Was ist das Eröffnungsgespräch beim internen Audit? Inhalte, Ziele

Das Eröffnungsgespräch führt in das interne Audit ein und legt die Grundlagen für ein kommunikativ erfolgreiches Audit fest. Die Kommunikation während eines Audits, also neben den Auditgesprächen, wird meist nicht bewusst wahrgenommen. Das sollte Mut machen, diese Zeiten für ein erfolgreiches Audit zu nutzen. Somit können wir in der verabredeten Zeit einfach mehr Audit passieren lassen – und haben mehr Zeit für das Interview der Beteiligten, das Lesen von Dokumenten und die Beobachtung von Tätigkeiten. Bei einem Fußballspiel wird die Zeit einer Unterbrechung als Nachspielzeit drangehangen, das ist bei einem Audit aus guten Gründen nicht vorgesehen. Es ist unsere Aufgabe, die zur Verfügung stehende Ressource Zeit sinnvoll zu nutzen.

Schenken Sie dem Eröffnungsgespräch deshalb die notwendige Aufmerksamkeit, denn es ist die Grundlage für ein effektives und effizientes Audit. Kommunikative Aspekte und Verfahrensfragen stehen dabei im Vordergrund.

In dem Moment, wo sich mindestens zwei Menschen zusammen aufhalten, läuft bewusst oder unterbewusst Kommunikation ab. Was so sperrig klingt ist genau das, was in einem Audit passiert. Ein effektives Audit ermöglichen Auditoren durch die Auditvorbereitung, die in einem abgestimmten Auditplan mündet sowie durch die Kommunikation. Hierzu bietet sich das Eröffnungsgespräch eines internen Audits als erstes an, für das wesentliche Teile vorbereitet werden können. Immer dann, wenn in einem Audit von der Sachebene abgewichen wird, kommen Emotionen zum Tragen. Mit Emotionen gewinnen wir in diesem Fall jedoch keine objektiven Nachweise, außerdem verzögern Emotionen den Auditprozess und sind Zeitfresser. Dazu gehören z.B.: Fröhlich sein – Lachen; Verunsicherung – Angst; Verärgerung – Aufregung; Unverständnis – Aggression. Das Eröffnungsgespräch hilft das Audit auf der Sachebene umzusetzen.

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Was sind die Inhalte des Eröffnungsgesprächs eines internen Audits?

Die Norm DIN EN ISO 19011 gibt in Kapitel 6.4.3 „Durchführen der Eröffnungsbesprechung“ dezidiert Auskunft über mögliche Inhalte eines Eröffnungsgespräches. Um pragmatische von formalen Punkten zu trennen und in einer Checkliste zur Standardisierung des Eröffnungsgespräches mit sich im (geistigen) Gepäck zu führen, sollen folgende Erläuterungen bei aller Unterschiedlichkeit grundsätzlich dienen.

1. Begrüßung / Small Talk / Vorstellungsrunde

Nehmen wir den grundsätzlichen Fall an, dass das Eröffnungsgespräch in einem Besprechungsraum des zu auditierenden Prozesseigentümers stattfindet und das seitens des Prozesseigentümers festgelegt wurde, wer daran teilnimmt. Es mag durchaus hilfreich sein, im Rahmen der Auditvorbereitung darauf hinzuweisen, dass alle relevanten Mitarbeiter an dem Eröffnungsgespräch teilnehmen sollten. So ist sichergestellt, wie man so schön sagt, dass alle für das Audit abgeholt werden – der Prozesseigentümer entscheidet jedoch über die Teilnahme.

Als Gastgeber wird der Prozesseigentümer das Eröffnungsgespräch mit der Begrüßung und ein paar verbindlichen Worten eröffnen. Anschließend übergibt er das Wort an den Auditor. Eine Vorstellungsrunde mag sich im internen Audit oft erübrigen, zumindest sollten wir unsere Rolle als interner Auditor herausstellen – diese ist für das interne Audit oft eine andere als die aus dem Organigramm unserer Linienfunktion bekannte (wenn wir nicht zu 100% QM resp. Audits machen). Man kann sich vorstellen, wenn ein Mitarbeiter aus dem Einkauf ein internes Audit im Versand durchführt, dass dann Fragen im Raum stehen, zu deren Beantwortung alle ebendort sitzen. In manchen Unternehmen ist es guter Ton, dass zwei Personen ein internes Audit durchführen. Dann ist es wichtig zu erwähnen – wie in einem externen Audit mit zwei oder mehreren Auditoren – wie sich die Rollenaufteilung darstellt (Stichwort: Leitender Auditor – Co-Auditor). Small Talk ist natürlich nicht verboten und lockert auf, solange es das Zeitmanagement zulässt.

Wie viel Zeit für das Eröffnungsgespräch vorgesehen ist, hängt neben den Inhalten des Eröffnungsgesprächs auch von der Komplexität des Audits und der damit verbundenen Auditdauer ab. 10 – 20 Minuten wären wahrscheinlich in vielen Fällen angemessen. Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es auch heraus. Geben Sie organisatorische Sicherheit, indem sie die Regeln des Auditprozesses kundtun.

2. Auditgrundlage

Die Legitimation des Audits ist das Auditprogramm, mit den Auditzielen wie durch die oberste Leitung formuliert. Das Auditziel ist, wenn nicht weiter konkretisiert, ein Systemaudit der Bezugsnorm(en) zum Qualitätsmanagement ISO 9001 etc. in dem ausgewiesenen Prozess (= Auditumfang). Stellen Sie dar, dass Sie die Verantwortung zur Durchführung dieses Audits übertragen bekommen haben und befugt sind, z.B. Abweichungen zu schreiben.

3. Auditplan

Sie wissen nicht, ob jeder den Auditplan präsent hat oder ihn kennt. Deshalb stellen Sie den mit dem Prozesseigentümer abgestimmten Auditplan (vollständig oder mit angemessenem Detailierungsgrad) im Eröffnungsgespräch noch einmal vor. Holen Sie sich die Bestätigung ab, dass dieser Auditplan hier und heute so umgesetzt werden kann. Es mag gute Gründe geben, aus denen heraus sich eine Änderung ergibt, der Rechnung zu tragen wäre. Laden Sie die Beteiligten aber nicht zur Veränderung ein. Stellen Sie auch die Verbindlichkeit der Zeiten dar – an die Sie sich auch selbst halten müssen. Seltene, begründete und rechtzeitig angemeldete zeitliche Anpassungen von Ihrer Seite (mit Ausnahme des Abschlussgesprächs) vom Auditplan bestätigen diese Regel. Und denken Sie immer daran, dass der größte Feind des Auditors die Zeit ist.

4. Vertraulichkeit im Eröffnungsgespräch des internen Audits betonen

Das Thema ist sowohl im externen als auch internen Audit von großer Bedeutung. Es werden keine Informationen über den Auditbericht hinaus, weder zur Form noch zum Inhalt des Audits weitergetragen. Dies sollte im Eröffnungsgespräch proaktiv kundgetan werden.

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5. Stichprobencharakter

Sie machen keine 100% Prüfung. Die Prozesse werden eher auf Basis von qualifizierten Stichproben beurteilt. Es wird erwartet, dass Sie von der Stichprobe auf die Grundgesamtheit vom Ablauf schließen und den Prozess als konform erklären können (wenn es denn so ist – sonst wäre es wahrscheinlich eine Abweichung).

6. Das Verfahren bei Auditfeststellungen im Eröffnungsgespräch erörtern

Jeweils die Ergebnisse der Auditierung eines Ablaufes und der Abgleich mit einer Vorgabe, z.B. einer Anforderung des Regelwerkes oder einer internen Anweisung, stellt eine Auditfeststellung dar. Stellen Sie heraus, dass Sie die Auditfeststellung „Übereinstimmung“ (Konformität) suchen. Machen Sie den Unterschied zur Auditfeststellung „Abweichung“ (Nicht-Konformität) klar. Stellen Sie deutlich heraus, was bei einer Abweichung zu leisten ist. Es muss nach einer Korrektur oder Sofortmaßnahme eine Ursachenanalyse und dann eine Korrekturmaßnahme abgeleitet und umgesetzt werden. Weiterhin ist die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahme nachzuweisen. Hierzu wären weiterhin hausintern festgelegte Fristen zu wahren, so wie es in den Verfahren zur internen Auditierung oder Korrekturmaßnahmen im Hause festgelegt ist. Natürlich dürfen Sie die Auditfeststellung „Verbesserungspotenzial“, „Hinweis“ oder „Empfehlung“ aussprechen und aufschreiben. Als externer Auditor stelle ich oft fest, dass es sich dabei jedoch um Abweichungen handelt – und das wäre dann auch eine Abweichung im externen Audit.

7. Berichterstellung

Stellen Sie die weitere Vorgehensweise nach dem Abschlussgespräch heraus. Es wird ein Auditbericht erstellt, der zeitnah an einen von der Organisation festgelegten Verteiler im Hause geht. Je nach Festlegung wird der Auditbericht ggf. noch von dem auditierten Bereich quergelesen und akzeptiert (zumindest die Abweichungen) oder an anderer Stelle vor Veröffentlichung freigegeben.

Die Grundsätze zum Eröffnungsgespräch bei internen Audits

Es ist guter Ton, ein Managementsystemaudit mit einem Eröffnungsgespräch beginnen zu lassen. Wenn man als interner Auditor bereits bei einem externen Audit an einem Eröffnungsgespräch teilgenommen hat, kann das durchaus als Schablone dienen, um sich eine Agenda dafür zu erstellen. Auch ist es ggf. sinnvoll, wenn über den Auditprozess für das Eröffnungsgespräch ein Standard geschaffen wird, so dass hier eine gleichbleibende Qualität gewahrt wird. Neben den atmosphärischen Dingen – vielleicht bekommt man ja auch eine Tasse Kaffee angeboten – folgen typischerweise einige formale Inhalte und der Auditplan, der ja allen bekannt sein sollte. Viele Fragen sich jedoch, ob man das Eröffnungsgespräch nicht einfach wegfallen lassen kann. Dann hat man doch schon Zeit gespart und steigert die Effizienz? – Nein! Warum? Weil es eine gute Gelegenheit ist, Verunsicherung abzubauen, organisatorische Sicherheit zu geben und an die Intention eines internen Audits zu erinnern.

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Was ist der Sinn und Zweck des Eröffnungsgespräches?

Die Bandbreite dessen, was Sie sich jetzt unter einem internen Audit vorstellen, ist sicher sehr groß. Gehen wir es grundsätzlich an. Es findet in größeren Zeitabständen statt, stellt nicht die Kernkompetenz der Beteiligten dar (“fremdeln“) und ist stets überlagert mit den Ereignissen des täglichen Tuns. Diese gehen von wiederkehrenden Ritualen bis hin zu Abweichungen des routinemäßigen Ablaufs, mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen zu müssen und das alles sicherlich noch unter einem gewissen Zeitdruck. Herzlichen Glückwunsch, interne Auditoren, hier haben alle auf Sie gewartet!

Nutzen wir das Eröffnungsgespräch, um eine gemeinsame Übereinkunft zur gedeihlichen Zusammenarbeit zu ermöglichen, den Modus Vivendi. Selbstverständliches sollte man nicht unbedingt aussprechen müssen, jedoch erscheint es stets hilfreich daran zu erinnern, dass ein und damit auch dieses interne Audit im Auftrage der obersten Leitung stattfindet und einen Beitrag zur fortlaufenden Verbesserung darstellen sollte. Es ist keine Drohung, jedoch ist die interne Auditierung selbst auch einmal im Jahr durch die externe Auditierung Gegenstand der Auditgespräche.

Weitere Anmerkungen zur Durchführung von Eröffnungsgesprächen bei internen Audits

Die oben genannten sieben Punkte sollten den Beteiligten an dem Audit ein gutes Gefühl geben. So können sie anschließend den weiteren Ablauf verstehen und akzeptieren. Es ist guter Ton, nach Ihren Ausführungen mit „Welche Fragen kann ich Ihnen noch beantworten?“ zu enden. Vielleicht hat ja jemand noch etwas auf dem Herzen. Weitere formale Punkte für ein Eröffnungsgespräch sind eher situativ oder gar obsolet. Die Frage nach einer Sicherheitsunterweisung oder eines Besprechungsraumes sind eher bei externen Auditoren zu beachten. Die Festlegung der Auditsprache neigt bisweilen zum Schmunzeln. Es könnte aber sein, dass ein internes Audit an einen nicht deutschsprachigen Standort in der Muttersprache stattfindet. Als Berichtsprache wird dann Englisch gewählt, damit der Bericht in der Zentrale gelesen werden kann.