Betriebsbeauftragte – Was ist Pflicht, was ist freiwillig?

Betriebsbeauftragte im Unternehmen sind für die betriebliche Eigenüberwachung zuständig und haben spezielle Aufgaben, Rechte und Pflichten. Sie wurden durch die Gesetzgeber geschaffen, ergänzen die behördliche Fremdüberwachung und sorgen für die Einhaltung von Forderungen in vielen unterschiedlichen Gebieten und Ausrichtungen. Dazu gehörten vor allem der Umweltschutz sowie die Bereiche Immissionsschutz, Gewässerschutz, Abfall, Arbeitssicherheit und Gefahrgut. Grundsätzlich muss zwischen gesetzlich geforderten und intern benannten Beauftragten unterschieden werden. Die vorbeugende Gefahrenabwehr sowie die Risiko- und Gefahrenreduktion stehen dabei für die jeweilige Organisation und deren gesetzlichen Vertreter im Vordergrund. Weshalb Betriebsbeauftragte erforderlich sind und welche typischen Aufgaben, Rechte und Pflichten sich für sie ergeben, ist oftmals der Leitung und auch den Betriebsbeauftragten nicht immer allumfänglich bekannt. Im Folgenden beantworten wir Ihnen einige grundsätzlichen Fragen rund um Betriebsbeauftragte im Unternehmen.

Muss ich Betriebsbeauftragte bestellen?

Ob eine Pflicht zur Bestellung eines gesetzlich geforderten Betriebsbeauftragten vorliegt, ist vorrangig von der Art, der Größe und der Relevanz der im Unternehmen betriebenen Anlagen und Einrichtungen abhängig. Auch kleinere Anlagen und Betriebe können von dieser Pflicht betroffen sein, wenn ihre Technik oder die eingesetzten Stoffe eine bedeutende Relevanz aufweisen. Im Einzelfall können zuständige Behörden auch bei einer Anlage, für die kraft Gesetzes keine Verpflichtung zur Bestellung eines Beauftragten besteht, die Bestellung anordnen. Dies ist dann der Fall, wenn von der Anlage besondere Gefahren ausgehen können. Große Unternehmen müssen oft in mehreren Bereichen Beauftragte bestellen (Umweltschutz, Arbeitssicherheit, Datenschutzbeauftragter usw.). Die Gesetzgebung ermöglicht hier jedoch, die einzelnen Beauftragtenfunktionen für verwandte Fachbereiche zu bündeln und auf eine Person zu übertragen (Mehrfachbeauftragte). Beauftragte sind in Stabsfunktion üblicherweise direkt der Geschäfts- oder Betriebsleitung unterstellt.

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Wer bestellt Betriebsbeauftragte?

Die Leitung der Organisation muss die gesetzlich geforderten Beauftragten bestellen. Diese ist hierdurch jedoch keineswegs von seinen Aufgaben entbunden. Die Leitung der Organisation ist nach wie vor für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften rechtlich verantwortlich, einschließlich erteilter Nebenbestimmungen und Auflagen. Die Leitung muss, wenn gesetzlich gefordert, den Betriebsbeauftragten nach der schriftlichen Bestellung ebenfalls der zuständigen Behörde melden und ggf. den Betriebsrat oder Personalrat unterrichten. Besonders wichtig ist es, dass der Beauftragte die nötigen technischen, personellen und finanziellen Hilfsmittel zur Verfügung gestellt bekommt, und dass er bei der Wahrnehmung der Aufgaben unterstütz wird. Einem Betriebsbeauftragten dürfen durch die Funktion keine Nachteile entstehen. Deshalb haben gesetzlich geforderte Beauftragte meist Kündigungsschutz.

Wer kommuniziert mit wem und wie oft?

Die Leitung bestellt zwar die Betriebsbeauftragten, muss sich jedoch regelmäßig davon überzeugen, wie der aktuelle Stand in den jeweiligen Bereichen ist und ob eventueller Handlungsbedarf besteht. Aus diesem Grund ist eine beidseitige Kommunikation unerlässlich. Viele Beauftragte haben sogar die in den einschlägigen Gesetzesvorgaben benannte Berichtspflicht. So muss z.B. der Gewässerschutzbeauftragte gemäß § 65 WHG (Wasserhaushaltsgesetz) Gewässerbenutzer, vertreten durch die Leitung der Organisation, jährlich einen schriftlichen oder elektronischen Bericht über die wichtigen getroffenen und beabsichtigten Maßnahmen erstatten. Hierzu zählen z.B.:

die Einhaltung von Vorschriften, Nebenbestimmungen und Anordnungen
die Kontrolle der Abwasseranlagen im Hinblick auf die Funktionsfähigkeit
der ordnungsgemäße Betrieb sowie die Wartung
Informationen zu Messungen des Abwassers nach Menge und Eigenschaften durch Aufzeichnungen der Kontroll- und Messergebnisse
festgestellte Mängel, Vorschläge und Maßnahmen zu ihrer Beseitigung
Anwendung geeigneter Behandlungsverfahren
Verfahren zur Vermeidung oder Verminderung des Outputs nach Art und Menge usw.

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Die Kommunikation nimmt viel Zeit in Anspruch

Sie sehen, auch die Kommunikation und nachweisliche (dokumentierte) Berichterstattung an die Leitung sind sehr wichtig und nehmen für die Vorbereitungsarbeiten und Abstimmungen viel Zeit in Anspruch. Auch wenn nicht zwingend von der Gesetzgebung vorgeschrieben, kommen die Betriebsbeauftragten so in jedem Fall ihrer Informationspflicht nach. Dies sichert auch die Beauftragten ab. Diese müssen im Schadens- oder Haftungsfall der Behörde nachweisen können, dass sie der Verpflichtung zur Information nachgekommen sind.

Aber nicht nur der regelmäßige dokumentierte Bericht an die Leitung ist wichtig. Der Beauftragte sollte intern und extern in alle Kommunikationsprozesse eingebunden werden, welche für die jeweiligen Fachbereiche notwendig sind. Dies kann z.B. durch einen monatlichen Beauftragten-Zirkel umgesetzt werden. In diesem setzen sich die verschiedenen Fachexperten in einer Runde zusammen und besprechen aktuelle Themen oder stimmen diese ab. Eine Ergänzung mit weiteren Beauftragten ist möglich, da die Themeninhalte sich oftmals überschneiden. Zu den Inhalten sollte stets ein Protokoll oder eine Maßnahmenliste geführt werden. So können Durchführung und Inhalt dokumentiert und mögliche Interessenten hierzu schriftlich informiert werden.

Welche Zeitressourcen benötigen Betriebsbeauftragte?

Die Betriebsbeauftragten können ihre Arbeit nicht „nebenbei“ erledigen. Betriebsbeauftragte haben eine überwachende, beratende und koordinierende Funktion sowie eine gute Einbindung in das betriebliche Geschehen und die Unternehmensorganisation. Die benötigten Zeitressourcen sind dabei meist nicht formal vorgegeben und richten sich im starken Maße nach den Aufgaben, den festgelegten Pflichten, der Komplexität und der Organisationsgröße. Die Zeitressourcen sollten dabei mit der Leitung abgestimmt werden, wobei diese Zeiten auch nicht terminlich verschoben werden sollten.

In der Praxis zeigt sich oft, dass die veranschlagte Zeit nicht für die allumfängliche Umsetzung der übertragenen Aufgaben und Verpflichtungen ausreichend ist. Viele Tätigkeiten und deren Koordinierung nehmen meist sehr viel Zeit in Anspruch. Die Leitung muss diese Zeit zur Verfügung stellen. Um die durchgeführten Tätigkeiten nachweisen zu können, ist es manchmal sinnvoll, dies mit der benötigten Zeit zu dokumentieren. So ist für die Leitung und ggf. die Behörde ersichtlich, welche Zeit für die jeweilige Aufgabe veranschlagt und real umgesetzt wurde. Sollte die veranschlagte Zeit nicht ausreichen, sollte die Leitung in jedem Fall hierzu schriftlich informiert werden. Diese muss dann über die Bereitstellung zukünftiger Zeitressourcen entscheiden.

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Macht eine Unterstützung von außerhalb Sinn?

Unternehmen sollten prüfen, ob sie wertvolle eigene Mitarbeiter mit der Beauftragtenfunktion betrauen oder eine externe Unterstützung bestellen. Gerade für kleinere Unternehmen können damit viele Vorteile verbunden sein. Diese Dienstleister verfügen z.B. in den jeweiligen Fachgebieten zumeist über langjährige praxisnahe Erfahrung und können die Funktion effizienter wahrnehmen. Ebenfalls hat man oft den Effekt, dass Dienstleister von außerhalb des Unternehmens anders wahrgenommen werden, als interne Mitarbeiter. Die Tätigkeiten können extern oftmals besser vom Alltagsgeschäft getrennt und so zeitlich realistischer umgesetzt werden.

Eine erforderliche Voraussetzung für eine wirksame und effiziente Aufgabenerfüllung durch Betriebsbeauftragte von außerhalb ist jedoch, dass diese stark in die Organisation integriert und eingebunden werden. Diese sollten in jedem Fall Zutritts- und Informationsrechte besitzen, damit sie ihren Überwachungspflichten nachkommen können. Bei Unterstützung von außerhalb sollten eindeutige Regeln zu Aufgaben, Befugnissen sowie Kommunikationswegen festgelegt werden. Ein weiterer großer Vorteil durch externe Betriebsbeauftragte ist die Sicherstellung einer gewissen Neutralität und Unparteilichkeit. Ihre Kompetenzen sind nicht so in die innerbetrieblichen Regelungen und zwischenmenschlichen Beziehungen verankert, wie dies bei betriebsangehörigen Beschäftigten der Fall ist.

Wie sieht es mit der Haftung aus?

Die juristische Vertretung der Organisation (z.B. Geschäftsführung) delegiert an die Betriebsbeauftragten lediglich Aufgaben, nicht jedoch die straf- und zivilrechtliche Verantwortung. Die Leitung der Organisation trägt nach wie vor die Gesamtverantwortung (Organisations- und Überwachungspflicht) und die zuständige Behörde kann sich nur an das Unternehmen bzw. den Betreiber wenden, sofern es die Erfüllung rechtlicher Pflichten betrifft. Ein eigener Mitarbeiter unterliegt auch in dieser Funktion den arbeits- bzw. dienstrechtlichen Verpflichtungen. Bei Verletzungen der vom Arbeitgeber auferlegten Pflichten gelten die allgemeinen Bestimmungen der Arbeitnehmerhaftung.

Eine straf- oder zivilrechtliche Verantwortung der Beauftragten ist jedoch nur in dem Fall gegeben, wenn das Unternehmen ihnen vertraglich oder durch Weisung die Leitung für die betreffenden betrieblichen Abläufe ganz oder maßgeblich übertragen hat und sie sie damit in eigener Verantwortung erfüllen müssen. In solchen Fällen ist der Beauftragte, wie jeder Mitarbeiter mit Leitungsfunktion, einer rechtlichen Verantwortung ausgesetzt. Die bloße Übertragung der Beauftragtenfunktion allein begründet eine solche strafrechtliche Verantwortung jedoch nicht. Diese kann jedoch gegeben sein, wenn er seinen Überwachungs- oder Aufklärungspflichten nicht nachkommt (Unterlassung, grobe Verletzung der Sorgfaltspflicht) oder aktiv zu einem zu ahndenden Missstand beiträgt. Externe Betriebsbeauftragte haften im Rahmen ihres Werkvertrags, in dem Art und Umfang der Tätigkeit, Weisungsbefugnisse und Haftungsfragen geregelt sind. Dies setzt allerdings auch voraus, dass sich der Unternehmer / Betreiber vor Bestellung des Externen von dessen Fachkunde und Zuverlässigkeit überzeugt hat (Quelle: Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft).

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Unser Podcast zu den Grundlagen des Umweltrechts informiert Sie über die zentralen Entwicklungen und Anforderungen im Umweltrecht. In den darauffolgenden Episoden erfahren Sie mehr über die einzelnen Umweltgesetze, wie bspw. dem Abfall- und Kreislaufwirtschaftsgesetz sowie dem Immissionsschutzrecht oder dem Klimaschutzrecht.

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Welche Qualifikation ist für die Arbeit als Betriebsbeauftragter notwendig?

Bei den Qualifikationen der Betriebsbeauftragten werden Sach- und Fachkunde unterschieden. Als fachkundig / Fachkraft gilt, wer zur Ausübung einer bestimmten Aufgabe über erforderliche Fachkenntnisse verfügt. Zu diesen Fachkenntnissen gehören z.B. eine entsprechende Berufsausbildung, Berufserfahrung oder eine zeitnah ausgeübte, entsprechende berufliche Tätigkeit sowie die Teilnahme an spezifischen Fortbildungsmaßnahmen.

Sachkundig ist, wer seine bestehende Fachkunde durch Teilnahme an einem behördlich anerkannten Sachkundelehrgang erweitert hat. Möchte der Betriebsbeauftragte seine Arbeit weiterführen, ist er dazu verpflichtet, in regelmäßigen Auffrischungsschulungen (meist alle zwei Jahre) seine Sachkunde aufrecht zu erhalten. Sachkundig ist ferner, wer über eine von der zuständigen Behörde als gleichwertig anerkannte oder in den einschlägigen Verordnungen als gleichwertig bestimmte Qualifikation verfügt. Um die Sachkunde aufrecht zu erhalten und dies belegen zu können, ist es sinnvoll, eine Kopie des Qualifikationsnachweises sowie die Nachweise zur Aufrechterhaltung der Sachkunde zentral, z.B. in der Personalabteilung, zu archivieren. Auf Anfrage können dann diese Informationen an Behörden weitergegeben werden. Bitte denken Sie auch bei den Externen daran, dass diese regelmäßig den Erhalt der Sachkunde über die Kopie des Qualifikationsnachweises an die beauftragende Organisation nachweisen. Es sollte eine zentrale Archivierung sowie eine Überwachung der Gültigkeit dieser Nachweise erfolgen.

Verfügt ein interner Mitarbeiter oder externer Dienstleister über die entsprechende Sach- und/oder Fachkunde, so wird diese Person trotzdem erst durch die Beauftragung in der Organisation zum bestellten Beauftragten. Aus diesem Grund muss die Bestellung immer schriftlich erfolgen. Ebenfalls ist es in größeren Organisationen oftmals ratsam, neben dem hauptverantwortlichen Betriebsbeauftragten noch ein Stellvertreter zu benennen. Diese können auch als Team tätig sein, wenn die ausreichende Qualifikation besteht.

Müssen Betriebsbeauftragte überwacht werden?

Es macht durchaus Sinn, Betriebsbeauftragte regelmäßig zu überwachen und ihre Tätigkeiten bzw. Abläufe zu hinterfragen. Grundsätzlich ist hier die interne und externe Überwachung zu unterscheiden. Eine externe Überwachung erfolgt z.B. unmittelbar über die zuständigen Behörden. Diese überprüfen, ob die einzuhaltenden bindenden Verpflichtungen und Vorgaben von der Organisation und den zuständigen Betriebsbeauftragten umgesetzt werden. Eine Auditierung der relevanten Prozesse und Tätigkeiten kann auch in externen Zertifizierungs- oder Lieferantenaudits erfolgen. Für die interne Überwachung haben sich interne Audits bewährt. In diesen werden die Qualifikationsnachweise, die umzusetzenden Tätigkeiten und die Berichtserstattung an die Leitung auditiert. Dies hat den großen Vorteil, dass die Audits von unparteilichen Auditoren durchgeführt werden und Optimierungsmöglichkeiten oder ggf. Nichtkonformitäten in einem Auditbericht an die beauftragende Leitung kommuniziert werden. Diese hat dann ebenfalls die Information und Rückmeldung, dass die Beauftragten den jeweils übertragenen Aufgaben gerecht werden und diese konform umsetzen.