Integriertes Managementsystem ISO 9001 und ISO 14001

Wenn Sie bereits über ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 verfügen, implementieren Sie doch zusätzlich die ISO 14001 Umweltmanagement in ein integriertes Managementsystem. Es wird zwar kein Unternehmen per Gesetz gezwungen, ein Umweltmanagementsystem (UMS) nach ISO 14001 einzuführen, geschweige denn dieses extern zertifizieren zu lassen. Also könnte man davon ausgehen, dass die Unternehmen mit einem zertifizierten UMS sich freiwillig dafür entschieden haben. Natürlich ist dies nur eine Seite der Medaille. Einige interessierte Parteien, wie zum Beispiel Kunden, Branchenverbände, aber auch die allgemeine Öffentlichkeit übt zunehmend Druck auf andere Wirtschaftsbeteiligte aus, Umweltaspekte stärker zu berücksichtigen. Öffentliche Auftraggeber nennen in ihren Ausschreibungen immer häufiger eine Zertifizierung nach ISO 14001 als Voraussetzung einer Auftragsvergabe. Zudem müssen sich Unternehmen seit der EU-CSR-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung generell mit dem Thema Umwelt und Nachhaltigkeit beschäftigen.

Vielleicht bringt ja ein Umweltmanagement allen Seiten Vorteile, d.h. der Umwelt und damit der Gesellschaft sowie den Unternehmen?! Die Integration von Umweltaspekten in Ihr QMS ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung Ihrer Umweltleistung und zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben hinsichtlich des Umweltschutzes.

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Mit einem integrierten Managementsystem vom Zwang zum Wettbewerbsvorteil

Zu Beginn wurde bereits dargestellt, dass auch ohne gesetzliche Vorgabe der Markt faktisch einen Zwang zur Einführung eines Umweltmanagementsystems erzeugen kann. Viele Unternehmen, vor allem im Mittelstand, äußern sich als Bedenkenträger und weisen auf den kaum zu „stemmenden“ Aufwand zur Implementierung eines Umweltmanagementsystems hin. Falls das Unternehmen bereits ein (gelebtes!) Qualitätsmanagementsystem betreibt, können wir dem Chef Entwarnung signalisieren.

Der Grund für diesen Optimismus liegt in der Struktur neuer Managementsystemnormen, der High Level Structure (HLS). Diese hat zur Folge, dass sich der Aufwand gegenüber den früheren Normen drastisch reduziert. Die Vorteile eines Umweltmanagementsystems wachsen dagegen in Zukunft ständig an. Der Klimawandel wird zunehmend präsenter und fordert – ohne Worte – die Verantwortung für die Umwelt sichtbar ein. Dies zeigt sich ebenfalls in der im Januar 2023 in Kraft getretene CSR- Richtlinie der Europäischen Union zur Berichterstattung von Nachhaltigkeit in Unternehmen.

Neben den ethisch-moralischen Aspekten lassen sich die Wettbewerbsvorteile einer Zertifizierung nach ISO 14001 mit den folgenden Punkten zusammenfassen:

Verbesserung des Ansehens bei Kunden, Geschäftspartnern, Banken und in der allgemeinen Öffentlichkeit.
Gewinnung von Aufträgen, deren Auftraggeber die Zertifizierung voraussetzen.
Reduzierung von Kosten durch bessere Ressourceneffizienz.
Reduzierung von Umweltrisiken, indem weniger riskante Situationen zu weniger Unfällen führen.
Kalkulierbarkeit von Haftungsrisiken und somit Steigerung der Rechtssicherheit.
Höhere Qualifikation und stärkeres Umweltbewusstsein der Beschäftigten.

Ein Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 schafft somit die Perspektive langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Der Start des Upgrades zum integrierten Managementsystem heißt Kompetenzerwerb

Im ersten Schritt hin zum integrierten Managementsystem für Qualität und Umwelt sollte eine Schulung der obersten Leitung, d.h. des Führungskreises und der Bereichs- und Prozessverantwortlichen bezüglich der Anforderungen an ein Umweltmanagement nach ISO 14001 erfolgen. Nur mit einem einheitlichen und tiefen Verständnis der Norm kann dieser Personenkreis die strategischen Chancen aus der ISO 14001 erkennen und wird keine Blockadehaltung einnehmen. Alle beteiligten Führungskräfte und/oder Prozessverantwortliche sollten in diesem Sinne folglich auch die wesentlichen Handlungspunkte für das Upgrade von ISO 9001 mit ISO 14001 überblicken können. Aber auch die nachfolgenden übergeordneten Themen sollten Schulungsinhalt sein:

So beeinflussen interne und externe Themen (Kontext) den Erfolg der Organisation.
Darum ist das Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien essentiell wichtig.
So hilft die Anwendung des risikobasierten Denkens der Organisation.
Deshalb müssen Umweltaspekte im Umweltmanagementsystem unbedingt berücksichtigt werden.

Die geschulten Führungskräfte bzw. Bereichs- oder Prozessverantwortlichen sollten in der Folge die für den eigenen Bereich oder Prozess relevanten Themen an die operativ tätigen Mitarbeiter weitervermitteln. Dies hinterlässt bei den Beschäftigten maximalen Eindruck.

Ausweitung von Umfängen oder Ergänzung

Der große Vorteil einer Integration des UM-Systems ist die Möglichkeit der Nutzung der im QM-System bereits vorhandenen Strukturen und Abläufe in einem integrierten Managementsystem. Es ist folglich wichtig zu erkennen, wo das Vorhandene „ausgeweitet“ werden muss, oder an welchen Stellen „Ergänzungen“ nötig sind, um die Anforderungen der ISO 14001 zu erfüllen. Bei einer Ausweitung ist es in der Regel möglich, vorhandene Lösungen anzupassen, ohne alles auf den Kopf stellen zu müssen.

Video: Was ist Qualitätsmanagement?

Video: Was ist Umweltmanagement?

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Aktivitäten, die für ein UM-Upgrade des QM-Systems mit ISO 14001 erforderlich sind

Ein Upgrade des Qualitätsmanagementsystems auf ISO 14001 erfordert eine systematische Herangehensweise. Durch die einheitliche Struktur der HLS können wir die Änderungen bzw. Erweiterungen nachfolgend entsprechend der Normabschnitte einteilen:

Kontext der Organisation (4. Abschnitt)

Der Kontext der Organisation im vierten Abschnitt bezieht sich darauf, wie die Organisation in ihrer Gesamtheit strukturiert ist und wie sie operiert. Dieser Abschnitt enthält oft eine Beschreibung der internen und externen Faktoren, die die Organisation beeinflussen Es geht also darum, ein vollständiges Bild davon zu erhalten, in welcher Umgebung ein Unternehmen agiert und welche Herausforderungen und Chancen es gibt.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 14001-Umfänge:

4.1 Externe und interne UM-Themen, die beeinflussbare Umweltzustände einschließen, sind hinzuzufügen.
4.2 Die für das UM-System relevanten interessierten Parteien und deren Anforderungen sind hinzuzufügen.
4.3 Der Anwendungsbereich des UMS ist prüfen, ggf. anzupassen.
4.4 Vorhandene QM-Prozesse sind mit UM-Aspekten zu ergänzen.

Ergänzung um neue und somit zusätzliche ISO 14001-Aspekte:

4.4 Die zusätzlich für das UM-System erforderlichen Prozesse, die von der ISO 14001 gefordert werden sowie zur Verbesserung der Umweltleistung beitragen, sind zu bestimmen.

Führung (5. Abschnitt)

Abschnitt 5 befasst sich mit der Führung und Verpflichtung innerhalb einer Organisation, die ein Managementsystem implementiert. Dieser Abschnitt betont die entscheidende Rolle der obersten Leitung bei der Definition der Qualitäts- bzw. Umweltpolitik, der Festlegung von Zielen und der Sicherstellung, dass das Managementsystem effektiv funktioniert.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 14001-Umfänge:

5.1 Anforderungen des UMS sind in die Prozesse zu integrieren.
5.2 Ausweitung der vorhandenen Qualitätspolitik um eine für den erweiterten Kontext angemessenen UM-Politik.
5.3 Ausweitung der vorhandenen Festlegungen für Verantwortlichkeiten und Befugnisse auf umweltrelevante Tätigkeiten.

Planung (6. Abschnitt)

Abschnitt 6 der jeweiligen ISO Norm befasst sich mit der Planung eines Managementsystems, in unserem Fall eines Qualitäts- und Umweltmanagementsystems. Hier geht es darum, konkrete Maßnahmen zu definieren, um die in der Umweltpolitik festgelegten Ziele zu erreichen.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 14001-Umfänge:

6.1.1 Die bereits im QM-System bestimmten Risiken und Chancen sind um solche zu erweitern, die Umweltaspekte, bindende Verpflichtungen sowie den erweiterten Kontext berücksichtigen.
6.1.4 Die Planung von Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen ist auf UM-relevante Maßnahmen auszuweiten.
6.2 Die Zielsetzungssystematik des QM-Systems ist um UM-Ziele zu erweitern, die den bedeutenden Umweltaspekten, damit verbundenen bindenden Verpflichtungen sowie Risiken und Chancen Rechnung tragen. Die Planung der Maßnahmen zur Zielerreichung ist auf die Realisierung der Umweltziele zu erweitern.

Ergänzung um neue und somit zusätzliche ISO 14001-Aspekte:

6.1.2 Die zu steuernden bzw. beeinflussbaren Umweltaspekte sind zu bestimmen und zu lenken.
6.1.3 Die mit den Umweltaspekten zusammenhängenden bindenden Verpflichtungen sind zu bestimmen und zu lenken.
6.1.4 Zur Erfüllung der Aspekte unter 6.1.2 und 6.1.3 sind Maßnahmen zu planen.

Integriertes Managementsystem – Normabschnitte ISO 14001

Unterstützung (7. Abschnitt)

Abschnitt 7 der ISO 9001 und ISO 14001 befasst sich mit den notwendigen Ressourcen, um ein effektives Managementsystem aufrechtzuerhalten und kontinuierlich zu verbessern. Dieser Abschnitt stellt sicher, dass die Organisation über die erforderlichen Mittel verfügt, um ihre Umweltziele zu erreichen.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 14001-Umfänge:

7.1 Die zusätzlichen Ressourcen für das UM-Systems sind zu bestimmen und bereitzustellen (umweltrelevante Einrichtungen bzw. Infrastruktur, Überwachung und Messung).
7.2 Die vorhandene Schulungsplanung des QM-Systems ist um diejenigen umweltrelevanten Schulungen, die aufgrund von Umweltaspekten und Umweltauswirkungen notwendig sind, auszuweiten.
7.3 Neben der Bildung eines QM-Bewusstseins sind Maßnahmen zur Bildung eines Bewusstseins des eigenen Beitrags eines jeden Beschäftigten für die Wirksamkeit des UM-Systems zu ergreifen.
7.4 Die vorhandenen Prozesse der internen und externen Kommunikation sind um die Kommunikationsanforderungen des UM-Systems zu erweitern (Reaktion auf relevante Äußerungen zum UM-System).
7.5 Die Verfahren der Lenkung dokumentierter Information sind auf die Anforderungen der ISO 14001 zu erweitern.

Ergänzung um neue und somit zusätzliche ISO 14001-Aspekte:

7.5.1 Die in der ISO 9001 nicht erfasste, aber aufgrund der ISO 14001 zusätzlich erforderliche dokumentierte Information ist zu ermitteln, zu erstellen und zu lenken:
- Aufrechtzuerhaltende dokumentierte Information
- Aufzubewahrende dokumentierte Information

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Betrieb (8. Abschnitt)

Abschnitt 8 ist das operative Herzstück des Managementsystems. Durch die Umsetzung der in diesem Abschnitt beschriebenen Maßnahmen kann eine Organisation, im Falle des UMS, ihre Umweltauswirkungen effektiv kontrollieren und kontinuierlich verbessern.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 14001-Umfänge:

8.1 Die vorhandenen QM-Kernprozesse sind um die Tätigkeiten zur Erfüllung der Anforderungen an das UM-System zu erweitern. Dies muss den gesamten Lebensweg der Produkte / Leistungen berücksichtigen und betrifft folgende QM-Abschnitte: 8.3 Entwicklung (umweltrelevante Themen), 8.4 Beschaffung (umweltrelevante Themen), 8.5.4 Erhaltung (Auslieferung) und 8.5.5 Tätigkeiten nach der Lieferung (Entsorgung).

Ergänzung um neue und somit zusätzliche ISO 14001-Aspekte:

8.2 Es müssen die Prozesse aufgebaut, verwirklicht und aufrechterhalten werden, die für die Vorbereitung und Reaktion auf mögliche, in 6.1.1 ermittelte Notfallsituationen, benötigt werden.

Bewertung der Leistung (9. Abschnitt)

Abschnitt 9 der jeweiligen ISO-Norm ist der Abschluss des Deming-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) im Kontext des Managementsystems. Durch die regelmäßige Bewertung der Leistung kann eine Organisation sicherstellen, dass ihr Managementsystem effektiv ist und zu einer kontinuierlichen Verbesserung führt.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 14001-Umfänge:

9.1.1 Die vorhandenen Festlegungen sind zu erweitern, so dass auch die Umweltleistung überwacht, gemessen, analysiert und bewertet wird (angemessene Kennzahlen).
9.2.2 Das vorhandene Auditprogramm ist um die Audits für das Umweltmanagementsystem zu erweitern, wobei zusätzlich die umweltbezogene Bedeutung der betroffenen Prozesse zu berücksichtigen ist.
9.3 Die Managementbewertung ist, in Bezug auf die Bewertungseingaben, um die zusätzlichen Aspekte des Umweltmanagements zu erweitern. Bei der Darstellung der Ergebnisse der Managementbewertung sind die zusätzlich geforderten Aspekte des Umweltmanagements zu berücksichtigen.

Ergänzung um neue und somit zusätzliche ISO 14001-Aspekte:

9.1.2 Es sind Prozesse aufzubauen, zu verwirklichen und aufrechtzuerhalten, um die Erfüllung der bindenden Verpflichtungen zu bewerten:
- Häufigkeit der Bewertung,
- erforderliche Maßnahmen,
- Erfassung des aktuellen Status.

Verbesserung (10. Abschnitt) im integrierten Managementsystem

Abschnitt 10 der ISO 14001 sowie der ISO 9001 und dank der High Level Structure auch der anderen Managemensystemnormen, ist der letzte Abschnitt der jeweiligen Norm und befasst sich mit der kontinuierlichen Verbesserung des Managementsystems. Dieser Abschnitt schließt den PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) ab und stellt sicher, dass das Managementsystem immer weiter optimiert wird.

Ausweitung bereits vorhandener QM-Themen um vergleichbare und zuordenbare ISO 14001-Umfänge:

10.2 Der vorhandene Prozess ist auf Maßnahmen zur Verminderung nachteiliger Umweltauswirkungen auszuweiten.
10.3 Die Verbesserungsziele sind auf die Verbesserung der Umweltleistung auszuweiten.