Der QMB - auch als Qualitätsmanagementbeauftragter oder Beauftragter der obersten Leitung bezeichnet - nimmt mit seinen Aufgaben eine Schlüsselposition innerhalb eines Unternehmens ein. Die Aufgaben eines QMB sind dabei vielfältig und können sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Grundsätzlich ist er für die Einführung, Betreuung und permanente Weiterentwicklung des QM-Systems nach ISO 9001 im Unternehmen verantwortlich. Konkret übernimmt er also die Planung, Überwachung, Steuerung und Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems (QMS) in allen Bereichen.
Seit der Einführung von modernen QM-Systemen und deren Zertifizierung nach der Norm DIN EN ISO 9001 ist das Qualitätsmanagementsystem unmittelbar verbunden mit der Position und den Aufgaben als Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB). Diese Rolle wurde allgemein meist schnell akzeptiert, gab es doch auch oft schon den Umweltschutz-Beauftragten, den Arbeitssicherheits-Beauftragten, den Datenschutz-Beauftragten, vielleicht sogar auch einen KVP-Beauftragten.
Bei der Vorgängerversion der ISO 9001 wurde ein QMB noch explizit gefordert und auch wirklich nur einen, egal ob Ihr Unternehmen zehn Mitarbeiter oder 20.000 Mitarbeiter angestellt hat. Gemäß der aktuellen Qualitätsmanagement-Norm liegt die Verantwortung für das Qualitätsmanagementsystem bei der obersten Leitung eines Unternehmens. Dies bedeutet, dass das Management die Gesamtverantwortung für die Planung, Umsetzung und Aufrechterhaltung des QMS trägt. Die oberste Leitung kann diese Verantwortung aber an eine (oder auch mehrere) kompetente Person delegieren. Da die typischen Aufgaben eines QMB aber weiterhin bestehen bleiben, gibt es in vielen Unternehmen auch weiterhin den Beauftragten der obersten Leitung.
Welche Aufgaben übernimmt ein Qualitätsmanagementbeauftragter im Unternehmen?
Als Qualitätsmanagementbeauftragter tragen Sie Sorge dafür, dass die normativen Forderungen der Norm DIN EN ISO 9001 für das Qualitätsmanagementsystem (QMS) systematisch und vollständig umgesetzt werden. Der QMB ist für die Entwicklung eines effektiven Qualitätsmanagementsystems verantwortlich, das den Anforderungen der Organisation entspricht. Hierfür wird das QM-System dauerhaft überwacht, bewertet und verbessert. Weiterhin ist es Ihre Aufgabe, dass alle Prozesse nach der Einführung und Zertifizierung des Systems zur Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung umgesetzt werden.
Eine weitere Aufgabe des QMB besteht darin, die oberste Leitung, bzw. die Geschäftsführung über die Leistung des QM Systems zu berichten und hierbei gleichzeitig Potenziale und mögliche Verbesserungen aufzeigen. Hier kommt dann auch die ISO 9004 zum Einsatz, welche zur weiteren Verbesserung der Leistung die Einbeziehung von Kunden und weiterer interessierter Parteien in die laufende Kommunikation rät. Eine weitere sehr wichtige Aufgabe des Qualitätsmanagementbeauftragten ist die Einbindung der Kundenforderungen in das Bewusstsein des Unternehmens. Natürlich gilt es auch die klassischen Aufgaben wie die Planung und operative Betreuung des KVPs, zum Beispiel mit Qualitätszirkeln und dem Vorschlagswesen im Unternehmen wahrzunehmen.
Wie können die operativen Aufgaben eines QMB konkret aussehen?
Nachfolgend zeigen wir Ihnen weitere, typische Aufgaben des QMB auf. Diese können natürlich je nach Unternehmensgröße & Branche stark schwanken, oftmals nimmt z.B. auch das Lieferantenmanagement einen wichtigen Platz in der To-Do Liste des Qualitätsmanagementbeauftragten ein.
- Unterstützung der obersten Leitung im Qualitätsmanagement bei der Ausarbeitung und Umsetzung der individuellen Qualitätsziele und der firmenspezifischen Qualitätspolitik
- Definition von Qualitätsstandards, -richtlinien und -verfahren
- Einführung und Umsetzung des QMS in allen relevanten Bereichen der Organisation - inkl. Schulungen, Kommunikation und Unterstützung der Mitarbeiter
- Ansprechpartner zu allen Fragen rund um das QM-System für alle Mitarbeiter des Unternehmens - Der QMB kann als Schnittstelle zu Kunden, Lieferanten und externen Auditoren fungieren. Er kommuniziert Qualitätsaspekte und beantwortet Fragen im Zusammenhang mit dem QMS.
- Stärkt das Bewusstsein für Qualität und kommuniziert die Qualitätsziele auf Basis der Qualitätsgrundsätze im Unternehmen. An dieser Stelle fällt auch das Stichwort TQM - Total Quality Management: Verankerung von Qualität als ganzheitliches Prinzip im Unternehmen - und das über Normen und Audits hinaus. Dazu fördert der QMB eine unternehmensweite Qualitätskultur, in der alle Mitarbeitenden Verantwortung für Qualität übernehmen.
- Permanente Betreuung, Überprüfung, Weiterentwicklung und Analyse des QM Systems nach ISO 9001:2015. Dazu gehört die ebenfalls die Vorbereitung und Durchführung interner Audits oder Benennung der Auditoren, um die Einhaltung der Qualitätsstandards zu überprüfen, sowie die Bewertung von Leistungsindikatoren, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
- Betreuung des QM Teams, Beratung und Ausbildung der Führungskräfte und der Mitarbeiter rund um das Thema Qualität.
- ISO 9001 Zertifizierung des QM-Systems: Der Qualitätsbeauftragte unterstützt die oberste Leitung bei der Vorbereitung auf die Zertifizierung und koordiniert die entsprechenden Aktivitäten.
- Verantwortung für das Dokumentenmanagement und hierbei insbesondere auch die operative Erarbeitung, Aktualisierung und stetige Weiterentwicklung von QM Dokumenten wie Prozessbeschreibungen und individuelle Arbeitsanweisungen.
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Welche Voraussetzungen muss ein QMB mitbringen?
Zur Betreuung der operativen Tätigkeiten muss der QMB heute neben den fachlichen Fähigkeiten auch über eine ausgeprägte soziale Kompetenz verfügen. Der Qualitätsmanagementbeauftragte agiert als Schnittstelle und Moderator permanent zwischen den fachlichen Abteilungen, dem Management und der obersten Leitung. Hierbei ist er auch Motivator und Vermittler. Aber auch gegenüber der externen Zertifizierungsstelle ist er im Rahmen der Zertifizierungsaudits der Ansprechpartner. In all diesen Schnittstellen ist die Funktion des QMB, die beteiligten Personen von den notwendigen Aufgaben zu überzeugen, hierfür zu motivieren und für eine vollständige Umsetzung zu sorgen. Dazu muss er auch Moderationstechniken und Problemlösungstechniken anwenden können, welche dann gezielt in der Moderation von Sachthemen zum Einsatz kommen.
Wichtige Kompetenzen des Qualitätsmanagementbeauftragten
Um seiner Rolle gerecht zu werden, braucht der QMB also ein Bündel an Fach-, Methoden- und Sozialkompetenzen. Hier sind die wichtigsten Kompetenzen eines erfolgreichen Qualitätsmanagementbeauftragten:
- Fachwissen im Qualitätsmanagement: Der QMB sollte über umfangreiches Fachwissen im Bereich Qualitätsmanagement verfügen. Dies umfasst Kenntnisse über relevante Qualitätsstandards, -methoden und -werkzeuge sowie die Fähigkeit, diese in der Praxis anzuwenden.
- Kenntnisse der geltenden Normen und Vorschriften: Der QMB sollte über ein fundiertes Verständnis der relevanten Qualitätsnormen und -vorschriften verfügen, die in der Branche oder im Unternehmen gelten.
- Analytische Fähigkeiten: Der QMB sollte in der Lage sein, komplexe Probleme zu analysieren, Ursachen zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zur Lösung von Qualitätsproblemen zu treffen. Analytische Fähigkeiten helfen auch bei der Überwachung von Qualitätskennzahlen und der Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.
- Kommunikationsfähigkeiten: Der QMB muss in der Lage sein, effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren, einschließlich des Managements, der Mitarbeiter, externer Auditoren und Kunden.
- Schulungsfähigkeiten: Da der QMB oft Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen zum Thema Qualitätsmanagement durchführt, sind gute Schulungsfähigkeiten erforderlich. Der QMB sollte in der Lage sein, komplexe Konzepte verständlich zu erklären und Schulungsprogramme zu entwickeln und durchzuführen.
- Audit- und Prüfungskompetenz: Der QMB sollte in der Lage sein, interne Audits durchzuführen, um die Einhaltung des Qualitätsmanagementsystems zu überprüfen. Dazu gehören Kenntnisse über Auditverfahren, -techniken und -methoden sowie die Fähigkeit, Auditberichte zu erstellen und Abweichungen zu identifizieren.
- Führung und Überzeugungskraft: Der QMB sollte über Führungsqualitäten verfügen und in der Lage sein, das Qualitätsbewusstsein im gesamten Unternehmen zu fördern. Überzeugungskraft und die Fähigkeit, andere zu motivieren und von Qualitätszielen zu überzeugen, sind dabei besonders wichtig.
Diese Liste ist nicht abschließend, und die erforderlichen Kompetenzen können je nach Unternehmen, Branche und spezifischen Anforderungen variieren. Der QMB sollte auch über eine starke Kundenorientierung, Problemlösungsfähigkeiten, Teamarbeit und die Fähigkeit zur kontinuierlichen Verbesserung verfügen.
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Welche Inhalte umfasst eine Ausbildung zum QMB?
Eine gute Ausbildung zum Qualitätsmanagementbeauftragten sollte praxisnah, normenkonform und strategisch ausgerichtet sein. Sie bereitet nicht nur darauf vor, die Anforderungen der ISO 9001 umzusetzen, sondern auch darauf, als zentrale Schnittstelle im Unternehmen Qualitätsmanagement aktiv zu gestalten und weiterzuentwickeln. Die Norm gibt hier in Abschnitt 7.2. vor, dass die handelnden Personen Ihre Kompetenz aufgrund angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung nachweisen müssen. Die Inhalte einer fundierten QMB Ausbildung umfassen:
- Grundlagenwissen zum Qualitätsmanagement
- Normenwissen zur ISO 9001
- Interne Auditierung und Auditmanagement
- Rolle und Aufgaben eines QMB
- Prozessmanagement
- Methoden der Qualitätssicherung
- Dokumentation und Pflege des QMS
- Kommunikation und Change Management
All diese fachlichen Kenntnisse können Sie im Rahmen unserer modularen Qualitätsmanagement Ausbildung erwerben.
Wie erfolgt die Benennung des Qualitätsmanagementbeauftragten?
Die Benennung oder Bestellung eines Qualitätsmanagementbeauftragten kann je nach Unternehmen unterschiedlich gehandhabt werden. Gängige Praktik zur Benennung des QMB ist es z.B. einen Mitarbeiter im Unternehmen offiziell zum Qualitätsmanagementbeauftragten zu ernennen (interner QMB). Diese Person kann entweder eine Vollzeitrolle als QMB haben oder die QM-Aufgaben zusätzlich zu ihren bestehenden Aufgaben übernehmen. Ebenfalls wird gerne ein externer Experte oder Berater engagiert, der die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten erfüllt (externer QMB). Dies geschieht oft in kleineren Unternehmen, die nicht über die Ressourcen verfügen, um eine interne QMB-Position einzurichten.
Zudem gibt es noch das Rotationsprinzip, bei dem verschiedene Mitarbeiter nacheinander für einen bestimmten Zeitraum als QMB fungieren. Dies kann dazu beitragen, das Wissen und die Erfahrung im Bereich Qualitätsmanagement im Unternehmen zu verbreiten.
Unabhängig von der spezifischen Benennung oder Bestellung des QMB ist es wichtig, dass die Person über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich Qualitätsmanagement verfügt und in der Lage ist, die oben genannten Aufgaben effektiv zu erfüllen.
Was verdient ein QMB? Gehalt des Qualitätsmanagementbeauftragten
Hierbei ist grundsätzlich entscheidend, welche Aufgabe dieser einnimmt, in welcher Branche er agiert und welche Größe das Unternehmen hat. Durch die zusätzlichen QM Aufgaben kann man in der Regel von einem ca. 25% höherem Gehalt zu ähnlichen Positionen ausgehen. Ein Gehaltsgefüge von 3.500 Euro bis 6.000 Euro ist üblich. In größeren Unternehmen und einhergehend mit strategischen Aufgaben und einer erweiterten Qualifizierung in Bezug auf das Fach- und Führungswissen, z.B. als Qualitätsmanager, kann das Gehaltsgefüge natürlich weiter nach oben steigen.
Neben dem QMB agieren die internen Auditoren im Unternehmen, die im Auftrag des Qualitätsmanagementbeauftragten und auf Basis des Auditprogramms die internen Audits nach ISO 9001 durchführen. Alle Informationen zu den Aufgaben des internen Auditor erhalten Sie hier: Aufgaben des internen Auditors.
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Kati Schäfer
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