Wie wird ein Prüfplan für Ihre Qualitätsprüfung praktikabel erstellt?

Durch einen Prüfplan beschreiben Sie, wie die Qualitätsprüfung zur Sicherstellung der Umsetzung von Qualitätsforderungen an Produkte und Dienstleistungen vorgenommen werden soll. Bevor Sie lesen können, wie Sie Ihren individuellen Prüfplan erstellen können, zuerst noch ein Beispiel zur Verdeutlichung:

Die Münchner Abendzeitung berichtete vor einigen Jahren mit „Qualitätsprüfung auf dem Oktoberfest, welche ist die beste Wurst?“ über eine Skurrilität des Münchner Volksfests. Der Artikel beschreibt die so genannte „Wurstprobe“, eine der seltsamen, jedoch seit 1953 zugehörigen Traditionen des Oktoberfests. Originalton von Georg Schlagbauer, Chef der Metzgerinnung: „Es knackt nicht“. Auch nach längerem Kauen: „Es knackt nicht“. Das zufriedene Prüfergebnis fasste er wie folgt zusammen: „Das ist ja auch keine Wiener, das Schweinswürschtl darf nicht knacken“. Mehr als 20 Testesser kommen jährlich am Oktoberfest zusammen und bewerten die Qualität der Schweinswürste anhand von definierten Qualitätskriterien. Das Dokument, welches beispielsweise die „Knackprüfung“ festlegt, könnte mit Prüfplan bezeichnet werden. Wie Sie einen solchen Prüfplan nun erstellen sollten, lesen Sie im Folgenden.

Der Prüfplan im Rahmen der Qualitätsprüfung ist wesentlicher Bestandteil der Qualitätskonzepte

Unternehmen müssen über die Qualität sowie Performance ihrer Produkte oder die Konformität ihrer Dienstleistungen Bescheid wissen. Qualitätssicherung ist hier das Stichwort. Beispiel: Viele der Kunden, die einen Internetzugang in einer ländlicheren Wohngegend nutzen, haben die Vermutung, dass dieser nicht die vertraglich zugesicherte Geschwindigkeit liefert. Mehr Klarheit bringt dabei in solch einem Fall eine Prüfung. Um zu einem aussagefähigen Prüfergebnis zu kommen, müssen im Vorfeld jedoch einige Fragen beantwortet und ggf. innerhalb der Prüfpläne dokumentiert werden:

Worin wird die Geschwindigkeit der Internetverbindung gemessen?
Auf welche Weise wird die Internetgeschwindigkeit gemessen?
Warum unterscheiden sich die Ergebnisse der Internetgeschwindigkeit bei mehrfacher Messung?

Nur bei klarer nachvollziehbarer Beantwortung dieser Fragen kann eindeutig festgestellt werden, ob dem Internetprovider z.B. im Falle eines zu langsamen Zugangs (Abweichungen vom festgelegten Soll-Wert) Beine gemacht werden müssen.

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Wann halte ich ein Messmittel und wann ein Prüfmittel in der Hand?

Da Messen und Prüfen viel miteinander zu tun haben, werden Begriffe wie Messmittel oder Prüfmittel häufig synonym verwendet. Zum Messen wird ein dabei Gerät mit Skala verwendet, an der die ermittelte Messgröße abgelesen kann. Das Messgerät selbst kann starr (z.B. Maßstab) oder verstellbar sein (z.B. Messschieber). Im Falle einer Prüfung wird im Anschluss an die Messung lediglich noch ein Vergleich mit einem Soll-Wert durchgeführt und ein „Gut“ oder „Schlecht“ als Prüfergebnis ausgegeben. Bei der Durchführung von Qualitätskontrollen handelt es sich also ausschließlich um ein Prüfen.

Prüfen ist …
die Feststellung, ob eine bestimmte Eigenschaft vorhanden ist (nichtmaßliche Prüfung) oder welche Größe eine vorhandene Eigenschaft hat (maßliche Prüfung).

Messen ist …
die Ermittlung, welcher konkrete Wert vorhanden ist. Dieser dient zum Beispiel bei der statistischen Prozesskontrolle (SPC) einer frühzeitigen Erkennung von Veränderungstrends.

Lehren ist …
der Vergleich einer Form oder eines Maßes mit einer Lehre, die ein vorgeschriebenes Maß oder eine gewünschte Form verkörpert.

Grundlagen und Hauptziele beim Prüfplan

Die Prüfplanung, deren Aufgabe die Sicherstellung der Umsetzung von Qualitätsforderungen an Produkte und Dienstleistungen ist, wird als die Planung der hierzu notwendigen Prüfungen in der gesamten Wertschöpfungskette definiert. Die Dokumentation des Prüfplans wird dabei schwerpunktmäßig der Qualitätsplanung, oftmals im Rahmen der ISO 9001, zugeordnet. Im Rahmen der Herstellung bzw. Erbringung einer Dienstleistung werden Objekte einer Prüfung unterzogen, an die sich eine Auswertung der Prüfdaten anschließt. Die dabei gewonnenen und aufbereiteten Informationen können nun genutzt werden, um die Prozesse der Leistungserbringung und ggf. auch der Planung zu optimieren. Dieses Vorgehen entspricht durch die Rückkopplung einem Qualitätsregelkreis. Zusammengefasst sind die Hauptziele der Prüfplanung folgende:

Sicherstellung der vorgegebenen Qualitätsforderungen
Senkung der Kosten
Verkürzung der Durchlaufzeiten
Sicherstellung der Termintreue
Gewährleistung der Funktionalität
Transparenz und Zugänglichkeit der Unterlagen
Frühzeitige Schwachstellenerkennung
Nachvollziehbarkeit der Festlegungen

Die Prüfplanung hat die Aufgabe, über die gesamte Produktentstehungsphase, vom Wareneingang bis zum Versand, die notwendigen Prüfungen, Prüfmittel, Prüfmerkmale, Prüfzeitpunkt sowie Prüfumfang zu planen.

Stellen Sie die sieben W-Fragen, damit Sie Ihren Prüfplan erstellen können

Bei der Erstellung eines Prüfplanes ist es schließlich hilfreich die nachfolgend dargestellten sieben W-Fragen als Grundlage zu nutzen.

1. Warum: Prüfnotwendigkeit beurteilen

Da Prüfungen vorerst Kosten verursachen und keine Wertsteigerung generiert wird, sollte die Prüfplanung mit sehr viel Sorgfalt unter Berücksichtigung aller fachlichen und betriebswirtschaftlichen Einflussfaktoren ausgeführt werden. Die Notwendigkeit der Prüfung eines Merkmals kann sich ergeben aus

gesetzlichen Vorschriften,
Kundenanforderungen,
Kostenrisiken im Fehlerfall oder
bei sicherheitsrelevanter Bedeutung von Bauteilen oder Tätigkeiten.

2. Was: Erarbeitung der Prüfmerkmale für den Prüfplan

Das Ziel der Prüfplanung, Qualität zu gewährleisten, kann nur dann realisiert werden, indem die relevanten Merkmale geprüft werden. Alle nachfolgenden Planungsschritte hängen somit von der Auswahl und Vorgabe sinnvoller Prüfmerkmale ab. Es sollten daher zunächst die spezifischen Anforderungen der Prüfungen definiert werden. Welche Merkmale oder Eigenschaften sollen gemessen oder überprüft werden? Welche Genauigkeit und Auflösung sind erforderlich? Diese Informationen helfen dabei, die geeigneten Prüfmittel zu identifizieren.

3. Wie: Prüfmethode festlegen

Bei der Festlegung der Prüfmethode ist entscheidend, ob die Prüfmerkmale variabler oder attributiver Natur sind. Dabei bezeichnet der Begriff Attributivprüfung eine qualitative (meist subjektive), die Variablenprüfung dagegen eine quantitative (meist objektive) Prüfung der Merkmale. Prüfmethoden können visuelle Inspektionen, Messungen, Tests, Probenahmen oder andere Techniken umfassen. Es sollte erklärt werden, wie die Prüfungen durchgeführt werden sollen und welche Kriterien für die Bewertung der Ergebnisse gelten.

4. Wann: Prüfzeitpunkt im Prüfplan festlegen

In diesem Schritt ist der Ablauf der Prüfung zu planen. Es ist festzulegen, welches Merkmal nach welchem Arbeitsgang zu prüfen ist. Hier hilft Ihnen die Überlegung, ob es Sinn macht, fehlerhafte Objekte weiteren ggf. kostenintensiven Prozessschritten zu unterziehen. Meistens ist es vorteilhafter fehlerhafte Objekte sofort (in line) ausfindig zu machen und aus dem Prozess zu nehmen.

5. Wie viel: Prüfschärfe im Prüfplan ermitteln

Die resultierenden Prüf- und Fehlerkosten werden durch die Festlegung des Prüfumfangs maßgeblich beeinflusst. Eine Stichprobenprüfung ist aus wirtschaftlicher Sicht der 100-Prozent-Prüfung vorzuziehen. Insbesondere bei einer zerstörenden Prüfung ist es unvermeidbar, auf eine Kontrolle jeder einzelnen Einheit zu verzichten. Nutzen Sie dabei in kniffligen Fällen als Qualitätsmaßstab die Vorgabewerte statistischer Verfahren wie zum Beispiel AQL (= Acceptable Quality Level).

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6. Wo/wer: Prüfort/-personal festlegen

Die entscheidenden Faktoren für die Festlegung des Prüfortes sind die zu prüfenden Merkmale, die Teilegröße sowie der Materialfluss. Hierbei muss in die Überlegung einbezogen werden, wo die Objekte optimal geprüft werden können und vor allem, ob der Mitarbeiter von der Qualifikation her in der Lage ist, eine genaue Aussage über die erzielten Prüfergebnisse zu treffen. Im Zuge der Kostenreduzierung und Motivationswirkung sollten Sie möglichst eine Werkerselbstprüfung an den Einrichtungen realisieren.

7. Womit: Prüfmittel auswählen

Bei der Auswahl der Prüfmittel sollten Sie folgendes beachten:

Verfügbarkeit: Ist das Prüfmittel am Arbeitsplatz vorhanden? Wird ein hoher Zeitaufwand benötigt, um zu diesem zu gelangen und entsteht dadurch ein längerer, außerplanmäßiger Stillstand?
Prüfmittelfähigkeit: Diese ist anhand der vorgegebenen Toleranzen der Prüfmerkmale zu ermitteln.
Recherche: Es sollten verschiedene Arten von Prüfmitteln, die auf dem Markt verfügbar sind, untersucht und ihre Merkmale, Funktionen und Spezifikationen geprüft werden. Dies kann eine umfassende Online-Recherche, Kataloge von Anbietern oder Empfehlungen von Fachleuten umfassen.
Überprüfung von Kalibrierung und Genauigkeit: Es muss sichergestellt sein, dass das Prüfmittel kalibriert ist und über eine ausreichende Genauigkeit verfügt, um die Anforderungen der Prüfungen zu erfüllen. Hierzu können Kalibrierzertifikate und technischen Datenblätter überprüft werden.
Kosten und Budget: Die Kosten der Prüfmittel sind im Vergleich zum Budget und den finanziellen Ressourcen des Unternehmens zu bewerten. Dabei müssen auch langfristige Kosten für Wartung, Kalibrierung und Ersatzteile Berücksichtigung finden.
Evaluierung von Benutzerfreundlichkeit und Schulungsbedarf: Mitarbeiter müssen zum Umgang mit Prüfmitteln unterwiesen werden. Ein einfaches und intuitives Design kann die Effizienz verbessern und Schulungskosten reduzieren.

Welche Vorteile bietet ein Prüfplan im Rahmen der Qualitätsprüfung?

Die Verwendung eines Prüfplans bietet eine Reihe von Vorteilen, die zur Verbesserung der Qualität und Effizienz in verschiedenen Bereichen beitragen können:

Standardisierung: Ein Prüfplan standardisiert den Prüfprozess, indem er klare Anweisungen und Verfahren für die Durchführung von Tests und Inspektionen bereitstellt. Dies fördert Konsistenz und Genauigkeit bei den Prüfergebnissen.
Qualitätssicherung: Durch die regelmäßige Durchführung von Prüfungen gemäß dem Prüfplan können potenzielle Mängel oder Defekte frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie zu größeren Problemen führen.
Effizienzsteigerung: Ein gut durchdachter Prüfplan optimiert den Prüfprozess, indem er sicherstellt, dass Ressourcen effizient eingesetzt werden. Dies kann die Produktionszeit verkürzen und die Gesamtkosten senken.
Risikominimierung: Ein Prüfplan kann dazu beitragen, Risiken zu identifizieren und zu minimieren, indem er kritische Prüfpunkte und Qualitätsstandards festlegt. Dies trägt dazu bei, Ausschuss, Reklamationen und potenzielle Haftungsrisiken zu reduzieren.
Dokumentation und Nachverfolgbarkeit: Durch die Dokumentation von Prüfergebnissen gemäß dem Prüfplan können Unternehmen die Einhaltung von Qualitätsstandards nachweisen und den Nachweis für Kunden, Aufsichtsbehörden oder Zertifizierungsstellen erbringen.
Verbesserung der Kundenbeziehungen: Ein konsequenter Prüfplan kann dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu steigern, indem er sicherstellt, dass Produkte oder Dienstleistungen den Erwartungen und Anforderungen der Kunden entsprechen.
Kontinuierliche Verbesserung: Durch die Analyse von Prüfergebnissen gemäß dem Prüfplan können Unternehmen Schwachstellen oder Verbesserungspotenziale identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Prozessoptimierung ergreifen.
Einhaltung von Vorschriften und Normen: Ein Prüfplan kann sicherstellen, dass Unternehmen die geltenden gesetzlichen Vorschriften, Branchenstandards und Qualitätsnormen einhalten, was zu einer verbesserten Compliance und Risikominderung führt.

Video: Was ist die Definition eines Prüfmittels und eines Messmittels?

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Welche Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten gelten beim Einsatz von Prüfplänen?

Im Rahmen von Prüfplänen können verschiedene Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die Prüfungen ordnungsgemäß durchgeführt werden. Hier sind einige typische Zuständigkeiten, die im Zusammenhang mit Prüfplänen auftreten können:

Prüfleiter/Projektleiter
Die Person, die für die Planung, Organisation und Überwachung der gesamten Prüfaktivitäten verantwortlich ist. Sie koordiniert alle Aspekte der Prüfungen und stellt sicher, dass der Prüfplan eingehalten wird.

Prüfingenieure/Prüftechniker
Personen, die direkt für die Durchführung der Prüfungen verantwortlich sind. Sie führen die Prüfungen gemäß den Anweisungen im Prüfplan durch, nehmen Messungen vor, dokumentieren Ergebnisse und identifizieren Abweichungen oder Probleme.

Qualitätssicherungsbeauftragter
Eine Person, die für die Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards und -verfahren während der Prüfungen verantwortlich ist. Sie überprüft die Prüfprotokolle, überwacht die Prüfergebnisse und empfiehlt bei Bedarf Korrekturmaßnahmen.

Beschaffungsverantwortlicher
Die Person, die für die Beschaffung und Bereitstellung von Prüfmitteln, -ausrüstung und -materialien gemäß den Anforderungen des Prüfplans zuständig ist. Sie sorgt dafür, dass alle benötigten Ressourcen rechtzeitig verfügbar sind.

Dokumentationsbeauftragter
Eine Person, die für die ordnungsgemäße Dokumentation von Prüfprotokollen, -ergebnissen und -berichten gemäß den Vorgaben des Prüfplans verantwortlich ist. Sie stellt die Vollständigkeit und Genauigkeit der relevanten Daten sicher.

Managementbeauftragter
Eine Person aus der Unternehmensleitung oder dem Managementteam, die für die Überwachung und Freigabe des Prüfplans sowie für die Bereitstellung von Ressourcen und Unterstützung zuständig ist. Sie trägt die Gesamtverantwortung für den Erfolg der Prüfaktivitäten.