Aufgaben Umweltmanagementbeauftragter UMB - Voraussetzung

Als Umweltmanagementbeauftragter, kurz UMB genannt, gehören die Betreuung, Aufrechterhaltung sowie kontinuierliche Verbesserung des Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 zu Ihren wesentlichen Aufgaben. Zudem sind Sie gegebenenfalls an der Implementierung des Systems beteiligt. Als UMB fungieren Sie in den meisten Fällen als Stabsstelle zur obersten Leitung und sollen das Managementsystem zentral lenken. Sie sind der zentrale Ansprechpartner, sowohl intern sowie extern, wenn es sich um umweltrelevante Themen in Bezug zur ISO 14001 im Unternehmen dreht. Dabei werden die Mitarbeiter in der Art integriert, dass eine optimale und rechtskonforme Führung sichergestellt ist.

Wichtig ist dabei für Sie als UMB, dass die notwendigen zeitlichen Ressourcen seitens der Unternehmensleitung zur Verfügung gestellt werden. Da die Aufgaben als Umweltmanagementbeauftragter zumeist nicht in Vollzeit wahrgenommen werden, sondern zu anderen Aufgabenfeldern hinzukommen, ist hier eine eindeutige Regelung sehr wichtig. Nur so ist eine kontinuierliche Pflege und Überwachung des Systems möglich.

Daher sollten die Tätigkeiten mit den entsprechenden Zeiten eindeutig festgelegt und mit der beauftragenden Leitung abgestimmt und festgelegt werden. Nur so können Sie Ihre definierten Aufgaben als UMB auch im Betrieb umsetzen. Die benötigte Zeit ist dabei stark von der Organisationsstruktur und Größe Ihres Betriebs abhängig. Zudem ist bei der Einführung oder in den ersten Jahren nach der Implementierung eines Managementsystems der Arbeitsaufwand deutlich erhöht, da hier üblicherweise die meisten Anpassungen und Optimierungen erfolgen. Erfassen Sie Ihre Tätigkeiten solange schriftlich, bis sich eine aussagekräftige Zeitübersicht darstellt. Diese „realen Zeiten“ sollten dann mit den von der Leitung zur Verfügung gestellten Zeiten abgeglichen werden. Bei Abweichung muss die Leitung entscheiden, wie mit den Abweichungen verfahren werden soll. Es können neue Zeitressourcen freigegeben oder einzelne Tätigkeiten an andere Mitarbeiter übertragen werden.

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Was sind nun die wesentlichen Aufgaben als Umweltmanagementbeauftragter?

Alle Aufgaben hängen selbstverständlich mit der zuvor beschriebenen Hauptaufgabe der Einführung, Umsetzung und Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems nach ISO 14001 zusammen. So übernehmen Sie als Umweltmanagementbeauftragter auch die Pflege der umweltrelevanten Dokumentation, welche die Norm vorschreibt. Auch das Management beziehungsweise Überwachung durchgeführter Maßnahmen gehört dann zu Ihren Aufgaben. Bei regelmäßigen Betriebsbegehungen führt der UMB zudem laufend Kontrollen durch. Somit überprüfen Sie, ob die festgelegten Grenzwerte und Vorgaben des Umweltmanagementsystems eingehalten werden. Ein Kontrollmechanismus stellt natürlich auch das Audit dar. Der Beauftragte koordiniert und führt interne Audits durch, begleitet aber auch externe Audits. Zusätzlich zählt der Bereich Weiterbildung der Mitarbeiter zu den relevanten Themen des Beauftragten.

Als zentraler Ansprechpartner muss der UMB die UM-Themen im Unternehmen kommunizieren und arbeitet auch mit den anderen Beauftragten (z.B. Qualitätsmanagementbeauftragter) eng zusammen. Zu den Informationspflichten zählt dabei auch die Berichterstattung an das obere Management.

Welche Aufgaben als Umweltmanagementbeauftragter ergeben sich aus der ISO 14001?

Bevor die letzte Revision der ISO 14001 im Jahr 2015 in Kraft getreten ist, wurde der UMB explizit von der Norm gefordert. Nun ist die Formulierung eine andere. Die oberste Leitung wird nun als verantwortliche Instanz für das Umweltmanagement in den Mittelpunkt gestellt. Sie muss nun sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen zugewiesen und innerhalb der Organisation bekannt gemacht werden. Somit ist die oberste Leitung dafür verantwortlich, dass das Umweltmanagementsystem die Anforderungen der Norm erfüllt.

Am Ende bleiben die Aufgaben, die Sie als Umweltbeauftragter tragen, bestehen und müssen auch weiterhin umgesetzt werden. In der Praxis wird also nach wie vor die Aufgabe zur Betreuung des UM-Systems an eine oder auch mehrere Personen delegiert.

Welche Tätigkeiten ein UMB konkret durchzuführen hat, kann in jedem Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Nachfolgend erläutern wir Ihnen typische Aufgabenfelder, die sich aus den Normabschnitten der ISO 14001 ergeben.

Kontext der Organisation und Führung – Abschnitte 4 und 5

Laut ISO 14001 wählen Sie als Beauftragter der obersten Leitung aus, welche Themen für das Umweltmanagementsystem sowie interessierte Parteien relevant sind. Dabei muss der Support der obersten Leitung und vor allem die Berichterstattung an diese erfolgen. Die Abschnitte 4 und 5 der Norm ergeben dabei folgende Aufgaben für Sie als Umweltmanagementbeauftragter:

Auswahl und Kontrolle, welche internen und externen Themen für das Umweltmanagementsystem als auch für interessierte Parteien bedeutsam sind
Dokumentation und Betreuung des UMS sowie dessen Prozesse
Wechselwirkungen innerhalb des Umweltmanagementsystems darstellen und überwachen
Zusammenarbeit mit der Leitungsebene zur Verwirklichung der Umweltpolitik und Erfüllung der geplanten Umweltziele
Absprache mit der Leitungsebene zu allen Umweltmanagement-relevanten Themen
Anleitung und Unterstützung von Mitarbeitern des Betriebs (auch Führungskräfte) zur Sicherstellung und Verbesserung des Managementsystems und dessen Zertifizierung
Darstellung der Leistungen der Prozesse im UM-System (beispielsweise durch Kennzahlen) an die oberste Leitung

Video: Was macht ein Umweltmanagementbeauftragter nach ISO 14001?

Video: Was sind die Aufgaben des UMB bei der Zertifizierung?

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Planung– Abschnitt 6

In diesem Abschnitt steht, Bezug nehmend auf den UMB, die Erfassung und nachfolgend das Controlling der relevanten Umweltaspekte für Ihren Betrieb im Fokus. Mit diesen Umweltaspekten muss zielgerichtet und geplant umgegangen werden. Zusätzlich muss die Wirksamkeit geplanter Maßnahmen hinsichtlich der Umweltaspekte überwacht werden. Dabei müssen immer die definierten Umweltziele und Leistungskennzahlen betrachtet werden. Folgende Aufgaben ergeben sich konkret:

Risiken und Chancen im UMS erkennen und entsprechend agieren
Leistungsfähigkeit und ständige Verbesserung des UMS planen und sicherstellen
Arbeiten zur Sicherstellung der erwarteten Ergebnisse des UMS und Vermeidung unerwünschter Effekte, welche negative Auswirkungen auf die Organisation haben können
Erfassung und regelmäßige (min. jährliche) Bewertung der Umweltaspekte in Abstimmung mit den Prozesseignern
Dauerhafte Prüfung und Einhaltung der relevanten rechtlichen Forderungen bezüglich der Umweltaspekte inklusive der entsprechenden Dokumentation innerhalb eines Rechts- und Genehmigungskatasters
Planung von Maßnahmen zum Umgang mit bedeutenden Umweltaspekten, bindenden Verpflichtungen und anerkannten Risiken und Chancen sowie deren Wirksamkeitskontrolle
Festlegung und Controlling der Umweltziele sowie möglicher zugehöriger Umweltkennzahlen

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Unterstützung – Abschnitt 7

Als Umweltmanagementbeauftragter haben Sie eine Reihe unterstützender Tätigkeiten. Zunächst sind Sie als UMB verantwortlich für die Fortbildung Ihrer Mitarbeiter bei ISO 14001 relevanten Themengebieten. Außerdem sind Sie maßgeblich an der UM Dokumentation sowie der Dokumentation der zugehörigen Prozesse beteiligt. Die nachfolgenden Aufgaben ergeben sich also aus Abschnitt 7 der Norm:

Unterstützung bei der Auswahl der erforderlichen Mittel zur Aufrechterhaltung und dauerhaften Verbesserung des Managementsystems nach ISO 14001
Coaching der Mitarbeiter sowie Wirksamkeitsprüfung der Maßnahmen bezüglich der Themen Umweltpolitik, –aspekte und -auswirkungen, aber auch Zielerreichung aller Personen, die im Auftrag des Unternehmens tätig sind
Interne und externe Kommunikationsprozesse sicherstellen und dokumentieren
Erstellung, Aktualisierung und Lenkung der dokumentierten Informationen des UMS

Betrieb – Abschnitt 8

Dieser Abschnitt der ISO 14001 gibt dem Umweltmanagementbeauftragten Aufgaben hinsichtlich des laufenden Betriebs vor. Hierbei geht es unter anderem um die Steuerung betrieblicher Prozesse im Hinblick auf umweltrelevante Aspekte sowie die Entwicklung passender Umweltanforderungen. Im Folgenden finden Sie die Aufgaben die sich dabei konkret ergeben:

Prozesssteuerung mit Beachtung von Risiken und Chancen, Umweltaspekten mit Umweltauswirkungen unter Lebenswegbetrachtung, bindenden Verpflichtungen sowie Umweltziele mit Maßnahmenplanung
Unterstützung bei der Entwicklung und Beschaffung angemessener Umweltanforderungen für externe Prozesse, Produkte und Dienstleistungen (ausgelagerte Prozesse)
Überwachung und Sicherstellung der Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr in Abstimmung mit dem prozessverantwortlichen Mitarbeitern sowie Koordinierung der geplanten Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen

Bewertung der Leistungen – Abschnitt 9

In Bezug auf den UMB sagt dieser Normabschnitt aus, dass dieser geeignete Controlling- und Analyse-Mechanismen sicherstellen muss. Zusätzlich stellen Sie beispielsweise mithilfe interner Audits fest, ob es Nichtkonformitäten gibt und welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Folgende Aufgaben ergeben sich demnach aus diesem Abschnitt:

Planung und Sicherstellung geeigneter Controlling- und Messmethoden sowie Analyse und Bewertung der entsprechenden Tätigkeiten
Überprüfung der Umweltleistung und Wirksamkeit des UM-Systems sowie deren interne und externe Kommunikation der bindenden Verpflichtungen
Unterstützung der Bewertung der Konformität der bindenden Verpflichtungen sowie Koordinierung notwendiger Korrekturmaßnahmen
Planung und Steuerung interner Audits sowie deren Abweichungen bis zur positiven Wirksamkeitskontrolle
Unterstützung der obersten Leitung bei der Erstellung der Managementbewertung

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Verbesserung – Abschnitt 10

Abschnitt 10 der ISO 14001 beschäftigt sich zum Schluss mit der Verbesserung des UM-Systems. Umweltmanagementbeauftragte sind dabei für die Koordinierung der Verbesserungsmaßnahmen zuständig. Die ständige Verbesserung des Systems ist bei Ihnen als UMB als dauerhaftes Thema hinterlegt. Die nachfolgenden Aufgaben ergeben sich entsprechend aus dem letzten Abschnitt der Norm:

Controlling sowie Koordinierung der getroffenen Verbesserungsmaßnahmen
Koordinierung und Überwachung der Sofort- und Korrekturmaßnahmen bei festgestellten Nichtkonformitäten bis zur positiven Wirksamkeitskontrolle
Koordinierung und Bewertung der ständigen Verbesserung des UMS

Mitarbeiterbeteiligung – Ihr Schlüssel zum Erfolg

Oftmals denken Sie als UMB alle Aufgaben innerhalb des Managementsystems selbst erfüllen zu müssen. Das Umweltmanagementsystem kann sich aber nicht auf eine Person beziehen, es sollte von allen mit umweltrelevanten Tätigkeiten betrauten Mitarbeitern gestützt und geführt werden. Um stets die Übersicht über alle relevanten Tätigkeiten zu behalten, sollte der Umweltbeauftragte projektorientiert, beispielsweise mit Hilfe einer To Do Liste agieren. Hier sind alle relevanten Tätigkeiten mit Zuständigkeiten und Terminen enthalten. Die Integration der Mitarbeiter ist dabei von zentraler Bedeutung. Sollten einzelne Mitarbeiter den festgelegten Tätigkeiten und Zeiträumen nicht nachkommen, so kann der UMB ISO 14001 die Mitarbeiter hier erinnern und so als zentrales Bindeglied die vollständige und wirksame Bearbeitung der Maßnahmen und Tätigkeiten überwachen. Daher sollten die jeweiligen Tätigkeiten frühzeitig und eindeutig mit den zur Umsetzung verantwortlichen Mitarbeitern abgestimmt werden.

Was ist Voraussetzung für die Tätigkeit als Umweltmanagementbeauftragter?

Damit Sie als Umweltmanagementbeauftragter entsprechend den zuvor genannten Aufgabenfeldern handeln können, müssen Sie über bestimmte Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen. Zunächst muss der UMB über umfangreiches Wissen im normativen Bereich, im Bereich Umweltrecht, zu entsprechenden Umweltaspekten sowie zu angewandter Umwelttechnik verfügen. Selbstverständlich soll er zusätzlich Kenntnis der entsprechenden Branche des Unternehmens vorweisen und die Standpunkte von interessierten Kreisen, der Umweltpolitik und das Leitbild der Nachhaltigkeit kennen. Ebenso müssen Sie als UMB über gewisse Methoden- und Sozialkompetenz verfügen. Sie müssen also Kenntnisse in den Bereichen Umweltbetriebsprüfungen und Umweltaudits haben. Außerdem müssen Sie Umweltinformationen, Kennzahlen, Umwelterklärungen und Umweltberichte für interne und externe Parteien zusammen- und erstellen können.

Ihre Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 Weiterbildung und Schulung

Die fachlichen Fähigkeiten, die für die Tätigkeit als Umweltmanagementbeauftragter vorhanden sein müssen, beziehen sich regulär auf eine adäquate Ausbildung zum UMB, welche sich zunächst auf die Bausteine normative Kenntnisse zur DIN EN ISO 14001 sowie der Bewertung des Systems in internen Audits bezieht. Zudem werden die Kenntnisse zur Betreuung und Weiterentwicklung eines Umweltmanagementsystems benötigt. Die Norm gibt dazu in Abschnitt 7.2. vor, dass die handelnden Personen Ihre Kompetenz aufgrund angemessener Ausbildung, Schulung oder Berufserfahrung nachweisen müssen. Nutzen Sie hierfür unsere modularen Ausbildungsmöglichkeiten im Umweltmanagement!

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Wie erfolgt die Bestellung des Umweltmanagementbeauftragten?

Die Bestellung des Umweltmanagementbeauftragten erfolgt in der Regel gemäß den Vorgaben und Anforderungen der ISO 14001. Zunächst muss die Organisation eine klare Organisationsstruktur für ihr Umweltmanagementsystem (UMS) festlegen. Dies umfasst die Identifizierung der relevanten Verantwortlichkeiten und Befugnisse im Zusammenhang mit Umweltaspekten und -auswirkungen. Dann kann das Unternehmen eine Person oder eine Gruppe von Personen benennen, die für die Koordination und Überwachung des UMS verantwortlich ist. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Umweltmanagementbeauftragten sollten klar definiert werden. Wie beschrieben, müssen hierzu vorhandene Qualifikationen, Kenntnisse und Fähigkeiten vorhanden sein, die vor der Bestellung des Umweltmanagementbeauftragten überprüft werden müssen.

Nach der Auswahl des Umweltmanagementbeauftragten sollte die Organisation offiziell die Bestellung oder Ernennung vornehmen. Dies kann durch eine schriftliche Ernennungsurkunde oder eine ähnliche formelle Mitteilung geschehen. Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Anforderungen und Verfahren zur Bestellung eines Umweltmanagementbeauftragten je nach den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen der Organisation variieren können. Es ist auch möglich, dass nationale oder regionale Gesetze und Vorschriften zusätzliche Anforderungen für die Bestellung eines Umweltmanagementbeauftragten festlegen. Daher ist es ratsam, die geltenden Normen und Vorschriften in Ihrer Region zu konsultieren und sich gegebenenfalls von Fachexperten beraten zu lassen.

Dies sind die Befugnisse des UMB ISO 14001

Als UMB ISO 14001 müssen Sie über gewisse Befugnisse verfügen, um Ihren zuvor dargestellten Aufgaben nachkommen zu können. Beispielsweise müssen Sie Zugang zu allen umweltrelevanten Daten und Fakten haben, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Zusätzlich müssen Sie direkten Zugang zu umweltrelevanten Informationen erhalten. Diese dürfen vorab nicht von anderen Stellen geschönt oder verändert werden. Die Befugnisse des Umweltbeauftragten gehen so weit, dass er ein Vorschlagsrecht hinsichtlich der Beschaffung umweltrelevanter Stoffe innehat. Zudem obliegt es ihm, die Pflege der Dokumentation für das Umweltmanagementsystem zu führen. Eines der wichtigsten organisatorischen Befugnisse ist das Vorspracherecht bei der Unternehmensleitung zu allen umweltrelevanten Themen.