Umweltkommunikation - was gilt es zu beachten? - ein UMB erzählt

Die Umweltkommunikation ist ein wichtiger Punkt im Managementsystem nach ISO 14001. Die ISO 14001 fordert, dass die Organisation die benötigten Prozesse für die interne und externe Kommunikation im Rahmen des Umweltmanagementsystems aufbaut, verwirklicht und aufrechterhält. Sollte dies nicht effizient in der Organisation umgesetzt werden, kann mangelnde interne und externe Kommunikation zu erheblichen Informationsmängeln führen, wodurch ein effizientes und koordiniertes Umsetzen gemeinsamer Ziele sowie der Unternehmenspolitik nicht möglich ist. Meine Leitung setzt ihr volles Vertrauen in mich als Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 voraus. Jedoch sehe ich mich hier nicht als Hauptverantwortlichen, sondern lediglich als Koordinator im Rahmen unseres UM Systems. Was fordert die ISO 14001 denn nun genau und wer ist für die interne und externe Kommunikation zuständig? Diese Fragen möchte ich Ihnen als UMB ISO 14001 in diesem Beitrag beantworten.

Was sind typische Herausforderungen bei der Umweltkommunikation?

Ein UMB ist nicht explizit gefordert, selbstverständlich kann dieser aber dennoch von der obersten Leitung berufen werden, wenn diese es als zielführend erachtet. Meine oberste Leitung setzt vollstes Vertrauen in mich als Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 und verlässt sich auch zum Thema „interne und externe Kommunikation“ voll auf mich – jedoch bin ich mir oftmals nicht sicher, ob ich alles wirklich so durchführe, wie es die oberste Leitung von mir erwartet.

Mir wäre es als UMB ISO 14001 wichtig, dass unser Managementsystem sämtliche Interessen und internen und externen Kommunikationsprozesse mit einbinden könnte. Wenn es mir gelingt die Mitarbeiter oder die Leitung selbst mehr in die Pflicht zu holen, so werden die Arbeiten zur Umweltkommunikation auf viele Schultern verteilt und ich müsste mich nicht mehr vorrangig für unsere Kommunikationsprozesse im Rahmen des Managementsystems verantwortlich fühlen. Doch wie kann ich dies angehen und was wird wirklich durch die Norm gefordert? Ich werde einen Termin mit meiner Leitung machen und genau klären, was diese von mir als UMB ISO 14001 erwartet. Ich glaube, dann sind wir auf dem richtigen Weg zu einem gut funktionierenden und erfolgreichen Managementsystem.

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Diese Anforderungen stellt die ISO 14001 an die interne und externe Kommunikation

Die Forderungen zur Umweltkommunikation erfolgen im Abschnitt 7.4 der ISO 14001 mit den jeweiligen Unterabschnitten 7.4.1 (Allgemeines), 7.4.2 (Interne Kommunikation) und Abschnitt 7.4.3 (Externe Kommunikation). Die Organisation muss die benötigten Prozesse für die Kommunikation in Bezug auf das UM System aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten. Dabei muss festgelegt werden worüber, wann, mit wem und wie kommuniziert wird. Beim Aufbau der Umweltkommunikationsprozesse müssen die bindenden Verpflichtungen berücksichtigt werden. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Informationen innerhalb des Umweltmanagementsystems verlässlich und wahrheitsgemäß kommuniziert werden.

Die Umweltkommunikationsprozesse müssen ebenfalls auf relevante Äußerungen, welche auf das Umweltmanagementsystem bezogen sind, reagieren und entsprechend dokumentiert werden. Soweit angemessen, müssen diese dokumentierten Informationen als Nachweise für die Umweltkommunikation aufbewahrt werden. Bezüglich der internen Kommunikation im Abschnitt 7.4.2 muss die Organisation für das UM System relevante Informationen zwischen den verschiedenen Ebenen und Funktionsbereichen der Organisation intern kommunizieren, was sich auch auf Änderungen des Umweltmanagementsystems bezieht. Es muss sichergestellt werden, dass die Kommunikationsprozesse den Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, Möglichkeiten bieten, zur fortlaufenden Verbesserung des Managementsystems beizutragen.

Gemäß Abschnitt 7.4.3 muss bei der externen Kommunikation sichergestellt werden, dass relevante Informationen extern kommuniziert werden, wenn dies durch bindende Verpflichtungen gefordert wird. Auch im informativen Anhang A der ISO 14001 erfolgt im Abschnitt 7.4 eine Anleitung zur Anwendung der Normforderungen zur Umweltkommunikation. Demnach muss die umzusetzende Umweltkommunikation es der Organisation ermöglichen, alle relevanten Informationen für das Managementsystem bereitzustellen oder sich diese zu verschaffen. Diese Informationen beziehen sich auf:

Bedeutende Umweltaspekte,
Umweltleistungen,
Bindende Verpflichtungen und
Empfehlungen zur fortlaufenden Verbesserung.

Beziehen Sie beim Aufbau der Kommunikationsprozesse die Organisationsstruktur mit ein!

Gemäß den Forderungen der Norm soll beim Aufbau der internen Kommunikationsprozesse die Organisationsstruktur berücksichtigt werden, um die Umweltkommunikation zwischen den Ebenen und Funktionen in der Organisation sicherzustellen. Bei der externen Kommunikation kann es sich um Anfragen interessierter Parteien zu den Umweltaspekten der Organisation oder des UM Systems handeln. Dieser Informationsfluss kann sowohl positiv oder auch negativ (Beschwerden) sein. Bei der negativen externen Kommunikation interessierter Parteien (Beschwerden) ist es wichtig, dass diese stets ernst genommen und sorgfältig behandelt werden. Die Erfassung und Bearbeitung der Umwelt-Beschwerden sollte zeitnah erfolgen, um einen möglichen Schaden frühzeitig zu erkennen und Beschwerden gemeinsam mit den interessierten Parteien zu bearbeiten, um einem möglichen Imageschaden für die Organisation vorzubeugen.

Wie bei jedem verbesserungswürdigen Prozess sollte zunächst erfasst werden, wer welche Beschwerde an die Organisation herangetragen hat. Dabei ist es auch wichtig, dass der Adressat bzw. Bearbeiter der Umwelt-Beschwerde von vornherein eindeutig benannt ist. Mindesteingaben für die Bearbeitung sind das Datum, der Beschwerdeführer und eine möglichst detaillierte Beschreibung der Beschwerde. Um die Beschwerde bearbeiten zu können, sollte zunächst eine vollständige Ursachenanalyse erfolgen. Diese ist stark vom Grund der Beschwerde abhängig und sollte zum Abschluss offenlegen, ob die Beschwerde gerechtfertigt oder unberechtigt ist. Sollte die Ursachenanalyse ergeben, dass die Beschwerde gerechtfertigt ist, so muss die Organisation zeitnah Korrekturmaßnahmen einleiten. Diese müssen dazu geeignet sein, die Beschwerde wirksam zu beheben und dessen Wiederauftreten auch zukünftig zu vermeiden. Die Erfassung der Beschwerden kann z.B. in einer zentralen Maßnahmenliste erfolgen. In dieser werden alle internen und externen Umwelt-Beschwerden erfasst und systematisch bis zur positiven Wirksamkeitskontrolle bearbeitet.

Video: Die Aufgaben des UMB bei der Zertifizierung

Video: Was macht ein UMB nach ISO 14001?

Anforderungen an die Umweltkommunikation nach ISO 14001

Gemäß Anhang A der ISO 14001 sollte Umweltkommunikation immer:

Transparent sein (Organisation legt die Art und Weise offen, wie sie die berichtete Information abgeleitet hat)
Angemessen sein (damit Informationen den Erfordernissen der relevanten interessierten Parteien entsprechen, um ihnen die Teilnahme zu ermöglichen);
Wahrheitsgetreu und nicht irreführend sein (denjenigen gegenüber, die sich auf die berichtete Information verlassen);
Sachlich, präzise und vertrauenswürdig sein;
Keine relevanten Informationen ausschließen;
Verständlich für interessierte Parteien sein.

Formen der Umweltkommunikation

Für eine geeignete Umweltkommunikation haben sich zahlreiche Werkzeuge zur Umsetzung bewährt, diese sind u.a.:

Ausschüsse:
Experten oder Beauftragte koordinieren und erörtern hier aktuelle Themen.

Gesprächszirkel:
Kleingruppen von Mitarbeitern eines Arbeitsbereiches, die regelmäßig umwelt-, arbeits- und qualitätsbezogene Themen besprechen, um diese möglichst zeitnah einleiten oder umsetzen zu können. Beispiele: Qualitäts-, Umwelt- oder Energiezirkel.

Prozessbezogene Arbeitskreise:
Moderierte Arbeitskreise zur Optimierung zentraler Unternehmensprozesse.

Weitere Möglichkeiten:
Zielvereinbarungen, Schwarzes Brett, Infoblätter, Intranet, Internet, Tag der offenen Tür, Presse, TV, Behördenbesuche, ASA, Umweltbericht, Kritikkasten, Betriebsbegehungen, Mitarbeitergespräche und viele mehr.

Die Entscheidung für eine externe Umweltkommunikation liegt auch gemäß den Forderungen der ISO 14001 immer noch bei der Organisation selbst. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass Informationen, welche z.B. an Behörden sowie weitere gesetzlich interessierte Parteien weitergegeben werden müssen, auch unter externe Umweltkommunikation fallen.

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So meistern Sie die Umweltkommunikation auch in der Praxis

In einem Integrierten Managementsystem (z.B. ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001 und ISO 45001) ergeben sich bezüglich der Umsetzung der Kommunikationsanforderungen natürlich zahlreiche Synergien, da die Verantwortlichkeiten und die entsprechenden Kommunikationsmöglichkeiten integriert werden sollten. Da es oftmals Überschneidungen aus den Forderungen der Managementsysteme gibt, ist es umso wichtiger, hier eine zentrale, aktuelle und überschaubare Übersicht zu behalten. Somit können die Kommunikationsprozesse praxisorientiert und effizient für das Unternehmen eingesetzt werden.

Neben den „üblichen“ Kommunikationsprozessen zu den spezifischen Managementthemen erfolgen in jedem Unternehmen und jeder Organisationseinheit zahlreiche weitere Kommunikationsprozesse, welche teilweise organisatorisch, projektbezogen oder sogar gesetzlichen Ursprungs sind. Generell sollte dabei immer zwischen interner und externer Umweltkommunikation unterschieden werden. Um die unterschiedlichen Kommunikationsprozesse und jeweiligen Teilnehmer eindeutig festzulegen, hat sich der Einsatz einer „Kommunikationsmatrix“ in der Praxis bewährt. Hier können Sie einfach und übersichtlich in einer Matrixabbildung alle wichtigen Rahmenparameter definieren. Da es sich bei allen Kommunikationsprozessen um Personal- und Zeitressourcen handelt, sollten diese von der obersten Leitung offiziell freigegeben werden. Hierzu sichtet sie die Kommunikationsmatrix und segnet die notwendigen personellen Ressourcen für die Kommunikationsprozesse ab. Durch die Angabe der Dauer, des Turnus sowie der Anzahl der Teilnehmer können die hierfür benötigten Ressourcen recht genau veranschlagt werden.

Die Basis für den Aufbau einer Kommunikationsmatrix bildet zunächst eine Bestandsaufnahme der bereits in der Organisation vorhandenen Kommunikationsprozesse. Hier kann der Umweltmanagementbeauftragte ISO 14001 die Koordinierung der Bestandsaufnahme umsetzen, wenn dies so von der Leitung gewünscht ist. Dabei sind die regelmäßigen Meetings (z.B. Umweltzirkel, etc.) zu berücksichtigen und in der Matrix einzutragen.

Externe Parteien

Neben den internen Prozessen in der Organisation kann auch eindeutig festgelegt werden, welcher Mitarbeiter ein möglicher Ansprechpartner für extern interessierte Parteien (z.B. Anwohnerbeschwerden, Behörden usw.) sein kann. Durch den eindeutigen Bezug zum jeweiligen Ansprechpartner können diese eine schnelle und koordinierte Kontaktaufnahme der extern interessierten Parteien sicherstellen. Wobei die Koordinierung und Umsetzung z.B. von Ihnen als Umweltmanagementbeauftragter ISO 14001 überwacht werden könnte. Die richtige Dokumentation der durchgeführten Kommunikationsprozesse ermöglicht eine kompakte Übersicht, welche Themen mit wem, wann kommuniziert wurden. Als sehr praxisnah und effektiv haben sich dabei „lebende“ Maßnahmenlisten bewährt. Hier werden die jeweiligen Themen als einzelne Projekte gesehen. Dabei ermöglicht die Zuordnung der Verantwortlichkeiten zur Umsetzung sowie die Festlegung der Meilensteine und des Abschlusstermins eine effektive Nachverfolgung und aktuelle Statusübersicht. Die Maßnahmenliste kann die Organisation dabei sowohl als Agenda neuer Themen wie auch als Umsetzungsübersicht bereits eingeleiteter Projekte anwenden.

Fazit für mich als UMB ISO 14001

Die Norm ISO 14001 sowie fast alle Managementnormen, verlangen unter dem Gesichtspunkt der „Erfordernisse und Erwartungen der interessierten Parteien“ auch die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie, für die externe und interne Kommunikation. Grundsätzlich ist dies eine Aufgabe der obersten Leitung im Rahmen der Umsetzung des Managementsystems. Ich als UMB ISO 14001 kann hier unterstützen und koordinieren. Als UMB ISO 14001 könnte ich beispielsweise eine Übersicht aller internen und externen Kommunikationsprozesse als Kommunikationsmatrix erstellen,. Diese gibt die oberste Leitung dann frei. Somit erteilt diese auch die notwendigen zugehörigen Ressourcen. Wesentlich für den Aufbau erfolgreicher Prozesse der Umweltkommunikation ist, dass die spezifische Organisationsstruktur des Unternehmens berücksichtigt und alle relevanten Mitarbeiter in die spezifischen Umweltkommunikationsprozesse eingebunden werden.