Notfallvorsorge ISO 14001 - Anforderungen - ein UMB erzählt

Beim Thema Notfallvorsorge ISO 14001 und Gefahrenabwehr muss ein UMB Ruhe bewahren. Dies ist gerade in diesem Bereich eine besonders wichtige Voraussetzung. Dieser oftmals im Unternehmen geäußerte Hinweis ist nicht nur richtig, sondern in Notfallsituationen auch lebensnotwendig, um Schlimmeres zu verhindern. Ich bin als Managementbeauftragter bei der Koordinierung und Überwachung der Notfallorganisation gefordert.

Die erforderlichen Maßnahmen müssen in einem Notfall jedoch die Mitarbeiter selbst umsetzen. Und dies so, dass möglichst kein Risiko bei der Umsetzung erfolgt und die resultierenden Gefahren effizient abgewehrt werden können. Hierzu müssen im Vorfeld auch entsprechende Voraussetzungen geschaffen werden, die es ermöglichen, auf Automatismen zurückzugreifen. Wie kann ich das als Umweltmanagementbeauftragter umsetzen? Diese Frage beantworten wir Ihnen im folgenden Beitrag.

Was sind meine Herausforderungen bezüglich Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr nach ISO 14001?

Ein gut funktionierendes Notfallmanagement zur Gefahrenabwehr ist für jedes Umweltmanagementsystem unerlässlich. Dabei kommt es auf die jeweiligen Umweltrisiken im Unternehmen an. Manche Unternehmen müssen kaum auf Umweltrisiken achten wie z.B. Gefahrstoffe, andere haben hier eine Fülle an Umweltgefährdungen, welche auch bereits bei der Umweltaspektbewertung eine wichtige Rolle spielten. Als Managementbeauftragter kann ich jedoch nicht alle Gefahren kontinuierlich im Blick haben. Umso wichtiger ist es hier, alle relevanten Mitarbeiter mit in die Notfallvorsorge zu integrieren.

Dies fängt bei der Unterweisung der neuen Mitarbeiter an und geht bis zu externen Dienstleistern, welche ebenfalls, bei Relevanz, in der Notfallorganisation geschult und integriert sein müssen. Bin ich als Managementbeauftragter denn hier für alles alleine zuständig oder ist die Leitung in der Pflicht? Meine Herausforderung ist es jetzt, die ISO 14001 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr so im Umweltmanagementsystem zu verankern und zu beschreiben, dass diese auch der Vorstellung der Leitung und ebenfalls der Bereichs- und Abteilungsleiter entspricht und diese auch bei Änderungen eigenständig darauf aufmerksam machen. Nur so ist ein effektives, praxisorientiertes und stetig gelebtes UM-System gegeben, welches allen Beteiligten das Leben erleichtert und auch alle bindenden Verpflichtungen berücksichtigt und sicherstellt.

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Was fordert die ISO 14001 zur Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr?

Wenn man die Forderungen der DIN EN ISO 14001 betrachtet, so nimmt der Normenabschnitt 8.2 Bezug auf Notfallsituationen bzw. Notfallvorsorge, die der UMB zuvor beim Umgang mit Risiken und Chancen berücksichtigt hat. Für diese bereits ermittelten Notfallsituationen muss die Organisation Prozesse einführen, verwirklichen und aufrechterhalten, um vorbereitet zu sein und reagieren zu können. Als Prozess versteht man gemäß der DIN EN ISO 14001 „Sätze zusammenhängender und sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, die Eingaben in Ergebnisse umwandeln“. Im Folgenden habe ich die konkreten Anforderungen an die Organisation aufgelistet:

Vorbereitung durch Gegenabwehr, d.h. es werden Maßnahmen geplant, die nachteilige Umweltauswirkungen, die durch Notfallsituationen entstehen, verhindern oder mindern.
Reaktion, d.h. tritt eine Notfallsituation ein, muss die Organisation entsprechend handeln.
Angemessenheit, d.h. es muss eine Einschätzung des Ausmaßes des Notfalls und möglicher Umweltauswirkungen erfolgen, so dass seine Folgen durch angemessene Maßnahmen verhindert bzw. gemindert werden.
Regelmäßige Tests, d.h. unter der Voraussetzung, dass eine Durchführung auch praktikabel ist, müssen in Übungen die geplanten Gefahrenabwehrmaßnahmen regelmäßig getestet werden.
Regelmäßige Überprüfung, d.h. es muss eine turnusmäßige Überprüfung bzw. Überarbeitung der Prozesse und geplanten Gefahrenabwehrmaßnahmen durchgeführt werden, insbesondere im Anschluss an Übungen oder gar Notfallsituationen.
Bereitstellung von relevanten Informationen/Schulung, d.h. relevante interessierte Parteien müssen angemessen zu den Themen Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr informiert bzw. geschult werden. Hierzu gehören ebenfalls Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten ausüben.

Um zu gewährleisten, dass die Prozesse planmäßig ausgeführt wurden, ist die Organisation für die Aufrechterhaltung der dokumentierten Informationen im angemessenen Umfang verantwortlich. Hier ist jedoch nicht der Managementbeauftragte vorrangig in der Pflicht.

Welche Verantwortung hat die oberste Leitung in Bezug auf die Notfallvorsorge ISO 14001?

Die Verantwortung wird oft delegiert. Ist dies wirklich so möglich, dass die Leitung hier aus der Pflicht ist? Gerade bei der Notfallvorsorge ISO 14001 kann dies zu schwerwiegenden Konsequenzen führen, sollte dies nicht systematisch und wirksam in der Organisation umgesetzt werden. Spricht man von strategischer Unternehmensführung, geht die unternehmerische Verantwortung weit über die wirtschaftlichen Faktoren hinaus. Hierbei handelt es sich um

den Schutz der natürlichen Umgebung (Umweltschutz),
die Sicherstellung des ungestörten Anlagenbetriebes (Betriebssicherheit),
den Schutz der unmittelbaren Nachbarn am Standort (Anliegerschutz),
Schutz der Abnehmer von Produkten und Dienstleistungen (Konsumentenschutz) sowie
den Schutz der Mitarbeiter vor gesundheitlichen Schäden (Arbeitnehmerschutz).

Die Leitung und somit auch unser Managementsystem muss in besonderer Weise die Einhaltung der bindenden Verpflichtungen und speziell die gesetzlichen Forderungen berücksichtigen. Dies können wir nur einhalten, indem wir mögliche Gefährdungspotenziale immer wieder ermitteln und Risiken konsequent minimieren.

Video: Aufgaben des UMB bei der Zertifizierung

Video: Was macht ein UMB nach ISO 14001?

Vorgehen bei der Notfallvorsorge ISO 14001 - Schritt 1 Risikoermittlung

In einem ersten Schritt sollte das Unternehmen ermitteln, welche Risiken und Gefährdungen durch den Betrieb verursacht werden können. Dem schließt sich eine Analyse an, bei der festgelegt werden sollte, welche praktikablen Strategien für eine effiziente Gefahrenabwehr sinnvoll sind und welche Verhaltensregeln im Falle des Eintritts von den durchführenden und verantwortlichen Mitarbeitern umgesetzt werden sollen. Hierbei kann es je nach Gegebenheit vorteilhaft, aber auch notwendig sein, (externe) relevante interessierte Parteien (z.B. Feuerwehr, Behörden und Anwohner) hinzuzuziehen. Um diesen Prozess zu systematisieren, werden die festgelegten Abläufe in einer Prozessdarstellung abgebildet.

Schritt 2 – Risikobewertung

Im nächsten Schritt werden mögliche Umweltauswirkungen sowie die mögliche Eintrittswahrscheinlichkeit ermittelt. Auf diese Weise kann man Notfallsituationen, die Auswirkungen auf den regelmäßigen Betrieb und die Umwelt haben, vorbeugen. Erfolgt dabei eine Einstufung, die besagt, dass eine potentielle Umweltgefährdung vorliegt, so sollte immer auch ein Notfallplan zur Risikominimierung erstellt und implementiert werden. Dabei müssen die Umwelteinwirkung und die Eintrittswahrscheinlichkeit berücksichtigt werden. Je höher diese sind, umso wichtiger ist die Implementierung einer ISO 14001 Notfallvorsorge zur Gefahrenabwehr. Folgende Aspekte können für ein Unternehmen potenzielle Notfallrisiken darstellen, die aber durch eine umfassende Notfallplanung verhindert oder in den Auswirkungen verringert werden können:

Fehlverhalten eines Mitarbeiters
Transportunfall beim Be- oder Entladen von gefährlichen Stoffen
Versagen einer Anlage, eines Anlagenteils oder einer Schutzeinrichtung
Ausbruch eines Brandes mit Löschwassereinsatz
Austreten gefährlicher Stoffe
Ausfall betrieblicher Einrichtungen

Schritt 3 – Umsetzung

Alle Notfallpläne sollen übersichtlich dargestellt und gut für alle Mitarbeiter auffindbar sein. Komplexe Einrichtungen und Anlagenteile können den Mitarbeitern auch bebildert zur Verfügung gestellt werden. Bitte bedenken Sie auch, dass nicht zu jeder Zeit und an jedem Ort der Zugriff auf wichtige digitale Dokumente möglich ist. Auch im papierlosen Zeitalter kann der Ausdruck und Aushang eines Notfallplans vor Ort zur sicheren Anwendung beitragen, da dieser einfach zur Gefahrenstelle mitgenommen werden kann.

Der Notfallplan - Inhalt und Aufbau:

Zuständigkeit für die Einleitung der Sofortmaßnahme
Beschreibung des Umweltvorfalls
zu benachrichtigende Personen und Einrichtungen
Vorkehrungen zur Frühwarnung sowie zur Alarmauslösung
Beschreibung der Sofortmaßnahme (gerne mit anschaulichen Bildern, welche die Anwenderfreundlichkeit auch in Stresssituationen erleichtert)
zu benachrichtigende Personen, wenn Umweltvorfall wirksam behoben wurde.

Die Notfallpläne werden vor der endgültigen Freigabe auf ihre Praxistauglichkeit überprüft und bei Bedarf überarbeitet. Dabei hat es sich bewährt, den möglichen Umweltvorfall theoretisch durchzuspielen und diesen mit den Mitarbeitern zu üben.

Schritt 4 – Kontrolle und Verbesserung

Die von einer möglichen Notfallsituation betroffenen Mitarbeiter und Personen sollten regelmäßig, mindestens jährlich zum richtigen Verhalten im Falle eines Umweltvorfalls unterwiesen werden. Jeder Mitarbeiter hat dabei die Pflicht, mögliche Notfallsituationen im Rahmen seiner Möglichkeiten mit Sofortmaßnahmen (Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr) abzuwehren, wobei die Notfallpläne als Unterweisungsgrundlage dienen. In der Praxis hat es sich bewährt, die Übungen unter Zeitdruck zu machen, da ein schnelles Handeln bei Umweltvorfällen oftmals entscheidend ist. Die Anwendung einer Stoppuhr ist hier ein geeignetes Werkzeug, um die jeweiligen Handlungsschritte zeitlich zu erfassen und dabei den jeweiligen Schadenszustand zu überprüfen. Wichtig ist, dass Sie bei der Übung keine realen Schäden verursachen oder ungewollte Alarme auslösen.

Spielen Sie deshalb das Vorgehen und die möglichen Konsequenzen durch, bevor die Praxisübung erfolgt. Ein Beispiel: Proben Sie z.B. den Austritt von wassergefährdenden Stoffen im Außenbereich mit Wasser. Dabei üben die Mitarbeiter zum Beispiel einen Verladeunfall von einem Fass Öl mit einem Fass Wasser. Neue Mitarbeiter müssen ebenfalls vor der Aufnahme der umweltrelevanten Tätigkeit in der Anwendung der vorhandenen Notfallorganisation nachweislich unterwiesen werden. Im internen Audit ISO 14001 sollten wir der Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr ein besonderes Augenmerk schenken. Überprüft werden kann hier die Aktualität der Notfalldokumente, die Unterweisung der Mitarbeiter sowie die Funktionalität und Vollständigkeit der Notfallpläne.

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Wie sieht die Infrastruktur von Notfallplänen aus?

Ein Notfallplan ist immer nur so gut, wie es die zur Verfügung gestellte Infrastruktur auch zulässt. Einrichtungen, die der ISO 14001 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr dienen, müssen Organisationen regelmäßig überprüfen und überwachen. Ebenso wie die eigentlichen Notfallpläne. Dabei kann es sich ebenso um Messeinrichtungen, wie auch um geeignetes Bindemittel für das Aufsaugen von wassergefährdenden Stoffen handeln. Sollte es trotz der vorhandenen Pläne zu einem Schaden kommen, so ist eine detaillierte Ursachenanalyse zwingend durchzuführen. Auch neue bzw. veränderte Anlagen und Einrichtungen sind bei der regelmäßigen Überprüfung der Notfallpläne zu berücksichtigen. Die meisten schwerwiegenden Umweltschäden treten auf, wenn zwei oder sogar eine Kette von Vorfällen zeitgleich erfolgen. Auch diese Szenarien sind bei der Unterweisung und Übung zu berücksichtigen.

Und was bedeutet das alles nun für mich als Umweltmanagementbeauftragten?

Als Managementbeauftragter muss ich versuchen, alle Prozesseigner im Rahmen der Notfallvorsorge ISO 14001 mit in die Eigenverantwortung und somit in unser Managementsystem einzubinden. Ebenfalls muss sich die Leitung ihrer Aufsichtspflicht und den möglichen Konsequenzen bei Nichteinhaltung im Schadensfall bewusst sein. Als Betreiber ist die Leitung hier besonders in der Pflicht. Als roter Faden dienen dabei hier die Lebenswegbetrachtung und Umweltaspektbewertung, wobei auch hier die internen und externen Dienstleister oder Besucher in unser System eingebunden werden müssen. Nur so ist die Erfüllung der Aufgaben mit mir als zentralem Koordinator möglich und sinnvoll. Sollte es zu einem Vorfall kommen, sind wir vorbereitet, können schnell agieren und möglichen Schäden vorbeugen bzw. diese so gering wie möglich halten.