weiterhin erfüllt werden?“

Abgrenzung der Auditvorbereitung und der Auditdurchführung bei Schritt 3

Das Beispiel zeigt, dass die Information bzgl. des dreiwöchigen Umbaus der Anlage X durchaus die Vorbereitung des Auditors für das Audit beeinflusst. Der Umgang mit den Zusagen im Hinblick auf die angebotenen Produkte in dieser veränderten Situation ist in der Planung zu würdigen. Die Herausforderungen, wie man sich zur Einhaltung von Mengen- und Terminverabredungen verhält und nach dem Umbau die Produktqualität wieder sicherstellt sind Fragen, die nun während des Audits besprochen werden können. Dank der Auditvorbereitung ist man im Audit nicht überrascht und kann das Thema vorbereitet auditieren. Und für die Organisation stellt es einen Mehrwert dar. Denn es kann bestätigt werden, dass die Prozesse auch unter Stress wirksam geleitet und gelenkt werden – oder eben auch nicht.

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Schritt 4: Bereitstellen der Arbeitspapiere zur Auditdurchführung

Ein wesentliches Arbeitspapier für das Audit ist der mit dem auditierten Bereich abgestimmte Auditplan. Damit kann das Audit überhaupt erst wie geplant ablaufen. Die Auditinhalte kommen i.d.R. aus dem Auditprozess via der Auditoren. Die formale Umsetzung ist natürlich von den prozessualen Umgebungsbedingungen abhängig, die der Auditierte kundtut. Gemeinsam wird aus der Absprache dann der Auditplan. Die gesammelte Information zu den normativen Vorgaben und die inhaltliche erhaltene prozessuale Dynamik ist in der Auditcheckliste festgehalten, ggf. sortiert nach dem Verlauf des Auditplans. So hat man auch für das Audit einen roten Faden. Der Auditor wirkt sortiert und aufgeräumt und das Gespräch kann sachlogisch aufeinander aufbauen. Die Mitschrift, also das Auditprotokoll, dient nach dem Audit als Basis für den Auditbericht. Sicherlich sind nicht alle mitgeschrieben Details hinterher für den Auditbericht relevant – man weiß es vorher ja leider nicht.

Was ist für das externe Audit von der individuell gestalteten internen Vorbereitung relevant?

Ein Blick in die internen Festlegungen zur Auditvorbereitung enthalten natürlich nachzuweisende Anforderungen. Wenn dort nichts gefordert ist, kann im externen Audit dennoch zwischen Zufall und Irrtum oder sinnstiftender Prozessführung zur Planung des Audits unterschieden werden. Bleiben wir bei unserem durchgespielten Beispiel.

Es findet die Auditierung des Themas Umbau der Anlage X im externen Audit statt. Dann kommt es ggf. auch zur Sprache, ob in diesem Zeitraum ein internes Audit durchgeführt wurde. Mit oder auch ohne Indikation, ob es zu Lieferschwierigkeiten oder Auffälligkeiten bei Kennzahlen oder Reklamationen etc. kam, ist der Blick dahingehend in den Auditbericht angezeigt, ob es zu einer Würdigung des Umbaus kam. Was, wenn mit dem Wissen gar kein Audit geplant war? Oder dort bestätigt wird, dass die Prüfmittel nachweislich kalibriert sind und die Spezifikationen in der aktuell gültigen Version vorliegen? Auf jeden Fall würde ich hier ein Fragezeichen hinter der wirksamen Umsetzung der internen Auditierung machen. Sowohl die Bedeutung des Prozesses, die Änderung mit Einfluss auf die Organisation sowie die Integration des internen Audits in die Geschäftsprozesse führen hier zu einer erweiterten Stichprobe, wenn der Sachverhalt nicht bereits auf Basis n=1 als Abweichung eingestuft werden muss.

Den Auditbericht nicht vergessen!

Was in einem Auditbericht geschrieben steht, hat ein interner Auditor auf Grundlage seines Auditauftrages systematisch zusammengetragen und objektiv ausgewertet. Dazu gehören Zahlen, Daten und Fakten durch Interview mit Beteiligten, Lesen von Dokumenten oder Beobachten von Tätigkeiten. Die Aufgabe besteht weiterhin darin, zu bestimmen, ob es zur Erfüllung der einzuhaltenden Anforderungen kam. Verantwortlichkeiten und Befugnisse sind im Allgemeinen festgelegt und die Kompetenzen der internen Auditoren im Besonderen typischerweise über jeden Zweifel erhaben. Da meist intrinsisch motivierte Kollegen diesen „Job“ ausführen, bisweilen selten Abweichungen geschrieben werden und die Prüfungsinstanz der internen Audits nicht immer kritisch wahrgenommen wird, läuft der Prozess einfach im Rahmen des Managementsystems so mit. Es wäre so einfach und bequem, wenn da nicht ab und zu der „externe“ Auditor der internen Auditierung eine Abweichung schreiben würde.