ISO 14001 Anforderungen an Ressourcen & Kompetenz

Was sind die ISO 14001 Anforderungen hinsichtlich der Bereitstellung von Ressourcen, der Kompetenz und des Bewusstseins im Umweltmanagementsystem? In diesem Beitrag möchte ich Ihnen mögliche Lösungsansätze aus meiner Arbeit als Umweltmanagementbeauftragter aufzeigen. Als UMB in einem mittelständischen Unternehmen habe ich im Umweltmanagementsystem viele unterschiedliche Aufgaben und Pflichten, welche die obersten Leitung an mich delegiert.

Gemäß den Forderungen der ISO 14001 muss die Organisation, also unser Unternehmen, die erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung unseres Umweltmanagementsystems bestimmen und bereitstellen. Dies hört sich zunächst recht einfach und unspektakulär an. Die oberste Leitung wird jedoch in die Pflicht geholt, sich grundlegend zu überlegen und verbindlich zu entscheiden, welche Ressourcen in der Organisation im Rahmen des Umweltmanagementsystems benötigt und freigegeben werden. Da die Leitung mich als UMB beauftragt hat, mich auch um die Umsetzung dieser Normforderung zu kümmern, möchte ich hier natürlich gerne helfen. Die Entscheidungen und Umsetzungen sehe ich hier speziell jedoch bei den personalverantwortlichen Mitarbeitern und speziell bei der obersten Leitung.

Welche ISO 14001 Anforderungen bestehen hinsichtlich Ressourcen, Kompetenz und Bewusstsein?

Angemessene Ressourcen, vorhandene Kompetenzen und das zugehörige Bewusstsein sind eine wichtige Grundvoraussetzung für die Umsetzung eines funktionsfähigen Umweltmanagementsystems gem. den Anforderungen der ISO 14001. Das große Problem ist hierbei, dass es keine verbindlichen Vorgaben gibt, welche Rollen und Kompetenzen mit welcher Zeitressource und welcher Kompetenz für die spezielle Organisation sinnvoll und angemessen sind. Doch was muss gemäß den Forderungen der ISO 14001 im Rahmen der Ressourcen, der Kompetenz und dem Bewusstsein des Personals beachtet werden?

Bei den Hauptforderungen in Bezug auf Abschnitt 7 „Unterstützung“ der ISO 14001 werden in Abschnitt 7.1 die Ressourcen, in Abschnitt 7.2 die Kompetenz und in Abschnitt 7.3 das Bewusstsein beschrieben, in welchen die zur Führung des UM-Systems verbindlichen Forderungen formuliert werden.

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Wie erfolgt die Bereitstellung von Ressourcen im Umweltmanagementsystem?

Abschnitt 7.1 der ISO 14001 fordert recht allgemein , dass die Organisation die erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung des Umweltmanagementsystems bestimmen und bereitstellen muss. Ressourcen können dabei das Personal, die natürlichen Ressourcen, die Infrastruktur, die Technologie und die finanziellen Mittel umfassen. Die spezifischen mitarbeiterbezogenen Ressourcen müssen also ermittelt und bestimmt werden. Dabei kann auch festgelegt werden, wie viel Zeit für die jeweiligen Tätigkeiten im Rahmen des Umweltmanagementsystems zur Verfügung gestellt werden sollte.

Als UMB habe ich jedoch gemerkt, dass kaum jemand die speziellen Tätigkeiten von mir zeitlich richtig einschätzen kann, das betrifft besonders meine Leitung. Daher hatte ich mir eine Arbeits-/Zeitmatrix erstellt, in welcher ich – wie eine Kostenstelle UMB – mal alle Tätigkeiten im Rahmen des UM-Systems schriftlich festgehalten habe. Dabei habe ich die benötigten Zeiten für die durchgeführten Arbeiten im UM-System festgehalten und festgestellt, dass ich in der Praxis ca. 2/3 mehr Zeit benötige, als es von meiner Leitung eingeschätzt wurde. Diese Fehleinschätzung der real benötigten Zeiten brachte mich immer vor jedem Zertifizierungsaudit in Zeitnot und Stress, da ich vor einem Zertifizierungsaudit immer die „Lücken im System“ schnell beheben musste.

Ich kann mir vorstellen, dass dies jedoch bei der Bestimmung der zeitlichen Ressourcen in Verbindung mit den zugehörigen Tätigkeiten und Befugnissen bei fast allen Mitarbeitern so ist. Wir sollten uns also nicht nur überlegen, welche Tätigkeiten und Kompetenzen benötigt werden. Sondern auch die zeitlich hierzu benötigten Ressourcen bestimmen, damit wir die Arbeiten kontinuierlich mit gleichbleibender Qualität umsetzen können. Grundsätzlich werden für das wirksame Funktionieren und die Verbesserung eines Umweltmanagementsystems sowie für die Verbesserung der Umweltleistung angemessene Ressourcen benötigt. Die oberste Leitung, also unsere Geschäftsführung, sollte dabei sicherstellen, dass diejenigen mit Verantwortlichkeiten im Rahmen der ermittelten Umweltaspekte und Tätigkeiten im Umweltmanagementsystem mit den notwendigen Ressourcen unterstützt werden.

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Video: Der Unterschied zwischen UMB & Umweltschutzbeauftragter

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Die ISO 14001 Anforderungen an die Kompetenz

Gemäß den Begriffsdefinitionen der ISO 14001 ist die „Kompetenz“ die Fähigkeit, Wissen und Fertigkeiten anzuwenden, um beabsichtigte Ergebnisse zu erzielen. Im Rahmen der Forderungen zur Kompetenz fordert Abschnitt 7.2, dass die Organisation:

für Personen, die unter ihrer Aufsicht Tätigkeiten (in Verbindung mit Umweltleistungen und bindenden Verpflichtungen) verrichten, die erforderliche Kompetenz bestimmt.
sicherstellt, dass diese Personen auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind;
den mit ihren Umweltaspekten und ihrem Umweltmanagementsystem verbundenen Schulungsbedarf bestimmt;
wenn erforderlich, Maßnahmen einleitet, um die benötigte Kompetenz zu erwerben und die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen bewertet. Geeignete Maßnahmen können z.B. Schulung, Mentoring oder Versetzung von gegenwärtig angestellten Personen oder Anstellung oder Beauftragung kompetenter Personen sein. Hierüber müssen angemessene dokumentierte Informationen als Nachweis der Kompetenz aufbewahrt werden.

Die Kompetenzanforderungen gelten für Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten und die Umweltleistung der Organisation beeinflussen. Dies umfasst Personen:

von deren Arbeit eine bedeutende Umweltauswirkung ausgehen kann;
denen Verantwortlichkeit für das Umweltmanagementsystem zugewiesen wurde.

Als im Umweltmanagementsystem verantwortliche Mitarbeiter gelten Personen, die:

Umweltauswirkungen oder bindende Verpflichtungen bestimmen und bewerten;
zum Erreichen eines Umweltziels beitragen;
auf Notfallsituationen reagieren;
interne Audits durchführen;
Bewertung der Einhaltung von Verpflichtungen durchführen.

In vielen Unternehmen können oder sollen nicht alle Prozesse von eigenem, festen Personal durchgeführt werden (z.B. spezielle gesetzlich geforderte Betriebsbeauftragte, FaSi oder Auditoren). Da jedoch auch diese ausgegliederten Prozesse oftmals für die Umweltrelevanz eine sehr wichtige Bedeutung haben, sollten diese Dienstleister mit abgebildet werden. Auch im Lieferantenmanagement kann dies in Notfallsituationen das schnelle Handeln und somit die Reduzierung eines möglichen Umweltschadens bzw. Risikos deutlich mindern.

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Welche ISO 14001 Anforderungen gibt es zum Bewusstsein der Mitarbeiter?

Die Organisation muss im Rahmen des Bewusstseins sicherstellen, dass Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, sich über folgende Managementelemente bewusst sind:

Umweltpolitik
bedeutende Umweltaspekte und die damit verbundenen tatsächlichen oder potenziellen Umweltauswirkungen im Zusammenhang mit ihrer Arbeit
Beitrag zur Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems, einschließlich der Vorteile einer verbesserten Umweltleistung
Folgen einer Nichterfüllung der Anforderungen des Umweltmanagementsystems, einschließlich der Nichterfüllung der bindenden Verpflichtungen der Organisation

Das Bewusstsein für die Umweltpolitik sollte nicht so verstanden werden, dass die Verpflichtungen auswendig gelernt werden müssen oder dass Personen, die unter der Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, eine Kopie der dokumentierten Umweltpolitik besitzen. Vielmehr sollten sich diese Personen der Existenz und des Zwecks der Umweltpolitik und ihrer eigenen Aufgabe beim Erreichen der Verpflichtungen bewusst sein. Ebenfalls sollten sie sich bewusst sein, welchen Einfluss ihre Arbeit auf die Fähigkeit der Organisation sowie bindenden Verpflichtungen hat, die zu deren Erfüllung sie beitragen.

Wie kann ich als UMB prüfen, ob die ISO 14001 Anforderungen umgesetzt wurden?

Um zu überprüfen, ob im Unternehmen die Forderungen im Rahmen der Ressourcen, Kompetenzen und dem Bewusstsein umgesetzt werden, sollten die folgenden Fragen mit „ja“ beantwortet werden können:

Die erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung des UMS sind bestimmt und verfügbar?
Die erforderliche Kompetenz aller Personen, die im Auftrag der Organisation Tätigkeiten verrichten, ist festgestellt?
Die Kompetenz basiert auf Erfahrung, Ausbildung und Schulungen?
Bestehen obligatorische dokumentierte Informationen zum Nachweis der Kompetenz?
Sind die Umweltpolitik, Umweltaspekte mit Umweltauswirkungen, Ziele, Beiträge zur Wirksamkeit mit positiven Effekten und Auswirkungen von Störfällen allen Personen, die im Auftrag der Organisation Tätigkeiten verrichten, bewusst?

Welchen Lösungsansatz gibt es für die Praxis?

In der Praxis hat sich der Einsatz von Kompetenzmatrixen (bzw. Qualifikations- oder Befugnismatrixen) bewährt. Dabei ist es egal, wie groß die Organisationen sind, da sie die Matrix auf den Abteilungsebenen führen, die den Mitarbeitereinsatz planen und überwachen sollen. In größeren Unternehmen sind das die Abteilungsebenen, in kleineren Unternehmen kann dies durch die Leitung selbst umgesetzt werden. Für eine systematische Umsetzung hat sich das folgende Vorgehen beim Einsatz einer Kompetenzmatrix bewährt:

Bestimmung des Aufbaus der Matrix

Bei der Bestimmung des Aufbaus spielt die Organisationsgröße und -struktur eine Rolle. Dabei müssen Sie berücksichtigen, wer die Matrixdatei später pflegt und führt. Während in einer kleineren Organisation die Abbildung aller Mitarbeiter und Prozesse auf einer Seite die beste Übersicht verspricht, können Sie diese in größeren Organisationen auf einzelne Prozesse oder Abteilungen herunterbrechen. Diese können diese dann eigenständig führen.

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Abbildung der Ist-Zustände

Die Festlegung der personenbezogenen Tätigkeiten und Kompetenzen ist der schwierigste Teil bei der Erstellung einer Kompetenzmatrix. Hier müssen oftmals erstmalig die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten personenbezogen benannt und festgelegt werden. Da die Freigabe der Ressourcen normalerweise Chefsache ist, sollte die Matrix offiziell von der Leitung freigegeben werden.

Kompetenzzuordnung der Mitarbeiter

Bei der Festlegung der personenspezifischen Kompetenzen gibt es die unterschiedlichsten Ansätze. Wichtig ist hier, dass Sie deutlich unterscheiden, wer z.B.:

unter Aufsicht arbeiten darf (z.B. 1),
eigenständig arbeiten darf (z.B. 2),
in einen Prozess einarbeiten kann (z.B. 3),
„nur“ weisungsbefugt ist (z.B. 4) oder
weisungsbefugt ist und den Prozess eigenständig durchführen kann (z.B. 5).

Risikobetrachtung durch Defizitbewertung der vorhandenen Ressourcen

Ein großer Vorteil bei einer Matrix ist die übersichtliche Abbildung aus Sicht des Mitarbeiters (Zeile mit Kompetenzen zu den einzelnen Prozessen sowie die Spaltendarstellung des Prozesses selbst über alle Mitarbeiter). Sollten Sie bei der Risiko- bzw. Defizitbewertung des Prozesses Handlungsbedarf erkennen, so sollten Sie diese Chance zur Verbesserung dokumentieren und nutzen, indem das Defizit direkt in den Schulungsplan einfließt.

Was bedeutet dies für mich als Umweltmanagementbeauftragter?

Ich habe gemerkt, dass die Themen Ressourcen, Kompetenz und Bewusstsein ein Thema der personalverantwortlichen Mitarbeiter und besonders der obersten Leitung sind. Ich werde im UM-System einen systematischen Ansatz implementieren, jedoch die kontinuierliche Führung der eingesetzten Management-Tools durch die personalverantwortlichen Mitarbeiter umsetzen lassen. Somit werden alle Tätigkeiten im Rahmen der Ressourcen, Kompetenzen und Befugnisse von den Mitarbeitern umgesetzt, welche einen direkten Bezug zu den Tätigkeiten und dem zur Umsetzung eingesetzten Personal haben. Somit bleibt mir als UMB mehr Zeit für weitere Tätigkeiten im UM-System.