Was ist ein externes Audit und wie läuft dieses ab? Wie können Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten und was ist bei der Auswahl des Auditors oder ggf. der Zertifizierungsstelle besonders wichtig? Auf dieser Seite beschäftigen wir uns mit genau diesen Fragen und geben Ihnen ein Einblick in die wichtigsten Themen rund um das externe Audit. Dieses spielt eine wichtige Rolle im kontinuierlichen Verbesserungsprozess und dient Unternehmen dazu, ihre Compliance sicherzustellen, Zertifikate zu erhalten sowie das Vertrauen von Kunden, Partnern und Investoren zu stärken. Lesen Sie gleich weiter und erfahren Sie mehr zum Thema!
Definition - was ist ein externes Audit?
Ein externes Audit ist eine systematische und unabhängige Überprüfung, bei der eine betriebsexterne Person die Prozesse, Strukturen und Ergebnisse des Unternehmens auf ihre Übereinstimmung mit festgelegten Standards oder Vorschriften hin überprüft. Das Ziel dabei ist es, Schwachstellen aufzudecken, die Einhaltung von Vorgaben und Gesetzen sicherzustellen und so die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu verbessern. Zur Definition des externen Audits kann man also sagen, dass dieses eine Form der Qualitätssicherung ist, die von einer unabhängigen Stelle durchgeführt wird. Diese Instanz - sprich der externe Auditor oder die Zertifizierungsstelle - prüft objektiv, ob ein Unternehmen alle relevanten Standards und Anforderungen erfüllt. Diese Art von Audit wird oft in regelmäßigen Abständen durchgeführt, insbesondere dann, wenn Zertifikate erneuert oder bestimmte gesetzliche Vorschriften eingehalten werden müssen. So wird es bspw. unter anderem häufig im Rahmen von Zertifizierungen, wie zum Beispiel nach den Normen ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement) oder ISO 50001 (Energiemanagement) durchgeführt.
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Verschiedene Arten von externen Audits
Laut Definition ist ein externes Audit also dazu da, um die Einhaltung bestimmter Standards, Vorschriften oder vertraglicher Verpflichtungen durch eine Organisation zu überprüfen und sicherzustellen. Da hierbei die Zielsetzungen unterschiedlich sind, lassen sich externe Audits in verschiedene Arten unterteilen. Nachfolgend führen wir einige mögliche Arten auf.
- Compliance-Audits: Sicherstellung, dass das Unternehmen geltende Gesetze und Vorschriften einhält (z. B. Umweltgesetze, Arbeitsschutzgesetze, Datenschutzbestimmungen wie DSGVO) zur Vermeidung von rechtlichen Konsequenzen oder Strafen.
- Zertifizierungsaudits: Zur Zertifizierung nach internationalen Standards wie bspw. ISO 45001 oder ISO 27001 und als Nachweis der Einhaltung dieser Standards gegenüber Kunden, Partnern oder Behörden.
- Lieferantenaudits: Überprüfung von Lieferanten oder Partnern, um sicherzustellen, dass sie den vertraglichen Anforderungen oder ethischen Standards entsprechen sowie zur Prüfung der Qualität, Zuverlässigkeit und Einhaltung sozialer und ökologischer Richtlinien.
- Branchenspezifische Audits: Sicherstellung, dass die Organisation branchenspezifische Anforderungen erfüllt, wie zum Beispiel in der Lebensmittelindustrie (bspw. HACCP, IFS, BRC) oder der Medizinbranche (Audits nach ISO 13485 oder MDR).
- Produktaudits: Überprüfung der Qualität und Konformität von Produkten im Vergleich zu festgelegten Spezifikationen (z. B. CE-Kennzeichnung, FDA-Anforderungen, Produktprüfung gemäß IATF 16949).
Was unterscheidet ein externes Audit von einem internen Audit?
Ein externes Audit wird, wie wir bereits wissen, von einer unabhängigen, externen Organisation oder Zertifizierungsstelle durchgeführt, die eine objektive und neutrale Prüfung des Unternehmens vornimmt. Im Gegensatz dazu wird ein internes Audit von eigenen Mitarbeitenden des Unternehmens organisiert und durchgeführt. Diese Audits dienen in erster Linie der Selbstüberprüfung und der kontinuierlichen Verbesserung der Unternehmensprozesse. Sie bieten eine Möglichkeit, Schwächen und Verbesserungspotenziale im eigenen System zu identifizieren, ohne dass externe Vorschriften oder Zertifikate im Vordergrund stehen. Interne Audits sind somit weniger formal und bieten den Vorteil einer häufigeren und flexibleren Durchführung. Unternehmen können sie nach Bedarf ansetzen, um bestimmte Prozesse oder Bereiche genauer zu untersuchen.
Wie ist der typische Ablauf eines externen Audits?
Ein externes Audit folgt einem strukturierten Ablauf, welcher im Wesentlichen aus den immer gleichen Schritten besteht. Hier ist eine typische Übersicht über die Phasen eines externen Audits:
1. Planung und Vorbereitung des externen Audits
Zunächst einmal legen die Organisation und die externe Prüfstelle (also z. B. die Zertifizierungsstelle oder der Wirtschaftsprüfer) den Auditauftrag fest. Hierbei wird geklärt, welches Ziel das Audit hat. Dies kann bspw. die Zertifizierung oder die Überprüfung der Compliance sein. Der Auditor erstellt anschließend einen detaillierten Plan, der den Umfang, die Kriterien, die Prozesse sowie die Standorte beschreibt, die überprüft werden sollen. Auch ein Zeitplan und die beteiligten Personen werden darin festgelegt. Zur Vorbereitung des externen Audits stellt die Organisation dem Auditor die relevante Dokumente und Informationen zur Verfügung, wie z. B. Richtlinien, Prozesse, Berichte, Handbücher oder Nachweise.
2. Das Eröffnungsgespräch
Am Tag des externen Audits führt der Auditor ein Eröffnungsgespräch mit der Organisation, in dem die Ziele und der Ablauf des externen Audits erklärt werden. Der Auditplan und die zu prüfenden Bereiche werden bestätigt und es besteht die Möglichkeit, Fragen seitens des Unternehmens zu klären.
3. Die Durchführung des externen Audits
Die eigentliche Auditierung umfasst mehrere Schritte. Zunächst einmal erfolgt die Dokumentenprüfung. Der externe Auditor sichtet somit relevante Dokumentationen, wie z. B. Prozessbeschreibungen, Richtlinien, Prüfberichte oder Aufzeichnungen. Ziel ist es, die Konformität mit den festgelegten Anforderungen zu bewerten. Anschließend werden die Mitarbeitenden befragt. Hierbei erfolgt die Überprüfung, ob die beschriebenen Prozesse in der Praxis umgesetzt werden. Dies dient der Verifikation der dokumentierten Informationen. Des weiteren beobachtet der Auditor vor Ort, wie die Prozesse tatsächlich ablaufen, z. B. in der Produktion, im Lager oder im Kundenservice. Dabei werden Abweichungen oder potenzielle Risiken identifiziert. Außerdem werden stichprobenartige Prüfungen durchgeführt, z.B. an Produkten, Berichten oder Unterlagen, um die Einhaltung der Standards zu verifizieren.
4. Bewertung der Ergebnisse
Der Auditor dokumentiert die Beobachtungen, die er vor Ort gemacht hat und bewertet, ob die Organisation die Anforderungen erfüllt. Er überprüft, ob es Abweichungen (Non-Conformities) gibt. Dabei gibt es zwei Arten von Abweichungen.
- Hauptabweichungen (Major Non-Conformities): Schwerwiegende Verstöße, die die Zertifizierung oder die Einhaltung gefährden.
- Nebenabweichungen (Minor Non-Conformities): Kleinere Verstöße, die keine unmittelbare Gefahr darstellen, aber dennoch behoben werden müssen.
5. Das Abschlussgespräch
Der Auditor fasst die Ergebnisse des externen Audits zusammen und präsentiert sie der Organisation. Die Schwerpunkte des Gesprächs sind dabei:
- Positiv aufgefallene Punkte (Stärken)
- Festgestellte Abweichungen oder Schwachstellen
- Empfohlene Maßnahmen oder Korrekturen
- Die weitere Vorgehensweise, z. B. Nachbesserungen oder die Vergabe der Zertifizierung
6. Der Auditbericht
Der Auditbericht eines externen Audits ist das zentrale Dokument, das die Ergebnisse des Audits zusammenfasst. Ein gut strukturierter Auditbericht beginnt in der Regel mit einer Einleitung, in der das Auditziel, der Auditumfang und die verwendeten Prüfmethoden beschrieben werden. Hier wird auch oft der Zeitrahmen des Audits sowie die beteiligten Auditoren und das audierte Unternehmen genannt.
Ein wesentlicher Bestandteil des Auditberichts ist die Zusammenfassung der Feststellungen. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über die wichtigsten Ergebnisse des Audits und beschreibt, inwieweit die geprüften Prozesse den festgelegten Standards entsprechen. Hier werden auch die Stärken des Unternehmens hervorgehoben, aber insbesondere die Abweichungen und Nichtkonformitäten dokumentiert. Diese können in verschiedenen Bereichen wie Qualität, Sicherheitsmanagement oder Umweltmanagement auftreten und sind in der Regel nach Schweregrad kategorisiert. Eine klare Darstellung von Abweichungen hilft dem Unternehmen, gezielte Maßnahmen zur Behebung zu ergreifen. Der Bericht umfasst zudem Empfehlungen und Verbesserungsvorschläge, die dem Unternehmen ebenfalls helfen, die festgestellten Abweichungen zu beheben und die Prozesse zu optimieren. Wenn nötig, gibt der Auditor an, welche spezifischen Maßnahmen oder Änderungen erforderlich sind, um die Einhaltung der Standards, Gesetze oder branchenspezifischen Anforderungen sicherzustellen.
Abschließend enthält der Auditbericht oft eine Schlussfolgerung. Hier wird zusammengefasst, ob das Unternehmen die festgelegten Anforderungen vollständig erfüllt oder ob weitere Maßnahmen erforderlich sind. Zudem wird häufig eine Bewertung der Risikostellung vorgenommen, insbesondere bei schwerwiegenden Abweichungen, die potenziell zu rechtlichen oder finanziellen Konsequenzen führen könnten. Zusätzlich können Zeitpläne für Nachprüfungen oder Überwachungsaudits festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die empfohlenen Korrekturmaßnahmen tatsächlich umgesetzt werden.
7. Nachverfolgung und Korrekturmaßnahmen
Bei der Nachverfolgung im Rahmen des externen Audits erfolgt die Kontrolle der Umsetzung der Maßnahmen. Im Falle von Abweichungen muss die Organisation Korrekturmaßnahmen einleiten und nachweisen, dass diese effektiv umgesetzt wurden. Bei schwerwiegenden Abweichungen kann zudem ein Nachaudit erforderlich sein, um die Umsetzung der Maßnahmen und deren Wirksamkeit zu überprüfen.
8. Zertifizierung oder Bestätigung
Sind alle Anforderungen erfüllt, erhält die Organisation (falls relevant) ein Zertifikat oder eine Bestätigung. Das Zertifikat ist in der Regel für einen bestimmten Zeitraum (z. B. drei Jahre) gültig, wird aber durch regelmäßige Überwachungsaudits aufrechterhalten.
Was ist bei der Auswahl eines Auditors wichtig?
Eines der wesentlichen Kriterien ist die fachliche Qualifikation des Auditors. Es ist wichtig, dass der Auditor über relevante Zertifikate und Akkreditierungen verfügt, wie beispielsweise als Lead Auditor für den von Ihnen benötigten Standard (wie ISO 9001, IATF 16949 etc.). Falls der Auditor im Rahmen einer Zertifizierung eingesetzt wird, sollte er einer akkreditierten Zertifizierungsstelle angehören. Er sollte umfassende Kenntnisse über die spezifischen Standards, die Gesetze oder spezifischen Anforderungen haben, welche im Rahmen des externen Audits überprüft werden.
Zudem sind die Branchenkenntnisse des Auditors wichtig. Da jede Branche ihre eigenen Besonderheiten und regulatorischen Anforderungen hat, muss der Auditor diese verstehen. Er sollte idealerweise über Erfahrung in der jeweiligen Branche verfügen, um die spezifischen Prozesse und Anforderungen des Unternehmens einschätzen zu können. Beispielsweise sind in der Automobilindustrie andere Standards und Methoden gefragt als in der Lebensmittel- oder IT-Branche.
Auch ist die Erfahrung des Auditors zu beachten. Wie lange führt er bereits Audits durch? Hat er Erfahrung mit Unternehmen ähnlicher Größe und Struktur? Referenzen früherer Kunden können dabei helfen, die Qualität und Arbeitsweise des Auditors einzuschätzen. Neben der Erfahrung spielt auch die Unabhängigkeit des Auditors eine zentrale Rolle. Er sollte keine persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zum Unternehmen haben, um Interessenkonflikte und eine Beeinträchtigung der Objektivität zu vermeiden.
Nicht zu unterschätzen sind zudem die sozialen und kommunikativen Fähigkeiten des Auditors. Eine klare und verständliche Kommunikation ist essenziell, um Auditziele, Ergebnisse und mögliche Verbesserungen effektiv zu vermitteln. Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Auditor mit den Mitarbeitenden im Unternehmen konstruktiv zusammenarbeiten kann, ohne unnötigen Druck auszuüben. Um die richtige Wahl zu treffen, ist es sinnvoll, vorab ein persönliches Gespräch mit dem Auditor zu führen. Hier können offene Fragen geklärt und Erwartungen sowie der genaue Ablauf des externen Audits besprochen werden. Dieser Schritt hilft Vertrauen aufzubauen und sicherzustellen, dass der Auditor wirklich zur Unternehmenskultur passt.
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Was ist bei der Auswahl einer Zertifizierungsstelle wichtig?
Streben Sie eine Zertifizierung Ihres Unternehmens an, ist die Auswahl einer passenden Zertifizierungsstelle elementar. Besonders wichtig hierbei ist, dass die Zertifizierungsstelle von einer anerkannten Akkreditierungsstelle - wie der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) - zugelassen ist. Diese Akkreditierung garantiert, dass die ausgestellte Zertifizierung international anerkannt ist und den hohen Anforderungen von Normen wie ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 50001 entspricht.
Ein weiterer zentraler Punkt ist die Erfahrung und Fachkompetenz der Zertifizierungsstelle. Diese sollte nachweislich Erfahrung in Ihrer Branche haben. Denn jede Branche hat spezifische Anforderungen, die verstanden werden müssen, um das externe Audit zielführend durchzuführen. Daher ist es hilfreich, sich über die bisherigen Kunden der Zertifizierungsstelle zu informieren oder nach Referenzen zu fragen.
Auch die Flexibilität und der Service der Zertifizierungsstelle spielen eine wichtige Rolle. Idealerweise sollte die Stelle auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens eingehen können. Dazu gehört nicht nur die zeitliche Planung des Audits, sondern auch die Möglichkeit, mehrere Standorte oder komplexe Strukturen zu berücksichtigen. Ebenso sollte die Kommunikation mit der Zertifizierungsstelle transparent und unkompliziert sein.
Natürlich stehen auch die Kosten bei der Auswahl zumindest teilweise mit im Fokus. Es ist wichtig, ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden, das sowohl den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird als auch im Budgetrahmen bleibt. Dabei sollten Sie jedoch nicht ausschließlich auf den günstigsten Anbieter setzen, da die Qualität und die Anerkennung der Zertifizierung im Vordergrund stehen sollten. Eine kostengünstige Zertifizierungsstelle kann am Ende teuer werden, wenn die ausgestellte Zertifizierung von Kunden oder Behörden nicht akzeptiert wird.
Zusätzlich ist es empfehlenswert, sich über die Reputation der Zertifizierungsstelle zu informieren. Ein Blick auf Bewertungen, Erfahrungsberichte oder die Webseite der Stelle kann helfen, sich ein besseres Bild zu machen. Auch ein persönliches Gespräch mit einem Ansprechpartner der Zertifizierungsstelle ist ratsam, um offene Fragen zu klären und sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit reibungslos abläuft.
Wie setzen sich die Kosten für ein externes Audit zusammen?
Die Kosten für ein externes Audit setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen und können je nach Art des Audits, der Unternehmensgröße sowie der spezifischen Anforderungen stark variieren. Um eine transparente Einschätzung der Gesamtkosten zu erhalten, sollten Sie alle relevanten Einflussgrößen berücksichtigen. Nachfolgend führen wir die wichtigsten Kostenfaktoren für Sie auf.
Die Vorbereitungsphase
Hierzu gehört sowohl der Aufwand des Auditors für die Analyse von Dokumenten, wie Handbücher oder Prozessbeschreibungen, als auch die interne Vorbereitung im Unternehmen. Maßnahmen wie Schulungen, interne Audits oder das Bereitstellen von Unterlagen können hier zusätzliche Kosten verursachen.
Das externe Audit
Die Größe und Komplexität Ihres Unternehmens beeinflussen direkt, wie viele Tage der Auditor für die Prüfung benötigt. Ein kleines Unternehmen mit einem Standort wird weniger Aufwand verursachen als ein international tätiges Unternehmen mit mehreren Niederlassungen. Bei komplexen Managementsystemen oder größeren Unternehmen kann es zudem erforderlich sein, mehrere Auditoren einzusetzen, was die Kosten entsprechend erhöht. Auch die Art des Audits spielt eine Rolle: Bei Zertifizierungsaudits ist bspw. eine Erstzertifizierung meist teurer, da sie in zwei Phasen durchgeführt wird, während Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudits in der Regel weniger zeitintensiv und dadurch günstiger sind.
Zusätzliche Kosten können entstehen, wenn beim Audit Abweichungen oder Nichtkonformitäten festgestellt werden, die Nachbesserungen erfordern. In solchen Fällen muss der Auditor möglicherweise eine erneute Prüfung durchführen, was zusätzliche Honorare und Zeitaufwand bedeutet. Optional können auch Kosten für externe Berater oder Schulungen anfallen, die Unternehmen in Anspruch nehmen, um sich optimal auf das Audit vorzubereiten.
Reisekosten
Auch die Reisekosten sollten bei der Budgetplanung Berücksichtigung finden. Hierzu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und eventuell Verpflegungspauschalen. Diese variieren je nach Standort des Unternehmens und der Anreise des Auditors. Bei multinationalen Unternehmen können die Reisekosten erheblich steigen, insbesondere wenn mehrere Standorte zu prüfen sind.
Die Zertifizierungsstelle
Darüber hinaus erheben Zertifizierungsstellen Gebühren für die Ausstellung und Verwaltung der Zertifikate. Diese Gebühren können je nach Standard, wie beispielsweise ISO 9001, ISO 27001 oder anderen branchenspezifischen Normen, unterschiedlich hoch ausfallen. Sie sollten sich vorab über die Preismodelle der jeweiligen Zertifizierungsstellen informieren, um Überraschungen zu vermeiden.
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Vorbereitung auf Ihr externes Audit - was ist im Unternehmen zu tun?
Eine gute Vorbereitung auf Ihr externes Audit ist ein wichtiger Faktor, damit Ihr Unternehmen den Anforderungen des Auditors gerecht wird und das Audit erfolgreich verläuft. Sie trägt dazu bei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und ermöglicht so eine effiziente Durchführung des Audits. Lesen Sie im Folgenden, wie eine sorgfältige Vorbereitung auf Ihr externes Audit aussehen kann.
Kenntnis der Anforderungen
Der erste Schritt besteht darin, sich mit den relevanten Normen, Gesetzen oder branchenspezifischen Anforderungen vertraut zu machen, die im Rahmen des Audits überprüft werden. Ein klares Verständnis dieser Forderungen ist unerlässlich, um die eigenen Prozesse und Dokumentationen darauf auszurichten.
Interne Audits
Ein wichtiger Teil der Vorbereitung auf Ihr externes Audit besteht darin, interne Audits durchzuführen. Diese dienen dazu, Schwachstellen im Vorfeld des externen Audits zu identifizieren und zu beheben. Mitarbeiter und Führungskräfte sollten sicherstellen, dass alle relevanten Prozesse und Verfahren ordnungsgemäß dokumentiert sind. Auch die Compliance mit internen Richtlinien und externen Vorschriften muss überprüft werden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen alle erforderlichen Vorgaben erfüllt. In dieser Phase sollte auch darauf geachtet werden, dass alle Aufzeichnungen und Dokumentationen vollständig und korrekt sind, da diese während des Audits eingehend geprüft werden.
Es ist ratsam, ein Audit-Team innerhalb des Unternehmens zu bilden, welches die Kommunikation mit dem Auditor übernimmt. Das Audit-Team sollte bestens über die zu prüfenden Prozesse informiert sein und in der Lage sein, die notwendigen Unterlagen und Belege bereitzustellen. Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten aus den Auditanforderungen hilft dabei, alle relevanten Themen systematisch zu prüfen.
Mitarbeiterschulungen
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Vorbereitung auf Ihr externes Audit ist die Schulung der Mitarbeiter. Alle relevanten Mitarbeiter, die während des Audits mit dem Auditor in Kontakt kommen, sollten auf die Ziele und den Ablauf des externen Audits vorbereitet werden. Sie sollten verstehen, was von ihnen erwartet wird und welche Informationen sie bereitstellen müssen. Die Kommunikation muss transparent und kooperativ sein, um dem Auditor einen positiven Eindruck zu vermitteln und eine effiziente Prüfung zu ermöglichen.
Organisation
Neben der internen Vorbereitung sollte auch die Logistik des Audits geplant werden. Dazu gehört die Organisation von Räumlichkeiten für die Auditgespräche, die Bereitstellung der notwendigen IT-Ausrüstung und gegebenenfalls die Vereinbarung von Zeiten für Interviews mit bestimmten Abteilungen oder Mitarbeitenden. Auch die Verfügbarkeit von Führungskräften und anderen Schlüsselpersonen muss sichergestellt werden, um eventuelle Rückfragen des Auditors schnell zu beantworten.
Dokumentenmanagement
Die Zusammenstellung von Audit-Dokumentationen ist ein weiterer wesentlicher Vorbereitungsschritt. Hierzu gehören zum Beispiel Managementhandbücher, Prozessbeschreibungen, Risikoanalysen, Prüfberichte und andere für das Auditziel relevante Nachweise. Es sollte sichergestellt werden, dass diese Dokumente vollständig, aktuell und gut organisiert sind, da sie die Grundlage für die Prüfung bilden. Ein ordnungsgemäßes Dokumentenmanagement trägt erheblich dazu bei, den Auditprozess zu beschleunigen und Unklarheiten zu vermeiden.
Offene Kommunikation
Abschließend ist es wichtig, während der gesamten Vorbereitung eine offene Kommunikation zu pflegen, sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit der externen Zertifizierungsstelle oder Behörde. Wenn alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden, können Sie nicht nur sicherstellen, dass das Unternehmen für das Audit gut gerüstet ist, sondern auch langfristig von den Ergebnissen des Audits profitieren. Eine gründliche Vorbereitung auf das externe Audit ist der Schlüssel, um dieses erfolgreich zu bestehen und die gewünschten Zertifikate oder Bestätigungen zu erhalten.
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