Interne Audits außerhalb des Stammhauses

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Interne Audits und das Auditprogramm decken typischerweise die Prozesse der Organisation ab, die sich im Stammhaus oder an anderen festen Standorten abspielen. Interne Audits können aber auch Prozesse betreffen, die typischerweise nicht an einem festen Standort passieren und somit außerhalb des Stammhauses stattfinden. Dieser Aspekt wäre vor dem Hintergrund der internen Auditprogrammplanung jedoch mit abzudecken und der interne Auditor ist dann mit einer etwas komplexeren Struktur zur Umsetzung des internen Audits beauftragt. Diese Facetten wollen wir in diesem Artikel einmal etwas genauer betrachten. Was unterscheidet diese Audits von den „normalen“ Audits und an was muss gedacht werden. Wie bereite ich ein solches Audit vor und wie bereite ich mich als Auditor vor.

Anknüpfungspunkte an die ISO 9001

Die ISO 9001 in Kapitel 9.2.1 fordert: „Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen, um Informationen darüber zu erhalten, ob das QMS a) die Anforderungen 1) der Organisation an ihr QMS, 2) dieser Internationalen Norm, erfüllt; wirksam verwirklicht und aufrechterhalt. Gemäß ISO 9001 Kap. 4.4.1 „Die Organisation muss die Prozesse bestimmen, die benötigt werden, sowie deren Anwendung innerhalb der Organisation festlegen, …“. Der Anwendungsbereich zeigt deutlich auf, welche Prozesse der Wertschöpfung das auf jeden Fall sind. So geht aus dem Anwendungsbereich ggf. hervor das Montage und oder Service stattfindet. Und es wäre zu klären, ob dies innerhalb der Organisation oder ganz oder teilweise in der Kundenumgebung stattfindet. Wenn dem so wäre, ist ein solches Audit auch vor Ort in der Kundenumgebung in Betracht zu ziehen.

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Allgemein gültiges Beispiel

Geht es um ältere Arbeitnehmer zieht man gerne den Vergleich mit dem berühmten Dachdecker heran, der im Alter schließlich nicht mehr auf einem Dach arbeiten kann, somit zumindest das moralische Recht auf seiner Seite hat, beizeiten in den Ruhestand zu treten und dann seine Rente zu genießen. In unserer Branche der Managementsysteme gibt es auch solche charakteristischen Beispiele, die immer wieder gerne herangezogen werden. Das wäre in unserem Falle der Fensterputzer. Was meinen Sie, wo man den Prozess am sinnvollsten auditieren sollte? Eben – natürlich bei Kunden, wo die Fenster geputzt werden. Und damit ist klar, um was es hier geht um ein Audit an einem temporären Standort – und nicht um einem anderen Standort der Organisation.

Auditprogrammplanung

Fahren nun über ein Dutzend Lieferwagen mit Firmenlogo an der Türe und Leiter auf dem Dach durch die Gegend, sollte jedem Auditor auffallen, dass bei den internen Audits grundsätzlich entsprechende Dienstleitungen auch vor Ort in der Kundenumgebung auditiert werden müssen. Über die Anzahl und den Umfang kann man sicher diskutieren. Da bietet die ISO 9001 im Kapitel 9.2.2.a) entsprechende Vorgaben, die berücksichtigt werden müssen, an: „Die Organisation muss ein oder mehrere Auditprogramme planen, aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten, einschließlich der Häufigkeit von Audits, Methoden, Verantwortlichkeiten, Anforderungen an die Planung sowie Berichterstattung, welche die Bedeutung der betroffenen Prozesse, Änderungen mit Einfluss auf die Organisation und
die Ergebnisse vorheriger Audits berücksichtigen müssen;“

Lassen Sie sich im Audit z.B. von dem zuständigen Manager für das Auditprogramm - gemeinhin: QMB – zeigen, inwiefern über Audits an temporären Standorten reflektiert wurde und lassen Sie sich begründen, wie es zu der Entscheidung, also dem aktuell gültigen Auditprogramm kam. Wahrscheinlich macht es einen Unterschied, ob ein Kontibetrieb in Schichtarbeit 365 Tage im Jahr mehr oder weniger ein und dasselbe Produkt herstellt oder ca. 5000 bisweilen kürzere Dienstleistungen und durchaus wiederkehrend aber als diskrete Arbeitsaufträge zum Thema Gebäudereinigung im Jahr umgesetzt werden. Ein gutes Beispiel, um darzustellen, dass der Prozess der internen Auditierung, hier am Beispiel des Auditprogramms, es wert ist im Rahmen der internen Auditierung betrachtet zu werden.

Wechselwirkung eines internen Audits in Kundenumgebung

Methoden im Rahmen eines Audits

Mit diesem Begriff der Methoden aus ISO 9001 Kap. 9.2.2.a) fremdelt man gerne. Was ist damit gemeint? Welche Methoden werden für diese Audits empfohlen oder vorgeschrieben? Wie soll der interne Auditor das Audit umsetzen, was wird als Hilfestellung angeboten? Was wird von einem solchen Audit erwartet? Es gibt drei grundsätzliche Arten, also Methoden, Informationen in einem Audit zu erhalten. Diese werden typischerweise intuitiv eingesetzt und man nimmt sie erst einmal gar nicht wahr.

Das wäre das Gespräch mit Beteiligten, das Interview. Dann ist das Lesen von Dokumenten und Aufzeichnungen ein Teil des Audits, der ja auch einmal dazu führen kann, dass dieses Lesen einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen kann. So wäre das Durchblättern eines Ordners mit zahlreichen charakteristischen Unterlagen, wie zum Beispiel zur Prüfmittelüberwachung oder Wareneingängen vorstellbar, um zwei, drei Stichproben zu ziehen vorstellbar. Aber auch die internen Auditberichte oder die Managementbewertung wären es durchaus wert einmal in Ruhe durchzublättern, um ein paar konkrete Auditfragen abzuleiten. Die dritte Art und Weise der Erhebung ist das Beobachten von Tätigkeiten, was natürlich auch für operative Tätigkeiten im Stammhaus gilt. Diese Methode wäre für ein solches Audit
bevorzugt anzuwenden, was natürlich nicht bedeutet, dass Sie nicht mit den Beteiligten sprechen oder Unterlagen außen vorlassen sollten. Man ist immer wieder überrascht, was man alles sieht, wenn man einmal genau hinschaut.

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Anforderungen an die Planung – inhaltlich

Was, wenn Sie sich im Auditprogramm für ein solches Audit eingeteilt wiederfinden? Wahrscheinlich würde das nicht einfach so geschehen und Sie würden im Voraus angesprochen oder informiert. Wie soll der interne Auditor das Audit umsetzen, was wird als Hilfestellung angeboten? Was wird von einem solchen Audit erwartet? Für dieses etwas komplexere Audit wird es wahrscheinlich schon Konkretisierendes geben.

Aber bleiben wir bei der Rolle des internen Auditors, der das Auditprogramm auditiert. Bei allen Freiheitsgraden sollten Sie sich eine Aussage einholen, um zu erkennen, ob das Auditprogramm etwas mit Leiten und Lenken der internen Audits (normkonform) zu tun hat oder interne Audits mit Zufall und Irrtum (nicht-normkonform) umgesetzt werden. Wie bereits ausgeführt macht es in vielen Fällen Sinn, die Technik des Beobachtens von Tätigkeiten anzuwenden. Dies könnte z.B. als Hilfestellung oder Vorgabe mit auf den sprichwörtlichen Weg zum Audit gegeben werden. Das muss nicht immer in dokumentierter Form passieren, es könnte auch eine Vorbesprechung bei Managementbeauftragten sein.

So stört man den Arbeitsablauf nicht über Gebühr (Sorge des Kunden) und Ihnen fallen Dinge auf, die Sie sich im Nachhinein erklären lassen und anhand der Dokumentenlage nachvollziehen können. Es kann aber auch sein, dass die Kollegen vor Ort es angenehmer empfinden, Ihnen den Arbeitsablauf direkt bei der operativen Umsetzung zu erklären. Um Ihnen da Mut zu machen – es ergibt sich aus der prozessualen Umgebung oft von selbst, wie nah und aktiv man sich als Auditor verhalten kann.

Checkliste Audit in Kundenumgebung au0erhalb des Stammhauses

Anforderungen an die Planung - formal

Dieses Thema verdient vor dem Hintergrund des Variantenreichtums eines temporären Standortes noch etwas mehr Aufmerksamkeit. Grundsätzlich gilt, dass die Zustimmung des Kunden eingeholt werden sollte, bevor der interne Auditor hinzukommt. Der Kunde darf auch „Nein“ sagen – dann muss ein anderes Audit gesucht werden. Dies gilt natürlich auch im externen Audit für mich. Mein Kunde, dass zu zertifizierende Unternehmen, muss seinen Auftraggeber ebenfalls um Zustimmung bitten – die i.d.R. auch erteilt wird. Auch wenn es ein reines ISO 9001 Audit ist, gilt, dass die Vorgaben des Arbeitsschutzes eingehalten werden müssen. Das beginnt je nach Größe der Organisation mit der persönlichen Registrierung, einem Film zum Thema Arbeitssicherheit – gerne mit einem kurzen Multiple Choice Test verknüpft – bis hin zu Vorgaben der persönlichen Schutzausrüstung (PSA), zzgl. des Farbregimes z.B. der Helme.

Das evtl. arbeitsmedizinische Vorsorgen nachgewiesen werden müssen, ist eher etwas, was ggf. ihre Kollegen zur Erbringung der Tätigkeiten nachweisen müssen, z.B. bei Arbeiten in der Höhe. Da wären wir aber schon bei sehr speziellen Einsätzen als Auditor. Jedenfalls ist es zwingend erforderlich den Anweisungen beim Kunden Folge zu leisten. Jegliches Fehlverhalten könnte auch die kommerziellen Beziehungen Ihrer Organisation mit Ihrem Kunden belasten. Dann bedarf es firmenintern noch einer Dienstreisegenehmigung und der entsprechende Reiseplanung. Ihr Reisegepäck sollte neben Rechner, Norm, Klemmbrett und Stift auch ihre PSA beinhalten. Spätestens bei der Auditvorbereitung fragen Sie nach der erforderlichen PSA. Das „P“ in PSA steht für persönlich und sie sollten ihre eigenen Sicherheitsschuhe dabeihaben, alles andere Übliche, wie ihre Schutzbrille, ist leicht verstaut – vom Helm einmal abgesehen. Besondere PSA würden wahrscheinlich die Kollegen oder der Kunde vor Ort anbieten können, was aber vorher zu klären wäre.

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Verantwortlichkeiten bei internen Audits

Dieses Thema wäre noch zu betrachten. Bei der internen Auditierung sind Sie im Auftrage der obersten Leitung unterwegs, die auch für Ihre Sicherheit am Arbeitsplatz verantwortlich ist. Für die inhaltliche Umsetzung des Audits sind Sie verantwortlich. Vorgaben zur Arbeitssicherheit kommen dann von der Kundenseite und sind natürlich einzuhalten. Nun ist bei unserem Beispiel der Fensterputzer der Kunde wahrscheinlich nur am Rande interessiert, wer da an der Schaufensterscheibe arbeitet, in einem Industriepark wäre die Aufmerksamkeit sicher eine andere, ebenso im 35. Stock eines Hochhauses. Beim Dachdecker (wenn er nicht schon in Rente ist, wie eingangs berichtet) kommen die Vorgaben eher von ihrer Organisation. Ist das Dach aber wiederum in einem Industriepark zu decken, dann wäre der Auftraggeber sicher wieder etwas stringenter in den entsprechenden Auflagen. Die Variation kann hier nur angedeutet werden.

Wie weit sollten Sie vor Ort und wie nah am Geschehen das Audit ausführen? Natürlich nur so weit, dass Sie sich nicht
in Gefahr bringen. Woran erkennen Sie das? Z.B. an einer Gefährdungsbeurteilung der auszuführenden Tätigkeit ihrer Kollegen. Wir reden zwar über Arbeitssicherheit, diese ist auch bei der Umsetzung der ISO 9001 relevant. Unsichere Handlungen führen zu unsicheren Produkten / Dienstleistungen; außerdem wäre Vorgaben des Kunden zur Arbeitssicherheit auch Anforderungen, die es zu erfüllen gilt. Und ob der 35. Stock die richtige Wahl für ein Audit wäre, wäre bei der Auditprogrammplanung wahrscheinlich bzgl. des Risikos und des Geschäftsmodells berücksichtigt worden.

Temporärer Standort - Baustelle

Legen wir noch eine Komplexitätsstufe drauf. Gehen wir von einem Routinevorgang bei einem Kunden weg, vorzugsweise auch aus geschlossenen Räumen heraus, hin zu Baustellentätigkeit im Freien. Das ist sicher nicht zu weit hergeholt für den einen oder die andere. Der Anlagenbau ist vielfältig, Instandhaltungstätigkeiten oder die Errichtung einer neuen Anlage kann in einer Fertigungshalle, aber auch unter freiem Himmel stattfinden. Die Logik auch eines solchen Audits haben wir besprochen, es wird eben nur komplexer. Und so sollten dann auch die Audits außerhalb des Stammhauses die Variationsbreite der Kundschaft im Laufe der Jahre in der Auditprogrammplanung abbilden.