Durch Prozessüberwachung Unternehmensrisiken reduzieren

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Durch die Prozessüberwachung und Prozessmessung können Unternehmen frühzeitig existenzgefährdende Risiken erkennen und darauf reagieren. Der Klimawandel führt uns wahrscheinlich wiederkehrend vor Augen, wie wichtig Frühwarnsysteme im Bereich des Katastrophenschutzes sind. Diese basieren zum Beispiel im Hochwasserschutz auf einer Erfassung von Daten aus der Umwelt, wie z.B. Niederschlags- und Wasserstanddaten oder auch der Temperatur. Mit Daten die über eine länger- und mittelfristigere Zeit erfasst wurden, lassen sich Maßnahmen zum vorbeugenden Hochwasserschutz ableiten. Im übertragenen Sinne können auch Unternehmen in gefährliche Gewässer geraten, deren Strömungen das Unternehmen in ein existenzbedrohendes Ungleichgewicht bringen kann. Um das Eintrittsrisiko dieser Situation zu reduzieren, sollten Unternehmen unterschiedliche Anwendungen, Verfahren und Methoden einsetzen, um ihre Prozesse zu überwachen und zu messen (Monitoring / Prozessmonitoring). Um die Systeme nicht zu fragmentieren, kann eine Verknüpfung des Frühwarnsystems zur Prozessüberwachung mit dem Qualitätsmanagementsystem erfolgen.

Die kontinuierliche Prozessüberwachung ist ein Muss für Unternehmen

Noch immer verlassen sich viele Führungskräfte in Unternehmen auf ihr „Bauchgefühl“. Dies hat zur Folge, dass eine Reaktion auf Risiken meist situativ und damit zu spät erfolgt. Dabei dient das Monitoring der Sicherheit von Maschinen und Anlagen, Verbessert die Produktqualität und Erhöht die Verfügbarkeit der Fertigungsprozesse. Tritt ein existenzgefährdendes Problem ein, das im Vorfeld zu spät oder gar nicht behandelt wurde, kann dies für das Unternehmen und speziell für die Führungsebene negative Folgen mit sich bringen, da ggf. gegen geltendes Recht verstoßen wurde. Mittlerweile fordern einige Gesetze die Prozesskontrolle, um Risiken zu behandeln:

Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG), ursprünglich für Aktiengesellschaften, jedoch mit Ausstrahlungswirkung
Lagebericht mit der voraussichtlichen Unternehmensentwicklung (§ 289, HGB sowie BilReG)
Sorgfaltspflicht des ordentlichen Geschäftsmannes (GmbHG)
Gesetz über den Stabilisierungs- und Restrukturierungsrahmen für Unternehmen (StaRUG)

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Die Indikatoren zur Prozessüberwachung

Wesentliche Elemente von Frühwarnsystemen zur Prozessüberwachung stellen die Frühwarnindikatoren dar, die Informationen über die zukünftige Entwicklung der Risikosituation im unternehmensinternen und externen Bereich liefern sollen. Bei der Auswahl dieser Indikatoren ist zum einen der zeitliche Vorwarnhorizont wichtig, um frühzeitige Hinweise auf Fehlentwicklungen zu erhalten. Zum anderen ist die sachliche Zusammenstellung der „Krisen-Scorecard“ entscheidend, d.h. welche Kennzahlen als Indikatoren herangezogen werden. Dazu gehören z.B. folgende Unterscheidungen:

Frühaufklärung
Diese Kennzahlen zeigen potenzielle Probleme auf, die sich aktuell anbahnen, aber erst längerfristig zu konkreten Auswirkungen führen, wie z.B. eine nachlassende Innovations- bzw. Entwicklungstätigkeit.

Früherkennung
Früherkennungskennzahlen weisen auf ein bereits akut vorhandenes Problem hin, das bereits zu spürbaren Auswirkungen führt. Hier geht es darum, den Trend mittelfristig umzukehren.

Frühwarnung
Eine Frühwarnung umfasst Kennzahlen, die bereits auf gravierende Folgen von nicht behandelten Risikofaktoren hinweisen. Bei einem Frühwarnalarm muss in der Regel eine Feuerwehraktion erfolgen, um so kurzfristig wie möglich gegenzusteuern.

Grafik Struktur und Messkriterien zur Prozessüberwachung

Viele Unternehmen haben die Vorteile der Prozessüberwachung in Echtzeit erkannt und implementierten bereits Parameter oder ein Kennzahlensystem, basierend auf einem Set mit finanziellen und nichtfinanziellen Messgrößen, die Balanced Scorecard. Aus der Sicht einer ausgewogenen Verteilung gelten die folgenden Perspektiven:

Innovationssicht
Diese Zukunftsperspektive macht deutlich, dass Innovation und Wachstum gefährdet sind, wenn z.B. Leistungsträger das Unternehmen verlassen und neue Produktideen für zukünftige Umsätze ausbleiben.

Kundensicht
Fehlende Neukunden oder zunehmende Kundenverluste sind Anzeichen geringer Attraktivität der Leistungen oder sinkender Kundenzufriedenheit.

Prozessbezogene Sicht
Das Erreichen eines Alarmwerts vom operativen Prozess weist in der Regel auf organisatorische Schwachstellen und eine mangelhafte Prozesssteuerung hin.

Finanzielle Sicht
Diese Sicht zeigt in Summe die Konsequenzen von Problemen, deren Lösung nicht angegangen wurde und Kosten bzw. reduzierte Gewinne verursachen.

Video: Was ist ein Prozess?

Video: Prozesse identifizieren mit der Prozesslandkarte

Wie sollte die Risikobewertung erfolgen?

Bei der Entwicklung eines Frühwarnsystems im Rahmen der Prozessüberwachung ist der Begriff des akzeptierten Restrisikos von großer Bedeutung. Dieses akzeptierte Restrisiko wird unternehmerisch getragen und muss somit nicht durch weitere Maßnahmen reduziert werden. Ein grundsätzliches Dilemma aller Frühwarnsysteme liegt nun darin begründet, dass die Risikobewertung stark von unserer individuellen Wahrnehmung und unserem Bewertungsmaßstab abhängt. Dies wird durch Meinungen, Erfahrungen, kulturelle Werte und Moralvorstellungen, Urteile sowie weitere Faktoren geprägt. Ein Frühwarnsystem zur Überwachung und Messung von Prozessen sollte deshalb im übertragenen Sinne „geeicht“ werden, um optimierte Ergebnisse zu liefern. Je niedriger die Schwellen für die Auslösung eines Alarms gesetzt sind, desto häufiger erfolgt ein Fehlalarm. Bei zu hoch angesetzten Schwellen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass bereits kritische Situationen nicht erkannt werden.

Warum ist die Prozessüberwachung sinnvoll?

Die kontinuierliche Prozessüberwachung und Prozessmessung muss dem Unternehmen Zeit verschaffen, um auf potenzielle Überraschungen bzw. Risiken reagieren zu können, bevor diese dem Unternehmen gefährlich werden können. Dazu muss das System anhand von Frühwarnindikatoren kritische Unternehmenszustände und potenzielle Bedrohungen erkennen und bewerten. In der DIN EN ISO 9001 korrespondiert der Abschnitt 9.1 „Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung“ mit diesem Vorgehensmuster. Da die kritischen Unternehmenszustände im Allgemeinen die Konsequenz von eingetretenen Unternehmensrisiken darstellen, ist zusätzlich der Normabschnitt 6.1 „Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen“ relevant. Die Prozesskontrolle in Produktion und Fertigung stellt somit eine der wichtigsten und wirksamsten Maßnahmen zur Reduzierung der Risiken und für den Schutz der Unternehmenswerte, Qualität, Maschinen und Anlagen sowie der Qualitätskontrolle und Qualitätssicherung dar.